Les éducateurs qui travaillent hors du champ de l'organisme électoral afin de livrer leur programme d'éducation de l'électorat le font peut-être de plusieurs différentes façons, mais dans tous les cas, ils devront établir une liaison avec l'organisme électoral.
Opérations
En premier lieu, ils travaillent peut-être en fonction de leur obligation contractuelle envers l'organisme électoral. Dans pareil cas, l'organisme électoral paie les services des éducateurs. En second lieu, ces derniers ont peut-être un arrangement avec l'organisme électoral auprès duquel ils sont inscrits et mènent le tout ou une partie d'un programme sur lequel les deux groupes se sont entendus mais que les éducateurs financent eux-mêmes. Finalement, il se peut qu'ils dirigent un programme indépendant avec ou sans l'approbation comme telle de l'organisme électoral.
Chacun de ces différents arrangements requiert une forme ou une autre de liaison avec l'organisme électoral sur une base régulière. Les termes de cette liaison risquent d'être établis par l'organisme électoral lui-même. Toutefois, il est possible que les éducateurs doivent faire des propositions et offrir leurs services afin de conserver la liaison, surtout si l'organisme électoral a choisi de se lier à un groupe externe à cause de l'absence de capacité à gérer les programmes éducatifs.
But de la liaison
D'abord, la liaison est nécessaire pour la livraison et la réception de renseignements qui auront un impact sur la conception et la mise en oeuvre du programme. Elle est aussi nécessaire pour faire progresser l'élection. Là où le programme est complètement indépendant, cela risque d'être la seule tâche du processus de liaison. Toutefois, il est également nécessaire de permettre la clarification des rôles, l'évaluation de l'efficacité et l'accès aux officiels et aux renseignements requis pour le succès d'un programme.
La liaison est particulièrement importante là où les éducateurs ont leur propre financement mais qu'ils tentent de travailler au nom d'un organisme électoral ou pour l'appuyer. Bien que les relations de rapport et de responsabilisation, la propriété de produits, l'utilisation de logos officiels et d'autre matériel, le partage des frais et l'utilisation de ressources, soient probablement énumérés dans le contrat, les relations les plus volontaires risquent de ne pas l'être. Toutefois, toutes ces questions surgissent et on doit se servir d'un mécanisme simple et régulier pour y répondre.
Absence d'un mécanisme de liaison
Dans l'absence d'un mécanisme de liaison, les gens sont convoqués à une réunion seulement lorsque les choses vont mal; et tout le monde est au courant de cela, ce qui rend les réunions tendues et formelles. Les renseignements sont faussés lorsque les éducateurs ignorent la rétroaction au sujet de l'élection et que les organismes électoraux ne transmettent pas les renseignements requis afin d'assurer que l'éducation de l'électorat soit juste et précise.
Mécanismes possibles de liaison
La régularité et la continuité sont les prérequis pour un bon mécanisme de liaison. Elles sont atteintes en identifiant, très tôt, un petit groupe de gens dans l'équipe d'éducateurs et dans l'organisme électoral, qui seront responsables de la liaison. En identifiant un groupe plutôt qu'une seule personne, il est possible d'éviter les pièges du contact et de la communication personnels. Parmi ces pièges, il y a la rupture de communication qui résulte de la maladie ou de l'absence, le départ de l'équipe d'éducateurs et le conflit interpersonnel. Il y a eu des cas où les dirigeants du processus de liaison ont tellement impressionné l'organisme électoral ou les éducateurs, qu'ils ont été attirés par d'autres offres ou ont choisi de changer de côté. Tandis que cela peut améliorer les relations avec le temps, ce qui en résulte habituellement est une dysfonction et des délais de temps, étant donné qu'on doit recruter de nouvelles personnes.
Une fois qu'une équipe de gens est responsable de la liaison, ils établiront une variété de mécanismes, tels que des réunions conjointes et régulières, des rapports, la présence de corps gouvernants des deux organismes (éducateurs et organisme électoral) aux réunions et la planification de conférences et de séjours. De telles réunions auront deux ordres du jour et les responsables de la liaison à l'extérieur de l'organisme électoral voudront s'assurer que ces réunions continuent d'avoir deux ordres du jour dont les items des deux groupes. Si un côté ou l'autre sent que les réunions ne servent à rien ou ne leur sont pas bénéfiques, ils auront probablement tendance à se sentir démotivés et à ne pas vouloir se présenter, afin d'accomplir d'autres tâches.
L'équipe d'éducateurs qui ne fait pas partie de l'organisme électoral a probablement le plus besoin des renseignements et des contacts qui lui permettent d'effectuer le travail correctement. Elle a probablement plus de questions et veut sûrement faire plus de demandes et de contributions. L'organisme électoral, lui, a tendance à tenir les réunions pour acquis et à faire participer ses employés juniors.
Bien que cela soit compréhensible du point de vue de l'organisme électoral, ce n'est pas bénéfique du point de vue de ceux qui fournissent un service. Il peut être nécessaire d'établir une routine afin de créer des réunions de niveaux différents; les plus régulières et formelles plutôt que celles où on ne fait que réviser les politiques.
Il sera peut-être également possible d'établir d'autres moyens de communication tels que la circulation des procès-verbaux, des feuilles de faits et d'instructions ainsi que des listes de personnes-ressources à contacter pour des sujets spécifiques.
Listes de personnes-ressources
Une liste de personnes-ressources est un outil de liaison fort utile, surtout si elle est à jour et précise et qu'on y retrouve des renseignements brefs sur le champ de compétences de chaque personne. Elle devrait être préparée en fonction de la tâche plutôt qu'être une simple liste générale qui s'adonne à être disponible ou une liste qu'on fait circuler dans chaque comité. Là où on fournit une liste de personnes-ressources, les deux groupes devront tenir ces personnes au courant et s'assurer qu'elles sachent qui pourrait les contacter et pourquoi. Il y a des exemples de listes qui sont distribuées sous la supposition que les personnes qui y sont énumérées seront de service. Les organismes s'aperçoivent par la suite que les personnes en question ne sont pas informées et que par conséquent, elles ne peuvent pas fournir des renseignements avant de consulter leur chef. Comme résultat, les questions demeurent centralisées. La liste de personnes-ressources est créée pour éviter tout cela.
Les activités de liaison ne devraient pas être compliquées. Souvent, une rencontre dans un corridor est tout ce qu'il faut. Toutefois, la liaison qui se fie complètement sur un tel contact personnel entraînera probablement la séparation des deux corps, alors qu'ils ont besoin de travailler ensemble. Des réunions régulières permettent d'éviter cela.
Jour de l'élection
La liaison se désintègre souvent le jour de l'élection ou durant les derniers jours qui la précèdent. Durant ce laps de temps, un organisme électoral se concentre sur la tâche présente et les programmes d'éducation de l'électorat sont terminés. Toutefois, ceux qui livrent l'éducation de l'électorat établissent des relations avec les électeurs et sont peut-être plus impliqués que jamais. Par conséquent, de tels organismes finissent avec des plaintes, des observations, des demandes d'aide, etc. Dans certains cas, les électeurs éprouvent de la difficulté à distinguer l'équipe d'éducateurs de l'organisme électoral. De plus, puisque c'est difficile de joindre l'organisme électoral à la dernière minute mais relativement facile de joindre les éducateurs, on suppose que les organismes éducatifs sont les intermédiaires pour les réactions des citoyens aux élections.
Parfois, il suffit d'écouter les plaintes. D'autres fois, les renseignements sont cruciaux. Il devrait donc y avoir un moyen de transmettre les renseignements à l'organisme électoral par téléphone et pour celui-ci de téléphoner à l'extérieur. Cela peut se faire en ayant au centre de contrôle de l'organisme électoral, un éducateur qui comprend tout ce processus et qui n'est pas impliqué dans d'autres questions opérationnelles. Cet éducateur recevrait les appels d'organismes éducatifs de l'extérieur. À d'autres moments, cela peut se faire en fournissant à ces organismes les listes de personnes-ressources qui peuvent offrir des renseignements et des services qui sont pertinents pour l'organisme électoral, tels que la sécurité, les groupes de logistique, les moniteurs, etc.
