L'approvisionnement en produits et services exige :
- l'identification des besoins;
- la permission de se procurer les biens;
- la publication des critères de soumission et la réception des propositions;
- un processus de prise de décisions basé sur l'évaluation des fournisseurs.
Les organisations et les gouvernements ont habituellement des procédures et des normes pour l'acquisition de tous les produits et services. Les procédures varient généralement selon les coûts et on retrouve de plus en plus de niveaux d'autorisation et de formalités auxquels on ajoute souvent une liste de fournisseurs approuvés (voir plus bas). Il peut aussi y avoir plusieurs facteurs particuliers que les éducateurs doivent prendre en considération et c'est l'objet de cette section.
Discrimination positive
Dans certains pays, il peut y avoir d'autres critères visant à promouvoir le développement du pays. Par exemple, on peut vouloir favoriser les compagnies et organismes locaux, ou ceux qui sont dirigés par des femmes ou des groupes minoritaires. Si le cadre législatif ne contient aucune stipulation à cet effet, l'organisme électoral peut établir ses propres critères pour promouvoir l'égalisation du pouvoir et de la richesse, ce qui favorise la démocratie.
Procédures générales
Dans certains cas, la réglementation s'applique tant aux biens qu'aux services. Il peut régner plus d'incertitude concernant la fourniture de services professionnels pour lesquels les critères sont moins rigides afin d'accélérer le processus ou pour pallier aux lacunes perçues dans le nombre et la qualité des personnes disponibles.
Qu'on se procure des biens ou des services, il y a des méthodes de demandes d'offres qui permettront de trouver le meilleur fournisseur et les meilleurs prix sans que l'organisme semble favoriser ceux qui pourraient profiter d'avantages à cause de leurs relations familiales ou politiques.
Approches possibles
Les listes fermées Une façon d'accélérer le processus tout en le gardant équitable est d'établir certains critères d'avance, et de créer une liste de fournisseurs possibles. Les demandes d'offres ne sont alors expédiées qu'aux fournisseurs qui sont sur la liste.
Pour faire partie de la liste, les fournisseurs doivent prouver leur compétence et satisfaire à certaines exigences de base comme une visite du site, la soumission de renseignements concernant leur compagnie et peut-être avoir déjà fourni des biens ou services dans le passé.
Séances de renseignements précédant les appels d'offres Il est préférable que le concours soit aussi ouvert que possible et de ne pas en exclure les fournisseurs qui n'ont pas pu participer dans le passé à cause d'un marché en voie de développement. Dans les pays où on empêche certaines personnes de former des compagnies, il peut être possible d'égaliser les chances en invitant tous les fournisseurs possibles à participer à une séance d'information où les questions et les réponses sont échangées en public.
Les offres de services ne sont soumises qu'après cette séance et les critères d'évaluation de ces offres sont alors compris de tous.
Fournisseurs attitrés Pour différentes raisons, certaines tâches spécialisées et certaines relations commerciales de longue durée peuvent avoir conduit à la création d'une liste de fournisseurs attitrés. Si une telle liste existe, il faut régulièrement revoir les prix et la qualité et permettre à d'autres fournisseurs de se joindre à la liste. La stratégie qui suit permettra d'ouvrir la liste, mais il peut y avoir des limites à l'inscription d'une compagnie sur cette liste.
Désagrégation de produits et services
Les responsables des achats peuvent avoir à diviser leurs demandes en petites parties afin que plus de fournisseurs puissent participer. Il faut résister à la tentation de n'accorder qu'un seul gros contrat et de laisser le gagnant trouver ses propres sources car il pourrait alors ne pas faire appel à de plus petits fournisseurs.
La division des appels d'offres permet à de plus petites organisations de soumettre, peut-être avec succès, des offres de service. Une telle stratégie est particulièrement utile pour obtenir des services de plusieurs sources différentes sans que ces dernières aient à former des associations. Elle permet également à de petites organisations d'avoir accès au processus surtout si la désagrégation est faite selon les fonctions ou la géographie.
Critères de sélection
Le prix n'est pas le seul critère économique. Même ceux qui l'adoptent comme principal critère évaluent aussi la qualité, la capacité de livrer, la fiabilité, etc.
Ceux qui préparent les achats à l'échelle nationale peuvent choisir d'établir des critères qui encouragent certaines organisations à soumettre des offres et leur accordent les mêmes chances de succès. En plus de stratégies de discrimination positive pure et simple, qui peuvent favoriser la participation des groupes minoritaires ou de femmes, il peut y avoir des critères linguistiques, de connaissance locale ou la capacité de travailler avec et d'attirer plusieurs volontaires. Dans tous ces cas, il est présumé que ces critères seront à l'avantage du service et de son acceptation par la communauté. Il faut également que les gros contrats favorisent l'égalité des chances.
