Les éducateurs maintiennent habituellement des dossiers d'étudiants et des plans de leçon, et parfois, des dossiers d'évaluation du rendement des employés. Les dossiers requis par un programme d'éducation à l'appui d'élections ou de la démocratie doivent permettre aux planificateurs d'épargner du temps et des efforts quand ils sont appelés à créer un nouveau programme, et les aider à comprendre le contexte du programme précédent. Ceci facilitera les ajustements et adaptations nécessaires.
Responsabilité
Si une autorité électorale existe, ou une institution de l'État est responsable de l'éducation sociale et de la tenue des dossiers, il peut être évident qui est responsable. Mais, dans plusieurs cas, ce ne sera pas si évident. Plusieurs de ces programmes impliquent une multitude d'organisations nationales et internationales, et chacune peut insister pour tenir ses propres dossiers si aucune entente n'existe pour les partager. Des données concernant des ressources partagées peuvent alors se perdre. Si un dossier est maintenu par une organisation chargée d'une tâche particulière, il peut disparaître dans quelque entrepôt de dossiers et personne n'en connaîtra l'existence ou l'importance.
Méthodes pour sauvegarder des informations
Peu importe la méthode choisie, le but principal est de s'assurer qu'on y a accès. Différents genres de renseignements peuvent être sauvegardés de différentes façons, mais avant de choisir l'approche, il faut prendre en considération les besoins d'utilisateurs éventuels.
Des fiches, classées alphabétiquement dans des tiroirs ou autres outils du genre, constituent une excellente façon de conserver des données personnelles. Plusieurs professionnels les utilisent pour les informations concernant leurs clients car elles sont faciles d'usage, prennent peu d'espace et peuvent facilement être mises à jour. Par contre, elles ne peuvent pas contenir beaucoup d'information et ne peuvent contenir de documents. Elles sont souvent utilisées conjointement avec des étagères ou des classeurs pour servir de répertoire ou de sommaire d'un système de dossiers plus important.
Systèmes de dossiers
Un système simple et facile d'accès est nécessaire à l'entreposage des documents. Celui qui crée le système devrait comprendre que le but principal est la récupération des documents.
Il faudra toujours établir un équilibre entre le volume à entreposer et l'espace disponible. Il sera nécessaire de faire le ménage et d'éliminer certains documents, et des lignes directrices doivent exister pour permettre la gestion de ce processus.
Les systèmes de dossiers peuvent prendre la forme de boîtes, de classeurs, de microfiches et, naturellement d'ordinateurs. Il faut s'assurer que le système choisi n'endommagera pas le matériel et que les copies nécessaires existent pour empêcher la perte de données importantes.
Livrets de contacts et d'adresses. La documentation et les ressources sont dispersées à la fin d'un programme. L'outil idéal est un cahier où les données, inscrites en ordre alphabétique, indiquent où trouver le matériel, les documents et les personnes (par exemple, les services téléphoniques pourraient paraître sous la rubrique des communications). L'objectif est de conserver en un seul endroit tous les renseignements qui permettront au programme de retrouver les fournisseurs, les matériaux, et les conseillers d'expérience auxquels on a déjà fait appel.
Archives et étagères. Certains renseignements devront être conservés en bibliothèque. Si une bibliothèque centrale existe, il faut l'utiliser. Que celle-ci existe ou non, ou que les ressources soient ou non dispersées, il faut un système qui permet de les récupérer.
Un système d'étagères est particulièrement utile pour entreposer des rapports et des publications. Le centre de ressources IFES peut entreposer et permet l'accès à du matériel visuel, du matériel électoral, des études de cas et des exemples de certains documents et formulaires.
Informatisation. Avant qu'un système soit informatisé, il faut une stratégie qui permet l'entreposage, l'indexation et la récupération des données. Le système informatisé le plus élémentaire pourra remplacer les cartes de fichiers. Si on fait usage d'un enregistreur à balayage, ces instruments peuvent également enregistrer des images, du son et même des films. On peut établir le lien entre un contact et une photo, un discours ou un résumé. Comme tous les autres systèmes, les ordinateurs n'ont que la valeur des données qu'on y enregistre.
Tous les systèmes doivent être dotés de lignes directrices très nettes qui stipulent :
- qui est responsable d'accumuler et d'enregistrer le matériel;
- le format des dossiers;
- ce qui sera conservé;
- où les dossiers seront entreposés;
- qui aura accès aux dossiers;
- qui assurera l'entretien des dossiers.
