Si les éducateurs ont effectué les évaluations et analyses d'impact, et rédigé les comptes rendus nécessaires, ils obtiendront une série de rapports et de documents considérables qui contiennent des recommandations (voir Rédaction des rapports).
Même si ces derniers ont été préparés conformément aux meilleures normes, ils contiendront beaucoup de renseignements qui ne seront d'aucune utilité à d'autres programmes car ils devront utiliser une base différente. De plus, ceux qui collectent des données pour le prochain tour du programme, que ce soit immédiatement ou plusieurs années plus tard, n'auront peut-être pas le temps de lire toute la documentation. Un document court qui s'en tient aux leçons apprises pourrait être rédigé, et ce petit guide pourrait être le point de départ d'équipes d'éducation subséquentes.
Méthodologie
Il serait donc utile, après la présentation des rapports, d'effectuer un exercice de fermeture en présence des principaux participants du programme. Dans ce groupe, on compterait l'équipe d'éducation, des représentants de l'autorité électorale et possiblement des représentants d'organismes publics pour représenter les intérêts des citoyens. On y présenterait certains rapports et étudierait les recommandations pour en arriver à des documents beaucoup plus courts qui contiendraient une liste d'énoncés à l'intention des planificateurs éventuels.
Une telle liste contiendrait des énoncés concernant les leçons apprises ou les principes à adopter pour un programme subséquent. Les énoncés seront des combinaisons et des catégorisations des recommandations qui sont valides pour un programme d'éducation. Ils pourraient être regroupés par sujets comme la planification, l'administration et la mise en oeuvre.
Deux grands avantages
Justification des leçons apprises. Les prochains programmes pourront commencer avec l'assurance qu'il y a acceptation totale pour les changements et les innovations au programme ou les changements aux responsabilités respectives. Une telle confiance est essentielle pour que le programme puisse démarrer rapidement. Elle est créée par un énoncé des connaissances acquises et par le fait qu'elle a été préparée par un groupe et non seulement par un évaluateur ou un éducateur.
Des énoncés de planification courts et accessibles. Un tel document est inévitablement un résumé de plusieurs recommandations. Par conséquent, une équipe d'éducateurs préparant le prochain programme pourra lui accorder sa confiance. Il peut servir de base à des séances d'information pour ceux qui préparent des sondages ou pour des recherchistes, et peut être expédié par télécopieur à des fournisseurs de matériel ce qui ne serait pas possible avec un rapport complet. De fait, s'il a été rédigé attentivement et documenté avec précision, la mise en oeuvre est plus probable qu'elle le serait pour des recommandations lourdes que les rapports contiennent souvent.
Conserver la documentation
Tout ceci sera inutile, cependant, si la documentation n'est pas sauvegardée. En général, il semble plus facile de conserver un livre qu'un petit document de quelques pages. Il est probable que l'énoncé des leçons apprises sera converti en un volume, ce qui est contraire à son objectif, ou délaissé en faveur des rapports plus considérables qu'il résume.
La meilleure façon d'en assurer la survie est de le joindre, à titre de préface ou de sommaire, dans des rapports de projets ou, si ceci n'est pas possible, de l'inclure en annexe. Dans certains cas, tous les rapports pourraient être regroupés dans un seul document ou un seul boîtier, et on pourra alors l'inclure, préférablement comme premier document.
