Considérations administratives de base
Plusieurs éléments influent sur l'efficacité de l'administration d'un scrutin. Il importe donc de reconnaître que les choix les plus pertinents varient en fonction de l'environnement. Aucun modèle n'est efficace dans toutes les situations, en raison de la disponibilité des ressources, de l'environnement culturel, du stade de développement technologique et d'autres facteurs. Les considérations administratives de base sont les suivantes :
- les objectifs associés à chaque tâche dans le contexte d'un scrutin;
- les structures administratives, les mesures et les échéanciers prévus aux cadres juridiques et électoraux (voir Loi électorale, Réglementation administrative et Structure de l'organisme électoral);
- compte tenu de ces contraintes, une structure administrative peu coûteuse garantissant l'intégrité du processus électoral et la prestation des services (pour en savoir plus, voir Structure de l'organisme électoral);
- un calendrier assurant la prestation efficace des services électoraux;
- les ressources nécessaires pour assurer l'efficacité de la planification et de la mise en oeuvre des services afin d'atteindre les objectifs dans les échéanciers prévus, et les meilleurs moyens de les acquérir, de les gérer et de veiller à leur maintien;
- les organismes qui seront appelés à participer à la prestation des services et leurs responsabilités (voir Les responsables des opérations de vote);
- les meilleures façons de gérer l'information nécessaire à la prestation des services;
- le suivi et l'évaluation des structures administratives dans la mise en oeuvre des activités de vote;
- les structures d'appoint requises en cas de défaillances administratives ou de changements à l'environnement.
Ces considérations s'accompagnent de facteurs particuliers dans les pays en voie de développement. Un certain nombre d'enjeux relatifs à ces situations sont abordés dans Les pays en voie de développement. (Pour une description détaillée des considérations administratives relatives aux organismes électoraux, voir Considérations administratives et Processus de gestion.)
Planification axée sur les objectifs
Si l'objectif de chaque tâche n'est pas clairement défini au départ, on aura beaucoup de difficultés à planifier et à établir les structures, les procédures, les budgets et l'affectation des ressources nécessaires à la tenue d'une élection. L'efficacité du processus électoral risque alors d'être compromise. Les possibilités d'envisager les solutions les plus économiques s'avèrent plus limitées. Les objectifs peuvent être de plusieurs ordres :
- les objectifs de couverture, par exemple, les segments et les groupes cibles de l'électorat que les campagnes d'information doivent rejoindre;
- les objectifs d'accès, par exemple, la distance maximale que les électeurs doivent parcourir pour se rendre au bureau de scrutin;
- les objectifs d'efficacité ou de productivité, par exemple, le rythme auquel la documentation administrative (inventaires, vérification des mises en candidature, etc.) peut être traitée, et le temps nécessaire pour remettre les documents de vote aux électeurs;
- les objectifs de service, par exemple, le délai pour répondre aux demandes de renseignements des électeurs, le délai maximal d'attente en file de l'électeur avant qu'on lui remette le matériel de vote, et les niveaux de connaissances attendus des préposés au vote;
- les objectifs d'exactitude, par exemple, le taux d'erreur acceptable (s'il y a lieu) dans les quantités de matériel livrées;
- les dates butoirs pour la réalisation des tâches administratives afin de respecter les obligations prévues au cadre législatif.
Il importe de revoir et de réévaluer périodiquement ces objectifs en fonction des tendances du moment. (Les questions de planification sont traitées plus en détail dans Planification.)
Structures administratives
Les activités de vote s'exerçant ultimement à l'échelle locale, les structures administratives efficaces comprendront des centres locaux de coordination. Ces derniers desserviront des circonscriptions électorales individuelles ou des regroupements régionaux de circonscriptions. Dans les systèmes de représentation proportionnelle où l'élection provinciale ou nationale se déroule dans une seule grande circonscription électorale, on regroupera plutôt les bureaux de vote en unités administratives régionales.
Le déploiement de cette présence locale dépend de la nature de l'organisme électoral - permanent ou temporaire, centralisé ou décentralisé, exerçant ses fonctions de façon ininterrompue ou ayant un rôle à jouer de façon ponctuelle lors d'une élection. (Différents modèles de structures administratives électorales sont décrits dans Types d'organismes électoraux; voir aussi Structure de l'organisme électoral pour les opérations de vote.)
Quelles que soient les dispositions administratives, on doit mettre en place et maintenir un noyau de compétences et de connaissances en matière d'opérations de vote. Même lorsque les organismes électoraux ne sont pas permanents, des programmes prévoyant la révision et l'amélioration périodiques des compétences procurent une certaine assurance quant à l'état de préparation, en plus de s'avérer plus fiables et souvent moins coûteux que le recrutement et la formation de personnel administratif à chaque élection.
Acquisition et maintien des ressources
Un événement électoral est une activité complexe du point de vue de l'affectation des ressources et de l'administration, et exige une grande rapidité d'action. Une telle activité génère en outre un volume d'information important, est dispersée sur un vaste territoire et nécessite la qualité et l'exactitude de nombreuses sources. Elle se compare en de nombreux points à la fabrication de produits de qualité sur une chaîne de production :
- l'arrivée à temps des intrants - les bulletins, les formulaires et l'équipement doivent être livrés dans les délais prescrits pour que les activités se déroulent harmonieusement; une livraison trop hâtive peut entraîner des coûts supplémentaires;
- un soutien logistique intense;
- une planification rigoureuse de tâches interdépendantes, simultanées et séquentielles;
- un effectif important ayant des compétences de base variées et devant être formé pour effectuer certaines tâches avec précision et rapidité;
- un marché qu'on doit « conquérir » en informant les électeurs sur les façons dont le produit doit être utilisé et sur les endroits où il doit l'être et en réussissant à les convaincre de sa qualité constante (intégrité, impartialité, service).
Pour être en mesure d'offrir des services au meilleur coût possible, l'administration des opérations de vote doit tenir compte non seulement des ressources nécessaires, mais aussi des périodes les plus favorables à l'acquisition et au fonctionnement de ces ressources. La nécessité de mobiliser des ressources importantes très rapidement, tant sur le plan matériel qu'en matière de recrutement et de formation du personnel, peut exercer des pressions sur les opérations internes et imposer des contraintes supplémentaires aux fournisseurs.
L'intégration efficace des besoins en personnel, en équipement et en matériel à la planification budgétaire et à la gestion des dépenses exige que les responsables de la gestion financière et opérationnelle collaborent de façon proactive et prennent des décisions en partenariat. Il faut éviter l'établissement de petits royaumes coupés les uns des autres.
En planifiant les besoins en matière de ressources tout au long du cycle électoral, en commençant par des évaluations approfondies de la performance immédiatement après la tenue d'une élection afin d'établir les besoins essentiels pour le prochain scrutin, on exerce un meilleur contrôle sur la préparation du vote (voir Planification).
La tenue d'élections partielles (ou complémentaires) et l'organisation de simulations périodiques pour tester la performance en général, et les nouveaux systèmes et procédés en particulier, constituent des moyens efficaces pour maintenir et enrichir le bassin de ressources.
Échéanciers
Si les principaux échéanciers électoraux sont généralement fixés par voie de législation, on doit aussi établir des délais administratifs pour les tâches correspondantes.
Compte tenu du cadre juridique en place, des délais administratifs doivent être fixés pour favoriser une utilisation optimale des services et des ressources. Les autorités établissent des échéanciers réalistes compte tenu de la tâche à accomplir, sachant qu'un échéancier plus court nécessite habituellement des ressources plus grandes. La notion d'échéancier réaliste revêt un sens particulier lors d'une élection faisant suite à un conflit. Le stress consécutif à un conflit ou des affrontements interethniques peuvent en effet avoir un impact sur la coordination, la prise de décision, la participation au vote et le rythme de travail.
Gestion de l'information
Une bonne gestion et une analyse approfondie de l'information sont capitales. Le recours à la technologie peut faciliter les tâches, ou les rendre plus complexes (voir Recours à la technologie). On doit généralement regrouper des volumes importants d'information provenant des échelons locaux aux fins du budget, de l'établissement des lieux de vote, du matériel, de la dotation, des communications, d'autres exigences sur le plan logistique et du suivi de la performance. Afin d'éviter un sentiment de lassitude chez les responsables de la diffusion de l'information, pouvant mener à des erreurs dans la compilation des données et même à leur non-diffusion, il importe de d'établir des priorités et de regrouper les besoins d'information. On doit en outre s'assurer que les mêmes données ne font pas l'objet de plusieurs demandes provenant de différentes sources.
Les administrateurs qui recherchent et utilisent l'information doivent définir certains paramètres :
- l'établissement d'objectifs clairs pour la collecte de l'information, et la schématisation des demandes d'information et de l'analyse (par exemple, l'établissement de l'ensemble des besoins en ressources ou simplement en ressources supplémentaires);
- une grille pour les demandes d'information qui facilite la fourniture de données précises, cohérentes, comparables et faciles à résumer.
Le jalonnement des tâches et les échéanciers doivent tenir compte de la disponibilité de l'information. L'accès à l'information est un élément crucial de la planification du vote, en particulier lorsque l'administration dépend de données recueillies à l'externe pour bien faire son travail. La disponibilité de données précises sur la population ou les électeurs inscrits est un exemple éloquent. Ces données sont en effet indispensables pour assurer, dans les bureaux de scrutin, l'efficacité de la planification, de la localisation, de l'affectation des ressources et de la formation. Les besoins d'information doivent faire partie intégrante de la planification de l'administration d'une élection.
Suivi de la performance
À défaut d'un suivi très étroit de la qualité et de l'état d'avancement des tâches, on ne peut déterminer si les objectifs sont atteints et si les responsabilités sont correctement assumées. La surveillance s'avère particulièrement cruciale dans les jours qui précèdent le scrutin et le jour même de sa tenue. L'activité est alors intense et les délais pour corriger les erreurs se font très courts. Des programmes de surveillance doivent permettre l'identification rapide des lacunes et leur correction.
Une fois l'élection terminée, une évaluation interne et(ou) indépendante de la performance des activités pertinentes s'impose pour permettre aux autorités d'apporter des améliorations dans le futur.
Gestion des urgences
La perfection dans les activités de vote est certes un objectif louable, mais trop rarement atteint. On doit donc prévoir les situations d'urgence potentielles, planifier les interventions et réagir rapidement en cas de défaillance du système ou d'imprévus. (Pour en savoir plus sur ce sujet, voir Plans de contingence.)
