Cycle de planification de l'administration financière
La préparation d'estimations des besoins en matière de ressources financières, voire même d'autres types de ressources nécessaires à une élection, sera plus efficace si on l'intègre à une planification globale que s'il s'agit d'un exercice ponctuel. Dans le cas d'un organisme électoral permanent, l'établissement d'un cycle de planification budgétaire, rattaché à un échéancier législatif pour l'approbation des fonds (voir Échéanciers) et comprenant des examens et des mises à jours périodiques des dépenses, favorisera une meilleure préparation.
Même lorsque les élections ont lieu à des intervalles irréguliers, on peut utiliser des données historiques fondées sur l'intervalle moyen entre les élections. (Une description complète des responsabilités des organismes électoraux en matière de planification budgétaire et financière figure dans Gestion financière, Budgétisation interne, Présentation et justification des budgets à la législature, et Conciliation du budget avec les fonds disponibles.)
La planification financière à plus long terme peut donner lieu à des économies importantes, l'acquisition et la mise en place des nouveaux systèmes et des nouvelles technologies pouvant se faire à un rythme que l'organisme peut absorber. Il faut aussi prévoir un échéancier raisonnable pour permettre l'élaboration d'estimations « ascendantes » qui précisent les besoins financiers et les autres besoins en ressources et en assurent une surveillance accrue. Pour cette raison, les organismes électoraux temporaires peuvent être désavantagés en ce qui concerne deux aspects de la préparation des budgets :
1. On manque souvent de temps pour préparer des budgets « ascendants » plus précis qui tiennent compte des conditions propres à chaque zone administrative (voir Systèmes budgétaires). Les budgets peuvent alors être préparés davantage en fonction des coûts de la dernière élection, redressés pour tenir compte de l'évolution générale du cadre électoral, plutôt qu'à la lumière des données objectives qui prévalent.
2. En raison de l'absence de continuité, il se peut qu'on doive développer et mettre en place des systèmes, des modalités de vote, du matériel et du personnel et faire les achats correspondants dans un laps de temps très court. Il est alors plus difficile d'obtenir des conditions d'achat avantageuses et le manque de temps peut occasionner des frais généraux plus élevés.
