Disponibilité des fonds au moment opportun
Pour assurer une préparation adéquate du scrutin, il faut non seulement obtenir un financement suffisant mais aussi veiller à ce que les fonds soient disponibles au moment opportun. Deux aspects principaux doivent être pris en considération :
1. La préparation des estimations par l'organisme électoral doit suivre un calendrier qui permet d'établir assez tôt les besoins en matière de financement (voir Budgétisation interne). Plus la structure administrative de l'organisme électoral est complexe et plus il y a d'organismes qui fournissent des services. Il faudra par conséquent plus de temps pour préparer les estimations. La planification des budgets internes doit tenir compte de cette réalité.
2. Lorsque le corps législatif approuve et révise les budgets des organismes gouvernementaux à des périodes fixes mais peu fréquentes et que les élections ont lieu à des intervalles irréguliers, il faut prévoir des moyens permettant d'examiner et d'approuver rapidement l'affectation des fonds nécessaires lorsqu'une élection est déclenchée (voir Présentation et justification des budgets à la législature). Les méthodes peuvent varier selon les stratégies de gestion budgétaire adoptées par l'État. De préférence, le budget approuvé sera déjà connu au moment de l'annonce officielle de la date de l'élection.
Approbation des fonds d'urgence
De même, on doit prévoir des mécanismes en vertu desquels l'État approuve des fonds d'urgence lorsque surviennent des événements imprévus (souvent le résultat de modifications apportées au cadre législatif des élections peu de temps avant la tenue du scrutin) ou d'un dépassement de coûts avant le jour du scrutin. Bien qu'il incombe aux administrateurs électoraux de respecter le budget alloué, il est impossible de faire des estimations parfaites dans un contexte de changement. L'incertitude quant à la disponibilité de fonds supplémentaires pour assurer la qualité de l'élection est plus susceptible de pénaliser le corps législatif que l'administration électorale, en raison des doutes possibles sur la légitimité de l'élection.
Achats à terme
Beaucoup de tâches cruciales au bon déroulement des opérations de vote, comme le développement des systèmes informatiques et l'acquisition d'équipement et de fournitures, peuvent être entreprises bien avant la période électorale. Il est particulièrement important de disposer de suffisamment de temps pour lancer des appels d'offres adéquats et prendre en charge l'adjudication des contrats. Si le processus électoral est administré par un organisme permanent, le coût de ces travaux préalables peut être comptabilisé au moyen de propositions dans les budgets de fonctionnement normaux. En revanche, si l'administration des élections est confiée à un organisme temporaire, il est essentiel que le financement nécessaire aux préparatifs de l'élection soit accessible immédiatement. Ces fonds peuvent servir à combler les besoins financiers immédiats, en attendant l'approbation d'un budget détaillé.
Organismes internationaux
L'octroi de fonds par des organismes internationaux ou des gouvernements étrangers doit également s'effectuer au moment le plus opportun. Dans le cas de fonds provenant d'organismes internationaux, l'opération peut s'avérer fort complexe car ces derniers sont soumis à des processus d'approbation qu'ils utilisent déjà pour leur propre financement et qui ne correspondent pas nécessairement aux échéanciers du pays bénéficiaire.
L'arrivée tardive d'une aide internationale risque de nuire davantage au processus électoral que d'en faciliter la bonne marche, particulièrement lorsque ces fonds sont destinés à l'implantation de systèmes complexes dans un laps de temps très court - par exemple, le financement d'un système informatisé pour le dépouillement du vote quelques jours avant la tenue du scrutin. Il faut analyser attentivement les objectifs poursuivis par l'attribution tardive de fonds internationaux pendant la période électorale.
