Généralités
L'équipement électoral provient d'un grand nombre de sources et se présente dans un éventail déconcertant de formats et de grandeurs. Il sert à une multitude de fonctions. Pour choisir, acquérir et entretenir cet équipement, on doit tenir compte de facteurs importants, dont les suivants :
Les définitions légales de l'équipement utilisé par l'administration électorale. Il est utile d'inclure dans la loi les fonctions auxquelles doit servir l'équipement. Toutefois, une définition trop restrictive des éléments servant à fabriquer l'équipement (ou ses composants) peut empêcher l'administration électorale de tirer pleinement parti des changements technologiques ou des nouveaux produits que l'on retrouve sur le marché.
L'environnement électoral. Certaines configurations d'équipement conviennent mieux que d'autres à différentes conditions climatiques, de sécurité et d'entretien. En fonction de l'environnement, on utilisera de préférence un équipement répondant à une ou à plusieurs des exigences suivantes :
- il peut fonctionner, par exemple, dans des conditions extrêmes (chaleur, poussière, humidité), si celles-ci sont susceptibles de se produire;
- il offre un niveau supérieur de sécurité quand les risques sont élevés (par contre, il ne doit pas être doté de dispositifs haute sécurité s'ils sont inutiles);
- il est adapté aux futurs utilisateurs (opérateurs ou électeurs);
- il comprend un service d'entretien et de soutien logistique à l'échelle locale;
- il permet d'économiser les ressources, même si le prix est très bas.
Les coûts et les avantages pour le service aux électeurs. Quand on évalue les acquisitions éventuelles, on doit tenir compte de leur rapport coût-efficacité. L'équipement ne doit pas servir uniquement à promouvoir l'image de marque de l'administration électorale. Il doit améliorer de façon tangible le service à l'électorat tout en étant rentable.
Considérations liées à la gestion
Pour combler tous les besoins en équipement, de manière efficace et au meilleur coût, l'administration électorale doit planifier soigneusement l'approvisionnement, autant sur le plan stratégique qu'opérationnel. L'élaboration d'un programme de gestion de l'équipement doit tenir compte des principes importants suivants :
- Intégrer le programme de gestion de l'équipement à la planification globale de l'élection, pour que l'équipement approprié soit acquis au bon moment.
- Obtenir des données fiables pour déterminer les quantités requises et les emplacements visés, ainsi qu'établir des liens avec les bases de données sur l'inscription des électeurs et les bureaux de vote.
- Planifier les besoins le plus tôt possible. Cela permet à la fois de s'assurer que l'équipement requis sera livré à temps et d'éviter les coûts associés aux achats de dernière minute. On doit d'ailleurs prêter une attention spéciale aux longs délais de livraison de certains articles, soit parce que les spécifications de conception sont complexes ou innovatrices, soit que l'approvisionnement se fait dans une région éloignée ou à l'étranger.
- Élaborer des spécifications détaillées pour que l'équipement offre la fonctionnalité voulue.
- Mettre en oeuvre des systèmes rigoureux pour assurer le suivi de l'équipement disponible - quantités, lieux, déplacements - et du processus d'acquisition. On peut ainsi savoir où en sont les préparatifs de l'élection et avoir une piste de vérification pour la gestion de l'équipement.
- Évaluer le rapport coût-efficacité des méthodes d'acquisition. Étant donné qu'une bonne partie de l'équipement sert peu souvent, on devrait envisager de louer l'équipement durable ou d'utiliser du matériel jetable.
- Prévoir tous les usages de l'équipement. Quand on planifie les quantités requises et les délais de livraison, on doit prévoir que l'équipement sera utilisé avant le jour du vote pour des activités comme la formation des préposés et l'information de l'électorat, et après le scrutin (traitement des contestations, entretien, etc.).
Pour plus de détails sur les différentes catégories d'équipement, consultez :
Équipement jetable
L'équipement électoral jetable - urnes, isoloirs et fournitures qui sont fabriqués à partir de carton ondulé ou de feuilles de plastique - offre une solution de rechange peu coûteuse à l'équipement durable traditionnel, tout en répondant aux exigences électorales en matière de sécurité et de transparence. Il est souvent plus pratique d'utiliser cet équipement, léger et facile à transporter, que de conserver des quantités importantes de produits durables qui servent rarement.
Lorsqu'on se sert d'équipement en carton léger, les techniques d'assemblage doivent faire partie de la formation des préposés au vote. De plus, on doit fournir les instructions d'assemblage avec l'équipement.
L'utilisation d'équipement jetable comporte un avantage additionnel. En effet, pour les bureaux de vote situés dans des écoles, on peut laisser sur place les urnes, isoloirs et barrières jetables en carton. Par la suite, les professeurs et les autres éducateurs s'en serviront pour enseigner le déroulement d'une élection à leurs étudiants.
Assurance à l'égard du fonctionnement
On doit mettre en place des mécanismes garantissant que l'équipement fonctionnera comme prévu le jour de l'élection. Ce sont notamment la préparation de spécifications détaillées, l'exécution d'essais approfondis et la mise en oeuvre de programmes d'entretien continu (voir Contrôle de la qualité et entretien de l'équipement).
