Généralités
L'exactitude des listes électorales utilisées dans les bureaux de vote est extrêmement importante pour assurer l'intégrité du vote. On doit donc procéder à des vérifications rigoureuses afin que chaque liste reflète fidèlement la section appropriée du registre des électeurs. On doit corriger immédiatement toute erreur - de préférence en révisant et en réimprimant les listes en question - avant leur distribution dans les bureaux de vote.
La liste électorale est probablement l'article dont on se servira le plus pendant les heures de vote. C'est pourquoi on doit viser la qualité : clarté de la présentation et support papier durable.
Quantités
Les listes électorales doivent faire l'objet d'un contrôle très strict. On doit les conserver en sécurité avant leur distribution dans les bureaux de vote et à leur retour après la clôture du vote. On doit normalement fabriquer la quantité exacte de listes dont les bureaux de vote ont besoin, soit un exemplaire pour chaque liste d'électeurs. Toutefois, lorsque les électeurs ont le choix entre plusieurs bureaux de vote dans une circonscription ou section de vote, plusieurs exemplaires seront nécessaires.
Habituellement, on imprime aussi les listes électorales ou le registre complet des électeurs pour chaque circonscription, à titre d'information pour l'électorat. Il est important que l'on puisse facilement distinguer ces listes de celles qui serviront dans les bureaux de vote. Pour évaluer les quantités nécessaires, on doit tenir compte des exigences de la loi et des politiques sur la distribution aux participants politiques et aux électeurs.
Calendrier de production
La date à laquelle les listes électorales seront produites dépend de la date limite légale de révision (ajouts, suppressions ou modifications) au registre des électeurs. Pour fixer cette date, on doit trouver le juste équilibre entre :
- l'exactitude des listes électorales, c'est-à-dire s'assurer de pouvoir supprimer le nom des électeurs récemment décédés et effectuer les modifications autorisées;
- le délai nécessaire pour imprimer et distribuer les listes électorales destinées à tous les bureaux de vote.
Ce dernier point est fonction de facteurs comme le type de registre - selon qu'il est dressé pour chaque bureau de vote, ou qu'il est établi à un niveau plus élevé puis décomposé en listes pour les bureaux de vote - les capacités d'impression et la distance pour le transport vers les bureaux de vote.
Le lieu de production - qu'il soit central, régional ou local - dépend largement de la structure du système d'inscription des électeurs.
(Pour en savoir plus sur la préparation des listes électorales définitives, voir Liste périodique : date de fermeture de l'inscription, Liste périodique : révision de la liste pour le vote par anticipation, Registre continu : date de fermeture de l'inscription, Registre continu : révision de la liste pour le vote par anticipation et Mises à jour en période électorale.)
Certification
Pour chaque liste électorale utilisée dans les bureaux de vote, il est important qu'un organisme ou un administrateur électoral légalement autorisé certifie qu'il s'agit d'une copie conforme de la section pertinente du registre des électeurs. (Dans certains milieux, on assure l'intégrité de ce processus en exigeant que la certification soit effectuée par un magistrat ou un membre d'une cour de justice habilité à réviser le registre.)
Cette tâche doit être exécutée avec rigueur, car la certification constitue un acte légal garantissant que la liste électorale reflète fidèlement le registre des électeurs. Avant de certifier une liste, on doit corriger toutes les erreurs (pages manquantes, caractères mal imprimés et noms omis). Dans le cas des registres automatisés, l'ordinateur se charge de la vérification la plus laborieuse - c'est-à-dire veiller à ce qu'aucun nom n'ait été omis ou ajouté par inadvertance.
Conception
Il y a presque autant de formes de liste électorale que de modèles de bulletin de vote. Ces formes de listes varient selon le système d'inscription des électeurs, l'identification des électeurs et le traitement des listes après le jour du vote. Les renseignements qui doivent figurer sur la liste sont en général définis explicitement dans la loi électorale. Parmi les formes de liste électorale, mentionnons les suivantes :
- Une liste manuscrite ou dactylographiée des personnes qui ont le droit de voter dans un bureau de vote. Cettte forme de liste est idéale lorsqu'il n'y a pas beaucoup d'électeurs et que la technologie informatique n'est pas disponible ou que les logiciels permettant de créer des listes électorales n'ont pas été testés ou ne sont pas fiables.
- Un index des fiches d'inscription originales de toutes les personnes autorisées à voter dans un bureau donné. Les préposés au vote inscrivent alors le nom des personnes qui votent sur une liste séparée. En général, on exige aussi que tous les électeurs remplissent une demande d'autorisation de voter. Cette formule peu coûteuse offre un bon degré d'intégrité, puisque la signature de l'électeur figure sur la fiche d'inscription et sur la demande d'autorisation. Elle convient aussi à des environnements peu informatisés (bien qu'elle soit aussi utilisée dans plusieurs endroits aux États-Unis). Par contre, il y a un risque de perdre ou d'endommager les fiches originales, et l'efficacité du service à l'électorat peut s'en trouver affecté.
- Une liste des personnes habilitées à voter dans un bureau donné, produite à partir de données informatisées. Cette liste peut être créée à partir de dossiers locaux ou d'une base de données nationale (registre de l'état civil ou registre des électeurs).
- Des listes lisibles par lecteur optique, comme celles qui sont utilisées en Australie. Elles sont balayées le jour après le vote, à des fins de contrôle d'intégrité et de collecte de données électorales.
- Des listes renfermant à la fois une photographie de chaque personne autorisée à voter dans un bureau donné, et du texte, comme celles utilisées au Costa Rica (Dans ce pays, chaque entrée de la liste électorale comporte un code à barres pour faciliter le traitement de l'information). Une telle liste permet surtout d'établir l'identité des électeurs, mais aussi de vérifier s'ils sont autorisés à voter dans un bureau précis.
Le rapport coût-efficacité des listes varie aussi en fonction de leur forme. Une liste électorale plus élaborée, qui fournit des renseignements additionnels et procure d'autres avantages sur le plan de l'intégrité, peut aussi offrir un bon rapport coût-efficacité même si le coût de base est plus élevé. Il importe que la formule adoptée soit réalisable à l'aide des moyens techniques disponibles. Il serait imprudent, par exemple, de tenter de créer des listes complexes par ordinateur pour chaque bureau de vote si on n'a pas accès à des systèmes d'information géographique, dûment testés et très fiables, ou encore à des services de soutien informatique.
Critères de base pour la conception
Les trois principaux points à prendre en considération dans la conception de listes électorales sont : (1) l'inclusion de tous les renseignements exigés par la loi électorale, (2) la convivialité pour les préposés au vote, et (3) le rapport coût-efficacité relatif à l'impression. Compte tenu de l'éventail de formes de listes possibles et des grandes quantités à imprimer, les spécifications ci-dessous peuvent servir de lignes directrices pour concevoir des listes électorales :
- Chaque page mentionne le titre et la date de l'élection, la circonscription électorale, le nom de la sous-circonscription ou de la section de vote, le code d'identification et (ou) le nom du bureau de vote et le numéro de page.
- Le papier est blanc et sa taille correspond minimalement au format A4.
- Le papier pèse minimalement entre 70 et 80 g/m2 - les papiers plus légers, incluant le papier en continu, ne résisteront pas aux longues heures d'utilisation dans le bureau de vote.
- Une reliure adéquate, par exemple un classeur à anneaux verrouillable, permet de rayer les noms plus facilement, mais il y a un risque d'égarer ou de perdre des pages. On devrait plutôt utiliser des reliures à spirales, même si elles coûtent plus cher. Dans les spécifications de reliure, on doit s'assurer que la liste électorale s'ouvre bien à plat.
- Les noms des électeurs sont inscrits dans l'ordre alphabétique (par nom de famille, dans la plupart des cas);
- La police et la taille des caractères en points sont faciles et rapides à lire. En général, la taille minimale acceptable est de 10 points, mais on gagnerait à utiliser des tailles supérieures (12 ou 14 points). Les polices spécialisées, comme celles qui servent pour les bottins téléphoniques, constituent un bon point de départ pour trouver une police appropriée. La police et la taille des caractères ont une incidence sur les coûts d'impression. En effet, l'utilisation d'une taille de caractères plus petite permet d'économiser sur le papier et le temps d'impression.
- Pour les listes électorales, on suggère l'impression recto seulement. Toutefois, si la liste est longue, on devra peut-être recourir à l'impression recto verso pour des raisons d'économie et de volume. En pareil cas, il est important d'utiliser du papier suffisamment épais afin d'éviter que les marques faites par les préposés ne traversent la feuille.
- On doit laisser assez d'espace entre les noms pour que le préposé, lorsqu'il remet un bulletin à l'électeur, puisse faire une marque claire sans risque de masquer les noms adjacents.
- Les renseignements de la liste comprennent le nom complet de l'électeur, tel qu'il apparaît au registre des électeurs (en général, le nom de famille en premier), l'adresse complète d'inscription ainsi que le numéro de série ou d'identification du registre des électeurs, ou une référence à ce numéro de série. Pour les noms et les adresses qui sont longs, on devrait utiliser deux lignes ou adopter des règles d'abréviation standard.
Formes spéciales de vote
Pour les formes spéciales de vote (comme le vote des absents, le vote par anticipation ou le vote par la poste - voir Vote des absents, Vote à l'extérieur du pays et Vote par anticipation), on doit prendre les mesures nécessaires pour que les électeurs ne puissent pas se prévaloir à la fois d'un vote spécial et d'un vote ordinaire. Parmi les mesures adaptées à divers cadres électoraux, mentionnons les suivantes :
- Marquer le nom des électeurs qui se sont prévalus du vote spécial sur la liste électorale pertinente avant qu'elle ne soit acheminée au bureau de vote. Dans la pratique, cette mesure est fonction de la date limite du vote spécial et de la date de distribution du matériel électoral dans les bureaux de vote.
- Créer une liste des électeurs qui veulent se prévaloir du vote spécial ou une liste de tous les électeurs qui font une demande de vote spécial, puis supprimer leur nom de la liste normale. La date limite pour effectuer une demande de vote spécial doit précéder la date de distribution du matériel électoral. En effet, il faut éviter les conflits d'horaire et mettre en place des contrôles rigoureux de qualité de la production.
- Utiliser pour le vote spécial un bulletin avec enveloppe, sur laquelle sont indiqués les renseignements concernant l'électeur. On compare ensuite ces renseignements avec ceux de la liste électorale du bureau de vote concerné - afin d'éviter toute supposition de personne et tout vote multiple - avant d'ouvrir l'enveloppe et d'accepter le bulletin.
