Introduction
Aussitôt après la clôture du vote, il faut s'assurer que tout le matériel de vote comptabilisé du bureau de vote soit ramassé, vérifié et gardé en sécurité en vue du dépouillement. Il faut surtout s'assurer de ce qui suit :
- les urnes, machines à voter ou ordinateurs sont en sécurité;
- tout autre matériel de vote comme les bulletins ou les enveloppes non utilisés, les bulletins et enveloppes gâtés et annulés, et tout document sur les personnes qui ont voté doivent être récupérés;
- il faut faire la réconciliation des bulletins ou enveloppes de vote émis.
Lorsque l'intégrité repose d'abord sur les mécanismes de contrôle du bulletin de vote lui-même, il faut réconcilier l'inventaire des bulletins. Lorsque l'intégrité repose d'abord sur les mécanismes de contrôle des enveloppes, la réconciliation se fera alors avec ces enveloppes.
La cueillette et la réconciliation des bulletins ou des enveloppes, selon le cas, ne devraient pas normalement commencer tant et aussi longtemps que des électeurs ou d'autres personnes non autorisés demeurent dans le bureau de vote. Si aucun observateur ou représentant d'un parti ou d'un candidat n'est présent, il peut toutefois être utile de demander à un petit groupe d'électeurs d'être témoins du dépouillement. Le cas échéant, il est préférable que ces électeurs signent d'abord le même serment que les observateurs accrédités.
Si on utilise des scellés ou timbres pour établir l'authenticité des bulletins ou des enveloppes, le responsable du bureau de vote doit les ramasser en même temps que les bulletins et les enveloppes, les réconcilier formellement puis les garder en sécurité jusqu'à ce qu'ils soient empaquetés.
Réconciliations initiales
Peu importe où le dépouillement se déroule, au bureau de vote ou à un centre de dépouillement, il faut d'abord réconcilier, au bureau de vote, les bulletins ou les enveloppes reçus au bureau de vote avec les bulletins ou enveloppes en main au terme du vote pour établir le nombre de bulletins ou enveloppes qui devraient se trouver dans les urnes.
Cette réconciliation doit se faire avant l'emballage du matériel pour transmission au centre de dépouillement, et avant qu'aucune urne ne soit ouverte si le dépouillement se déroule au bureau de vote. L'intégrité du vote et du dépouillement dépend de cet important processus de contrôle. Il se produit souvent des erreurs dans ce processus, ce qui peut devenir la cause de contestations plus tard. Il faut donc souligner l'importance de ce processus lors des séances de formation des responsables de bureau de vote.
Lorsque des machines à voter ou des ordinateurs sont utilisés, il faut établir des mécanismes de contrôle internes ou des logiciels pour protéger l'intégrité et décourager l'exclusion ou l'ajout illégal de votes.
(Pour plus de renseignements sur cette réconciliation, voir Réconciliation des bulletins ou des enveloppes de vote reçus).
Réconciliation des bulletins émis aux électeurs
L'autre vérification majeure des bulletins qu'il faut faire est la réconciliation des registres du nombre d'électeurs qui ont voté avec les registres des bulletins ou enveloppes émis (voir Réconciliation des bulletins ou des enveloppes émis).
D'autres réconciliations peuvent être faites plus tard au dépouillement pour réconcilier le nombre d'électeurs inscrits comme ayant voté et le nombre de bulletins extraits de l'urne.
Anomalies dans le compte des bulletins et des enveloppes
Il peut arriver qu'il y ait des différences entre le nombre de bulletins ou d'enveloppes et le nombre d'électeurs qui ont voté, et ce pour plusieurs raisons autres que la fraude. Toutefois, toute différence, peu importe la raison, soulèvera des doutes au sujet de l'intégrité des opérations du bureau de vote. Des contrôles sévères, de l'attention et peut-être un peu de temps à chaque étape où le bulletin ou l'enveloppe est manipulé peuvent prévenir des anomalies de réconciliation embarrassantes et inexplicables.
Les raisons fréquentes et non frauduleuses qui causent ces différences entre le nombre de bulletins ou d'enveloppes et le nombre d'électeurs comprennent, entre autres, les suivantes.
Les bulletins et les enveloppes reçus au bureau de vote n'ont pas été comptés correctement et vérifiés avec exactitude avant de commencer à les utiliser. Il peut même manquer des bulletins dans les livrets de bulletins de vote avec talons numérotés. Les bulletins en liasse et non en livrets, et par surcroît sans talon numéroté, sont encore plus susceptibles d'erreurs dans les emballages. Il importe que les bulletins, ou les enveloppes selon le cas, soient comptés dès leur arrivée à chaque bureau de vote et que toute différence entre les bordereaux de livraison et le nombre réellement reçu soit notée au registre du vote. La personne responsable du bureau de vote doit endosser les résultats de la vérification du compte et ces chiffres doivent être utilisés dans toute vérification subséquente du nombre de bulletins ou d'enveloppes.
Les registres de la réception ou de l'envoi des bulletins ou enveloppes n'ont pas été tenus rigoureusement.
Des erreurs ont été commises par les préposés au vote dans l'inscription des électeurs qui ont voté. Il faut constamment surveiller cette tâche tout au long de la prise du vote pour s'assurer que chaque électeur qui reçoit un bulletin ou une enveloppe, selon le cas, est inscrit comme ayant reçu un bulletin ou une enveloppe et que cette opération est faite correctement et de façon uniforme afin de faciliter le compte final.
Les bulletins sont le mécanisme de contrôle de l'intégrité mais les bulletins gâtés, déclinés ou rejetés ne sont pas immédiatement mis sous scellé dans une enveloppe ou un contenant et gardés dans un endroit sûr pour être placés dans l'urne plus tard.
Des erreurs se sont produites dans le compte ou le calcul. Chaque compte et calcul qu'il faut faire à la suite du dépouillement des votes doit être vérifié par un préposé autre que celui qui a fait les calculs originaux avant d'être inscrit aux formulaires ou registres de réconciliation des bulletins de vote.
Exemples de formulaires de réconciliation
Pour des exemples de formulaires de réconciliation des bulletins de vote au bureau de vote, voir Ballot paper account England - reconciliation form, Cahier du scrutin -Élections Canada, return of polling place officer in charge. australia et ballot paper accounting and results sheet - new zealand.
