Offres d'emploi et réponses
Selon l'approche prise pour obtenir des demandes d'emploi, les offres peuvent prendre la forme d'une mesure préliminaire pour vérifier l'intérêt et la disponibilité ou constituer une offre finale après que les postulants adéquats ont été choisis.
Peu importe l'approche choisie, il y a des étapes qu'il est préférable de suivre pour assurer un contrôle efficace du recrutement :
- susciter des demandes d'emploi auprès de postulants possibles ou vérifier l'intérêt et la disponibilité du personnel expérimenté d'élections passées;
- évaluer les demandes reçues et choisir le personnel;
- aviser les postulants qui ne sont pas choisis;
- quand la disponibilité n'a pas été confirmée d'avance ou que les demandes ne visaient pas un poste en particulier, expédier une lettre d'offre aux personnes choisies et leur demander leur acceptation du poste visé avant de procéder à leur affectation;
- aviser par écrit les postulants de leur affectation à des postes particuliers en insistant que cette affectation ne prendra effet que quand ils auront subi avec succès le programme de formation.
Il est nécessaire de bien documenter tout ce processus afin de parer à toute contestation de l'intégrité des décisions d'embauche.
Peu importe les étapes intermédiaires, une fois que les préposés ont été choisis et qu'ils ont confirmé leur engagement à respecter les conditions d'emploi et le code d'éthique, un contrat définitif devrait être fourni à chaque personne embauchée. Sans ceci, tout le processus de recrutement perd sa transparence.
Pour une situation où l'offre n'est faite qu'après évaluation des aptitudes, voir offer of employment - australia, et poll worker appointment letter - united kingdom.
Pour une situation où l'offre est une demande de confirmation de la disponibilité et la réponse est jointe à la demande d'emploi, voir offer of employment - new zealand 1996 et reply to offer of employment - new zealand 1996.
Documentation des nominations
Les contrats et autres documents remis au personnel devraient contenir suffisamment de renseignements pour bien établir les droits et responsabilités des employés. Entre autres renseignements, on devrait y retrouver :
- le titre du poste auquel la personne est affectée;
- les conditions d'emploi;
- les tâches et responsabilités du poste (ceci devrait être expliqué en plus de détails dans des documents procéduraux);
- l'endroit, la date et l'heure où la personne doit se présenter et la durée de l'emploi;
- les exigences de formation;
- les exigences du code d'éthique, y compris toute déclaration que l'employé doit signer;
- les taux et la méthode de rémunération pour la formation et les opérations, y compris les exigences fiscales et autres contributions exigées;
- tous les détails concernant les autres avantages comme le transport, le logement, les assurances et les dépenses remboursables;
- tout ce que les employés doivent savoir pour remplir efficacement leurs fonctions;
- les pénalités prévues pour les infractions aux conditions d'emploi;
- les sources de renseignements;
- une demande de confirmer rapidement l'acceptation ou non du poste.
Il pourrait être utile de fournir certains autres renseignements avec la documentation de nomination. Pour les postes plus élevés, ceci pourrait inclure des détails concernant les subordonnés. Pour les gestionnaires des bureaux de vote, on pourrait inclure le calendrier de livraison du matériel, des détails sur la sécurité et l'obtention et la remise des clefs des édifices. (voir confirmation of employment - australia, appointment of polling staff - new zealand 1996 et Nature des nominations).
Autre matériel
La livraison de la documentation de nomination au personnel lors d'une rencontre, par la poste ou par tout autre mode d'expédition est l'occasion toute choisie de remettre à chacun :
- une copie des procédures pertinentes;
- le matériel préparatoire à la formation (livres d'exercices, etc.);
- des renseignements sur ce qui a été prévu pour leur transport et leur logement.
Si, à cause de leur lieu de travail, certaines personnes devaient se prévaloir du processus de vote des absents, il faudrait aussi s'assurer que toute la documentation nécessaire leur est remise avec la documentation de nomination.
