Trouver les présentateurs qui conviendront
Lorsqu'on évalue les besoins d'une élection (voir Évaluation des besoins) et que l'on planifie la formation sur les opérations de vote (voir Organisation de la formation et Plan de formation), il faut déterminer la méthodologie appropriée pour la formation et identifier avec soin les ressources nécessaires pour développer et présenter les programmes de formation. Il faut pour cela prendre en compte des facteurs comme les capacités de formation au sein de l'administration électorale, la structure de formation adoptée (voir Méthodologie de formation) et la qualité et la disponibilité des ressources de formation externes. La structure qu'il faut adopter pour la formation dépend principalement de la disponibilité et de la qualité des ressources externes.
Il existe plusieurs options dans le choix d'un type de formation efficace, et le modèle qui s'applique à chacun pour gérer la qualité de la formation et la tenue de toutes les séances dans le délai prescrit est différent. Étant donné le grand nombre de personnes qu'il faut former en peu de temps et les conséquences que pourrait avoir un échec, l'embauche de formateurs en nombres suffisants est primordial et doit faire partie de la planification de l'élection.
Les ressources internes
Les organismes électoraux permanents peuvent disposer de tout le nécessaire pour dispenser la formation de façon professionnelle. Par contre, la formation n'est pas une fonction principale de l'organisme électoral : le secteur privé prétend que la formation devrait être entièrement confiée à des organismes de formation professionnelle. Lorsqu'il existe des unités de formation au sein de l'organisme électoral, elles s'occupent surtout du développement des programmes de formation pour les gestionnaires permanents. Il serait onéreux de maintenir une unité de formation strictement pour former les préposés au vote.
Toutefois, à cause de leurs connaissances des techniques de formation et des procédures de vote, les formateurs internes jouent un rôle important dans la surveillance des séances de formation des préposés au vote. Leurs services sont particulièrement efficaces dans les circonstances suivantes :
- aux séances de formation du premier niveau (voir Formation des formateurs), c'est-à-dire lors des séances de formation des formateurs, du personnel de l'organisme électoral ou de toute autre personne recrutée spécifiquement pour faire de la formation;
- lorsqu'il s'agit de contrôler la qualité du programme de formation des préposés au vote en assistant à différentes séances de formation et en étudiant les évaluations des séances (voir Évaluation du recrutement et de la formation).
Leur expérience peut ainsi servir à meilleur escient que s'ils donnaient eux-mêmes la formation. Le temps est toujours un facteur. Pour atteindre le maximum d'efficacité, la plus grande partie de la formation doit se faire en peu de temps avant le jour du vote. Les capacités de formation permanentes internes ne sont généralement pas suffisantes pour répondre efficacement au besoin dans le peu de temps disponible.
Lorsque les organismes électoraux ou leurs agents (comme les administrations gouvernementales locales dans certains systèmes) ont du personnel aux niveaux régionaux ou locaux, ces ressources de première ligne peuvent donner de la formation après avoir eux-mêmes été formés en tant que formateurs (il est beaucoup plus efficace de former ainsi le personnel de l'organisme électoral par l'entremise d'un programme continu). De façon générale, et dans la mesure du possible, l'utilisation de formateurs qui connaissent les élections et qui ont une certaine expérience dans ce domaine est préférable à l'utilisation de formateurs professionnels externes, pourvu que ce personnel ait démontré des aptitudes dans le domaine de la formation et que sa participation à la formation ne nuit pas à ses autres occupations.
La formation par d'autres sources
Lorsque des ressources autres que celles de l'organisme électoral sont utilisées pour la formation (la plupart du temps dans des environnements où l'administration électorale n'a pas de présence régionale ou locale), il faut décider d'un mode de gestion et les questions suivantes se posent :
- doit-on accorder un contrat de formation à un établissement de formation professionnelle;
- l'organisme électoral doit-il gérer lui-même le processus de formation et utiliser des ressources additionnelles embauchées spécifiquement aux fins de formation;
- doit-on combiner les deux approches précédentes et engager des ressources institutionnelles pour assurer la formation dans certaines régions, laissant ainsi à l'organisme électoral la formation dans les autres régions.
Lorsque des personnes ou des organisations externes sont embauchées aux fins de formation sur les opérations de vote, elles doivent comprendre très clairement qu'elles doivent respecter le code d'éthique. Un manque de neutralité dans la formation peut jeter des doutes sur l'impartialité des gestionnaires électoraux eux-mêmes ou, pire encore, leur fournir des renseignements erronés qui pourraient avoir une incidence néfaste sur la mise en vigueur des procédures.
La formation par des ressources externes
Il y a certains avantages à confier la formation dans son ensemble à des ressources externes. Les gestionnaires électoraux ont alors une tâche quotidienne de moins à accomplir alors que les échéanciers de l'élection sont très serrés et ils disposent d'une force de formation professionnelle. C'est probablement la seule méthode qui permette de mobiliser et gérer suffisamment de ressources de formation, surtout dans une structure de formation simultanée (voir Méthodologie de formation). Lorsqu'il s'agit de formation à la chaîne, c'est la meilleure méthode pour former les niveaux supérieurs. Toutefois, cette méthode apporte des désavantages sérieux qu'il faut peser attentivement avant de s'engager dans cette voie.
Confier toute la formation à des organisations externes peut mettre en jeu la perception de l'intégrité de l'élection, surtout si la tâche est confiée à des établissements d'éducation de l'État, dans des contextes où il y a des doutes sur la neutralité des institutions de l'État. Il faudra également surveiller leur rendement rigoureusement pour s'assurer que la formation est faite selon les exigences.
Sous-traitants possibles pour la formation
Les organismes suivants peuvent être envisagés pour former les préposés au vote :
- les institutions gouvernementales comme les bureaux de formation, les institutions techniques de formation et les autres autorités d'éducation;
- les groupes professionnels du secteur privé;
- les groupes communautaires, comme les organisations civiques non gouvernementales qui s'intéressent à l'éducation civique et aux droits de la personne et qui ont une certaine expérience dans ces domaines; on peut également envisager les églises.
Lorsque ces institutions ont des assises communautaires ou régionales, on peut créer un consortium qui réunit diverses organisations de formation sous une seule égide chargée de la coordination de la formation sur les opérations de vote. On peut recourir à une telle approche pour s'assurer que tous les préposés sont formés, mais il faudra surveiller de plus près l'uniformité et la qualité des services de formation fournis.
Aide internationale
Les institutions internationales qui apportent leur aide aux pays en voie de développement accordent souvent la priorité à l'élaboration et à la mise en oeuvre de programmes de formation. Cette approche contribue peu au développement de ressources de formation au sein du pays, à moins qu'elles assurent uniquement la formation des formateurs du pays et les appuient plutôt que d'assumer la responsabilité de toute la formation.
Embauche de personnel supplémentaire aux fins de la formation
L'embauche directe de personnel supplémentaire par l'organisme électoral aux fins de formation facilite le contrôle du processus de formation. Par contre, ce personnel possède souvent moins d'expérience dans la formation des adultes et des formateurs. La formation des formateurs par le personnel de l'organisme électoral ou par des formateurs professionnels aura de toute façon à aborder la question des aptitudes de présentation. À cause des divers niveaux d'expérience de ce genre de personnel, il faut exercer une surveillance étroite des présentations. On peut recruter des formateurs parmi les groupes suivants :
- les instituteurs et autres éducateurs;
- les éducateurs civiques;
- les membres des communautés qui s'intéressent à l'éducation civique et les membres de groupes professionnels;
- les préposés au vote principaux, surtout ceux qui sont responsables des bureaux de vote.
Il vaut mieux utiliser les services des éducateurs et des experts des groupes professionnels pour les modèles de formation itinérante, régionale et simultanée. L'utilisation des préposés au vote principaux dans un modèle de formation à la chaîne est efficace par rapport aux coûts. Leurs tâches associées à la formation augmenteront leur niveau de connaissances et les familiariseront avec l'ensemble des fonctions au sein d'un bureau de vote.
Le nombre de formateurs participant à chaque séance de formation
Il est toujours préférable de former une équipe d'au moins deux formateurs pour chaque séance de formation, même si les groupes comptent un petit nombre de participants et ce, pour plusieurs raisons dont les suivantes :
- pour être en mesure d'organiser plus rapidement les activités de simulation et les activités de groupes et pour dispenser de meilleurs conseils;
- pour fournir des styles de présentation variés et ainsi augmenter la capacité d'attention;
- pour disposer d'une réserve en cas de maladie, surtout lorsqu'il s'agit des équipes itinérantes;
- pour maintenir l'énergie des formateurs et terminer la formation dans les délais prescrits.
Si l'on désire développer des capacités de formation, il faut compter parmi l'équipe des formateurs un apprenti - par exemple un préposé au vote exceptionnel - à qui on pourra éventuellement confier des responsabilités en matière de formation.
Les présentateurs qui ont de l'expérience dans leur domaine technique peuvent aussi être utiles. Les gestionnaires électoraux principaux peuvent démontrer l'importance de la formation en participant à l'introduction des séances de formation. La participation d'experts en sécurité, de spécialistes des communications et de rédacteurs de procédures, à des moments opportuns, peut renchérir l'importance des informations transmises. Bien qu'elles ne soient pas nécessaires, ce genre de participations contribuent à l'efficacité de la formation, surtout si elles diversifient le style des présentations.
Formation des observateurs, des représentants des partis et des forces de l'ordre
Chacun des organismes responsables des observateurs et des représentants des partis et des candidats est aussi responsable de leur formation. Toutefois, il peut être avantageux pour l'organisme électoral de s'impliquer dans la préparation du matériel de référence technique et de fournir des présentateurs d'expérience pour cette formation. L'organisme électoral peut alors s'assurer que les renseignements légaux, procéduraux et opérationnels sont transmis correctement par ces organismes . (Pour plus de renseignements sur ce sujet, voir Formation pour les partis et les candidats et Formation des observateurs.)
L'organisme électoral doit jouer un rôle dans l'élaboration de programmes spécifiques et du matériel qui sert à la formation des membres de la force de l'ordre sur les procédures électorales, en faisant des présentations sur les sujets pertinents et en surveillant leur formation. Toutefois, il est préférable de laisser à ceux qui sont responsables du personnel de sécurité le soin de les former (voir Formation des préposés à la sécurité).
