Nécessité des rapports
Un rapport formel doit être préparé par écrit sur tout projet d'observation électorale. Selon le temps et les ressources disponibles, ces rapports peuvent être compilés sur le terrain où les gestionnaires des activités d'observation peuvent simplement transmettre leurs constatations à l'administration centrale de l'organisation qui parraine le projet, laquelle produira le rapport par la suite.
Lorsque le projet d'observation électorale est à long terme ou que des irrégularités considérables sont décelées dans des activités électorales spécifiques, il faut envisager de produire un rapport intérimaire. Si plus d'une organisation est impliquée dans l'observation électorale, il vaut peut-être la peine de tenir des séances d'information conjointes avant le stade des rapports afin que toute preuve disponible soit étudiée.
Contenu du rapport
Le rapport officiel sur l'observation électorale doit contenir une déclaration exhaustive comprenant au moins les éléments suivants :
- les constatations, les conclusions et les recommandations;
- un résumé de l'historique de l'élection et des lois, systèmes et procédures pertinents;
- une description de la méthodologie de l'observation électorale;
- les éléments d'information documentés (les rapports des observateurs électoraux, les listes de contrôle et des modèles de documents d'élection) pour appuyer les conclusions du rapport.
Distribution des rapports
Des exemplaires du rapport doivent être transmis au gouvernement et aux ministères pertinents, aux médias locaux et internationaux, aux organisations qui parrainent l'observation électorale, aux intervenants politiques à l'élection, aux organisations locales et nationales impliquées dans les questions de gouvernement et au public en général.
Structure du rapport
La structure décrite ci-dessous est suggérée pour le rapport d'observation électorale. Il s'agit toutefois d'un simple guide, à adapter selon les circonstances.
Sommaire exécutif. Fournir des conclusions sommaires par rapport aux normes adoptées pour le projet, sur :
- l'ensemble de la situation politique et de la campagne;
- la pertinence de la loi et des procédures électorales;
- la qualité et l'équité de la mise en oeuvre des procédures.
Les aspects positifs du rendement de l'élection doivent être notés tout autant que les irrégularités importantes et l'évaluation de leurs incidences sur la validité et la légitimité du résultat de l'élection.
Recommandations. Préparer une liste des suggestions pour des améliorations immédiates et futures aux infrastructures, à la participation, à l'administration et aux opérations électorales. Il faut également préciser les améliorations qu'il faut, à l'avenir, apporter aux activités d'observation.
Introduction. Décrire l'ampleur, les objectifs et la structure du projet d'observation électorale, l'information générale sur le projet (où et quand, le recrutement, les ressources, la gestion) et la coordination avec les autres organismes.
Méthodologie. La méthodologie doit décrire :
- la couverture des activités électorales;
- les endroits visités;
- les stratégies de cueillette et de dissémination d'information;
- les détails sur les sources d'information officielles et officieuses.
Si l'observation n'a été faite que pour un échantillonnage d'activités et d'endroits, il faut détailler l'évaluation des risques et la méthodologie utilisée pour définir l'échantillonnage.
Historique. Donner une description brève des facteurs historiques, géographiques, démographiques, sociologiques et politiques importants dans le contexte électoral.
La loi électorale et l'administration. Donner un aperçu de tous les renseignements qui permettent de comprendre le système électoral, y compris :
- le type d'élection;
- la loi, les règlements et les procédures électorales pertinentes;
- la structure, les responsabilités et les devoirs des organismes directement ou indirectement associés à l'administration électorale.
Contexte de la campagne politique. Si l'observation s'étend à l'ensemble de la campagne, le contexte des activités de la campagne doit être décrit. La liberté de presse et l'utilisation des médias, les autres réseaux de communication politiques informels, la composition et les activités des partis ou groupes politiques, y compris toute restriction qui leur est imposée; la participation à la campagne et les incidents de la campagne méritent d'être inclus ici.
Observation et évaluation des processus de l'élection. C'est la section principale du rapport. Elle contient un sommaire et une analyse des rapports qui parviennent du terrain, et décrit les exemples pertinents. L'analyse doit faire le lien avec le sommaire exécutif. Il peut s'avérer utile de diviser ce rapport par secteur géographique selon les incidents. Les évaluations doivent être en rapport avec les normes définies dans la méthodologie. Les questions principales comprennent :
- l'admissibilité des électeurs et leur accessibilité à l'inscription;
- les choix à la disposition des électeurs;
- la liberté des activités de campagne et de la couverture médiatique;
- l'équité de l'infrastructure de l'élection et de son administration;
- les occasions d'intimidation et de fraude;
- l'équité de l'application de la loi et des procédures;
- l'accessibilité et l'efficacité de la mise en oeuvre des opérations de vote;
- l'exactitude du dépouillement et de la publication des résultats;
- la transparence des processus;
- le secret du vote;
- l'efficacité des gestionnaires électoraux et des préposés;
- l'installation des organismes élus.
Documents à l'appui . La présente section devrait contenir les informations sur lesquelles sont fondées l'analyse, les conclusions et les recommandations du rapport. Si ces documents sont volumineux, ils peuvent être annexés au rapport principal. Ces documents peuvent comprendre des listes de vérification ou autres rapports en provenance du terrain, tout rapport intérimaire sur l'observation, les communiqués de presse, les instructions aux observateurs électoraux et les documents sur lesquels sont fondées les plaintes ou les difficultés des observateurs électoraux. Des documents sur l'historique du système électoral doivent également être inclus, comme les extraits pertinents des lois, règlements et procédures. Ils devraient comprendre les listes de vérification des observateurs électoraux ou leurs rapports, des modèles de matériel électoral et de presse sur les élections et autres renseignements pertinents.
