Introduction
Les besoins en matériel et équipement de chaque bureau de vote dépendront :
Pour être économiquement efficace, l'allocation de matériel et d'équipement à chaque emplacement doit être basée sur une étude des besoins très rigide qui prend en considération les circonstances particulières à chaque emplacement. Une plus grande efficacité économique sera atteinte si ces besoins sont calculés à partir de la base (le total des besoins de chaque bureau) plutôt qu'évalués à partir d'une vue d'ensemble. La mise en oeuvre sera plus efficace si les emplacements sont choisis assez longtemps d'avance pour permettre de commander les matériaux et équipement.
Procéder à l'évaluation des besoins
L'évaluation des besoins se fait en trois étapes.
1. À partir du nombre d'électeurs et d'employés, décider du matériel et de l'équipement qui seront nécessaires au fonctionnement efficace du bureau de vote (voir Fabrication des bulletins de vote, Équipement pour le jour du vote, Matériel pour le jour du vote et Niveau des effectifs). Les besoins de chaque bureau doivent être attentivement documentés. L'intégration de tous ces besoins dans un seul document pourrait s'avérer difficile à réaliser manuellement. Il serait plus facile de tenir des dossiers séparés pour les emplacements, l'équipement, le matériel et le personnel. Les renseignements sur le matériel de vote sont toujours plus faciles à contrôler dans un dossier à part (voir Préparation des commandes et de l'inventaire, et schedule of polling arrangements - new zealand 1996).
2. Identifier les facilités et l'équipement qui sont déjà sur place, en inspectant les lieux (voir Aménagement des bureaux de vote), et s'assurer que les contrats de location stipulent que ce matériel sera disponible pour le vote (voir Réservation des locaux).
3. Cerner les lacunes et veiller à les combler. Il faut rédiger une liste quantifiée de tout le matériel requis pour chaque bureau (voir Préparation des commandes et de l'inventaire). Étant donné que certaines choses comme des liens de télécommunication, de l'eau potable et des toilettes ne seront pas nécessairement fournies par l'organisme électoral, il pourrait être préférable de les documenter selon les fournisseurs et dates de livraison.
Révision de l'évaluation des besoins
Si l'évaluation des besoins est effectuée par les gestionnaires locaux, il sera plus facile de normaliser les niveaux de services et d'approvisionnement et d'assurer l'efficacité économique, si l'évaluation faite des besoins est révisée par un gestionnaire supérieur de la région ou de l'agence centrale. La charge de travail inhérente au contrôle de la gestion sera réduite par l'utilisation de tableaux qui relient les besoins en ressources au nombre d'électeurs. Les déviations requièrent alors l'approbation des instances supérieures.
Ententes avec d'autres organismes
L'amélioration des facilités d'un emplacement pourrait exiger de la coordination entre l'organisme électoral et d'autres agences gouvernementales ou organismes de services. Étant donné les échéanciers souvent très serrés de la préparation électorale, il est essentiel que les instances supérieures de l'organisme électoral établissent des liens avec leurs collègues des autres agences et organismes afin d'assurer une priorité aux besoins d'amélioration à des fins électorales. Il faudra peut-être que le gouvernement lui-même exerce certaines pressions comme par exemple, dans le cas de monopoles nationaux que détiennent certaines agences de communication.
