Vérifications nécessaires
À l'heure où le personnel se présente au travail, le gestionnaire du bureau devrait :
- vérifier que tous sont arrivés et que leurs documents sont en ordre;
- communiquer avec les autorités compétentes pour obtenir que les absents soient remplacés;
- assigner les tâches et ajouter toutes précisions nécessaires aux instructions aux préposés;
- identifier les préposés qui n'ont aucune expérience afin de les surveiller d'un peu plus près dans les premières heures du vote;
- s'assurer que tous les préposés portent leur insigne d'identification (voir polling official identification badges - australia, 1996 et polling official identification badges, new zealand).
Instructions aux préposés
Il est également préférable que les gestionnaires donnent une dernière séance d'information aux préposés avant le début du vote. Ce rappel des procédures et autres renseignements concernant le bureau peuvent aider de beaucoup à diminuer les erreurs, surtout au début du vote alors que le gestionnaire sera très occupé. Durant cette séance, le gestionnaire pourrait :
- présenter le personnel de surveillance;
- rappeler aux préposés que leur rôle est la prestation d'un service de haute qualité aux électeurs;
- aviser les préposés des changements de dernière heure reçus de l'organisme électoral;
- souligner les principales procédures du vote comme la sécurité, le secret du vote, la vérification de l'admissibilité, le contrôle de l'intégrité, les méthodes de distribution du matériel de vote, l'entreposage du matériel et le contrôle des files d'électeurs ainsi que les droits et responsabilités des observateurs et des représentants politiques;
- parler du maintien de la propreté des lieux;
- renseigner les préposés sur les particularités probables des électeurs attendus comme l'âge, la nationalité ou la langue, et de leurs effets possibles sur le travail des préposés;
- indiquer les installations du site comme les toilettes, les sources d'eau potable et les aires de repos;
- établir l'horaire des pauses de repos des préposés;
- rappeler les mesures d'urgence;
- rappeler les exigences administratives comme la signature du registre des présences, et les documents afférents à la paye ou au transport.
Par souci de transparence et d'utilisation efficace du temps, les observateurs et les représentants politiques devraient être invités à participer à ces sessions de renseignement.
