Lorsque le dépouillement s'effectue aux bureaux de vote il faut, en plus de s'occuper du matériel (voir Collecte des bulletins de vote et Vérification et empaquetage du matériel), entreprendre certaines activités préparatoires pour réaménager le bureau en vue d'un dépouillement efficace (voir Rôle des représentants des partis et des candidats). (Pour des renseignements sur un dépouillement qui s'effectue dans un endroit autre que le bureau de vote, voir Dépouillement centralisé des votes).
Le mode de vote (manuel ou par machine ou ordinateur), le nombre d'élections qui se tiennent simultanément et la méthode utilisée pour le dépouillement auront tous une incidence sur les préparatifs.
Activités préparatoires
Les activités préparatoires suivantes s'imposent lorsque des bulletins de papier ou sous forme de cartes sont utilisés :
- procéder à la cueillette et la réconciliation du matériel de vote (voir Collecte des bulletins de vote et Vérification et empaquetage du matériel);
- après une vérification rigoureuse de tout le matériel de vote qui demeure au bureau, démonter et enlever les isoloirs;
- enlever toute barrière installée à l'intérieur du bureau de vote pour contrôler les foules, afin de libérer l'espace utilisé aux fins du dépouillement;
- si toutes les urnes ne sont pas ouvertes simultanément, placer les urnes non ouvertes dans un endroit sécuritaire;
- réorganiser le mobilier selon les besoins pour le dépouillement;
- distribuer et organiser l'équipement requis pour le dépouillement, les machines pour compter, les calculatrices et les feuilles de compilation selon les exigences du dépouillement;
- lorsque les bulletins spéciaux sont aussi comptés au bureau de vote, organiser les installations requises pour le faire.
Si les représentants des partis et des candidats et les observateurs présents au dépouillement sont nombreux, il faut placer des barrières pour permettre aux préposés du dépouillement de circuler autour des tables où se déroule le dépouillement et empêcher les représentants et les observateurs de manipuler les bulletins ou d'intimider les préposés. Le cas échéant, les barrières ne doivent pas être érigées à une distance qui empêche les représentants et les observateurs d'observer le dépouillement.
Réaménagement
Il faut généralement fournir un espace pour le dépouillement, une table pour le responsable du dépouillement, un espace pour les représentants des partis et des candidats et souvent un espace de repos pour le personnel. L'aménagement doit tenir compte de la méthode de dépouillement.
La disposition des tables en T est efficace lorsque la méthode utilisée pour le dépouillement est celle du travail à la chaîne où les bulletins sont successivement retirés de l'urne, dépliés, triés par candidat ou parti, comptés, vérifiés, inscrits et mis en liasse.
L'aménagement pour le dépouillement dépend également des facteurs suivants :
- s'il faut compter les bulletins pour plus d'une élection (p. ex. présidentielle et corps législatifs);
- l'utilisation d'un ou plusieurs bulletins;
- si le dépouillement de différentes élections s'effectue simultanément (auquel cas il faut être particulièrement attentif pour ne pas mêler les bulletins de différentes élections) ou consécutivement.
Lorsque différents bulletins des mêmes électeurs sont comptés simultanément, et en particulier si les bulletins d'une ou plusieurs élections ont été placés dans la même urne, les tables devraient être placées en U.
Pour plus de renseignements sur des aménagements efficaces, voir Dépouillement des votes au bureau de vote et Dépouillement centralisé des votes.
La plupart du temps, le dépouillement au bureau de vote où on s'est servi de machines à voter et d'ordinateurs n'impose pas un réaménagement majeur du bureau. Il faut tout simplement une table où seront traités les relevés des machines à voter et un espace pour réconcilier les registres du vote et le nombre de bulletins comptés et un autre espace où seront traités les bulletins spéciaux.
Personnel responsable du vote
Peu importe les pressions que subit le personnel pour commencer le dépouillement immédiatement, le responsable du bureau de vote doit s'assurer que tout le personnel chargé des opérations de vote tout au long de la journée ait l'occasion de se reposer entre la fermeture du vote et le début du dépouillement. On peut par exemple confier le réaménagement de la pièce et le nettoyage du bureau de vote à du personnel non spécialisé embauché pour une courte période de temps (voir Catégories et fonctions des effectifs).
Avant de commencer le dépouillement, le responsable du vote et du dépouillement doit informer le personnel des procédures générales et spécifiques du dépouillement. Les observateurs et les représentants des partis et des candidats présents pour le dépouillement doivent aussi être invités à assister à cette séance d'information.
