Enjeux de base
Les plans de travail sont issus du plan stratégique de l'organisme électoral (voir Planification stratégique) et sont susceptibles d'être fortement influencés par le statut de ce dernier et par le cycle électoral.
Organismes électoraux temporaires
S'il n'y a pas d'organisme électoral permanent, toutes les activités liées au vote, incluant la préparation des plans de travail, seront probablement réalisées pendant la période électorale. On doit donc connaître la date de l'élection assez tôt pour que tout soit prêt le jour du vote.
Ce délai est particulièrement important dans le cas d'une élection de transition alors que le cadre juridique et les procédures ont été modifiés et peuvent encore changer pendant la période électorale et que l'organisme électoral vient tout juste d'être constitué. Pour qu'une élection de qualité acceptable soit organisée, on doit compter au minimum six mois entre le moment où le cadre électoral est défini, l'organisme électoral constitué et le jour de l'élection.
Organismes électoraux permanents
Lorsqu'un organisme permanent est en place, la préparation des opérations de vote et l'acquisition des ressources nécessaires peuvent progresser normalement, assurant ainsi un état de préparation constant. Des plans de travail qui couvrent l'ensemble du cycle électoral - d'une élection à une autre - produisent presque invariablement de meilleurs résultats.
Si l'organisme électoral assure une présence centrale minimale entre les élections, il peut axer davantage les plans de travail sur l'élaboration de systèmes et de procédures, la planification des besoins en fournitures et leur acquisition et la mise en oeuvre des opérations de vote à l'échelle locale.
Lorsque l'organisme électoral assure une présence permanente davantage sur le plan local (ce qui peut être accompli de façon plus efficace si on fait appel à d'autres ressources de l'État), on peut alors compter sur des plans de travail qui couvrent tout le cycle électoral pour assurer l'état de préparation, en ce qui a trait aux aspects suivants :
- l'identification des emplacements de vote;
- la préparation des calendriers préliminaires pour le matériel et l'équipement;
- l'établissement des besoins en personnel;
- les contacts soutenus avec les responsables éventuels du vote;
- le préemballage du matériel pour les bureaux de vote;
- la gestion des programmes d'information de l'électorat.
Intégration des tâches
On doit s'assurer d'intégrer aux plans de travail les activités de tous les participants clés. Ces plans offrent une vue d'ensemble des tâches, des échéanciers et des responsabilités pour le personnel et chaque bureau relevant de l'organisme électoral. Comme les activités de vote mobilisent un grand nombre de personnes appartenant à plusieurs entités - sous-traitants pour les fournitures, forces de sécurité, personnel de l'organisme électoral - , les plans de travail doivent être fondés sur des principes éprouvés en matière de planification qui permettent de suivre l'état de préparation en vue de l'élection.
Les composantes essentielles d'un plan de travail sont les suivantes :
- la détermination de toutes les tâches nécessaires à la mise en oeuvre des activités de vote;
- l'établissement d'une liste de priorité de ces tâches selon qu'elles sont essentielles au bon déroulement du vote, qu'elles contribuent à améliorer la qualité du service mais qui, si le temps vient à manquer, peuvent être abandonnées sans nuire à l'intégrité de l'élection;
- la définition des liens et des interdépendances entre les différentes tâches - comment elles se complètent, lesquelles doivent être entreprises ou terminées avant que d'autres puissent commencer;
- la préparation d'échéanciers intégrés pour la réalisation des tâches qui feront en sorte que toutes les mesures nécessaires soient en place à l'étape voulue dans le calendrier électoral;
- les responsabilités pour la réalisation de certaines tâches et les interfaces avec les différents fournisseurs de services sont clairement établies (voir Attribution des responsabilités);
- l'examen de l'avancement des travaux - tout en étant essentiels pour assurer l'atteinte des objectifs liés à chaque étape du calendrier électoral, des analyses et des rapports continus aident à corriger à temps les lacunes.
On peut aussi utiliser des listes de contrôle pour connaître l'avancement des travaux (voir Listes de contrôle). On doit aussi prévoir dans les plans de travail des mesures adéquates pour tenir compte des services, comme le vote par anticipation, qui doivent être prêts avant la tenue du scrutin. (Pour en savoir plus sur les calendriers et les échéanciers relatifs aux plans de travail, voir Calendriers et échéanciers.)
Préparation des plans de travail
Les éléments suivants doivent être pris en compte dans la préparation des plans de travail :
Les plans de travail doivent viser des niveaux de service réalistes. On aura beau recourir aux moyens les plus perfectionnés pour mettre en oeuvre les activités de vote, l'important est qu'elles fonctionnent bien, car il sera difficile, voire impossible, de se reprendre après l'élection. On doit donc avoir en tête les solutions les plus susceptibles d'assurer un niveau d'intégrité acceptable.
Les échéanciers doivent aussi être réalistes, pour permettre aux administrateurs de mener à bien les tâches prévues à des coûts raisonnables, et pour assurer la participation des électeurs et des partis politiques, ainsi que l'intégration efficace des services fournis par les fournisseurs externes, les entrepreneurs, les organismes gouvernementaux et(ou) les organismes internationaux.
La structure doit s'adapter à l'évolution de l'environnement, que ce soit face à l'impossibilité d'atteindre les objectifs visés ou l'égard de changements apportés au cadre électoral. Les mesures d'urgence font partie intégrante des plans de travail, en particulier dans les cas suivants : les élections n'ont pas lieu à intervalles réguliers, le déclenchement hâtif d'une élection peut interrompre les stratégies de développement à moyen et à long terme et un nouveau régime est mis en place pour la tenue d'une élection. Les plans de travail peuvent devoir composer avec les retards et les prolongements d'autres processus électoraux comme l'inscription des électeurs. Après un conflit, notamment, on doit souvent tenir compte de la poursuite de négociations sur le cadre électoral.
L'état de préparation signifie plus que la mise en place des procédures et des documents nécessaires pour le jour du vote. Toutes les installations requises doivent être prêtes à fonctionner adéquatement. Pour certaines tâches telles que l'élaboration de nouveaux systèmes ou procédés, quelques semaines de formation peuvent s'avérer nécessaires. On doit éviter toute surcharge de travail dans la semaine qui précède la tenue de l'élection générale. Le personnel est déjà soumis à un stress considérable et rien ne sert de déclencher une atmosphère de crise.
Programme de gestion de l'information
La préparation d'un plan interne de gestion de l'information est un aspect important, mais souvent oublié, des plans de travail. Beaucoup d'information circule entre l'administration centrale, les bureaux administratifs régionaux ou locaux et les bureaux de vote, concernant les procédures, l'environnement, les conditions et les événements sur le terrain. Des méthodes de diffusion et de réception de l'information ainsi qu'un calendrier de diffusion sont essentiels pour assurer la cohérence, la qualité et la souplesse du service. (Pour en savoir plus sur les méthodes de diffusion, voir Systèmes de communication.)
