Introduction
Il importe que les représentants des candidats et des partis présents à la clôture du vote soient au courant des procédures et de leurs droits. On doit leur expliquer les procédures de clôture, le droit des électeurs présents à l'intérieur du bureau de vote, l'exclusion des électeurs arrivés après l'heure de clôture et les préparatifs en vue du dépouillement.
On peut aider les représentants des candidats et des partis en distribuant à ceux qui sont présents au dépouillement une fiche de renseignements qui leur explique brièvement les procédures et les règles de fermeture et leur rôle pendant le dépouillement.
Accréditation des représentants des partis et des candidats
Lorsque le dépouillement s'effectue au bureau de vote, les représentants des partis et des candidats accrédités ne sont pas nécessairement les mêmes pour le dépouillement que pour le vote. Les préposés doivent vérifier les accréditations et s'assurer qu'aucune personne non accréditée ne soit admise dans l'enceinte du dépouillement. La loi précise généralement si les candidats peuvent eux-mêmes agir comme représentants pendant le dépouillement.
Il est raisonnable que la loi accorde seulement aux candidats à l'élection le droit d'être représentés au dépouillement. Le nombre de représentants qui peuvent être présents en même temps au dépouillement varie selon l'infrastructure de l'élection. Idéalement chacun des candidats et des partis a droit à un nombre de représentants égal au nombre de préposés au dépouillement. Toute restriction plus sévère pourrait être interprétée comme une tentative de restreindre l'observation du dépouillement.
Le nombre de représentants de partis et de candidats peut toutefois être restreint en fonction de l'espace disponible. Il faut tout de même que cet espace permette aux candidats et aux partis d'être représentés par au moins une personne. Il faut donc inclure l'espace nécessaire dans la liste des critères qui servent à la recherche de locaux pour le dépouillement. Le manque d'espace ne doit pas être invoqué pour manipuler l'observation du dépouillement.
Invitations aux séances d'information du personnel
Il est utile d'inviter les représentants des partis et des candidats à assister à la séance d'information que tient le responsable du bureau de vote pour les préposés avant le début du dépouillement (voir Préparation du dépouillement). On peut aussi informer les représentants séparément. Des représentants de candidats et de partis éclairés font partie des conditions nécessaires à la transparence et à l'intégrité du dépouillement. De plus, ils ne retarderont pas indûment le processus de dépouillement en contestant des procédures approuvées si leurs connaissances de ces procédures sont à jour.
Comportement
La loi devrait normalement établir les droits et définir les responsabilités des représentants des partis et des candidats lors du dépouillement. Il faut s'assurer que ces représentants comprennent, avant le début des activités de dépouillement, qu'ils n'ont pas le droit de manipuler le matériel électoral, surtout les bulletins, qui sont empaquetés en vue d'être retournés ou d'être utilisés pendant le dépouillement; l'intégrité de l'élection en dépend. Il faut aussi leur souligner l'importance de ne pas communiquer avec les préposés au dépouillement relativement aux totaux et résultats du compte. Les représentants des partis et des candidats devraient être au courant du fait que tout manquement à leurs responsabilités sont passibles de sanction, jusqu'au renvoi du bureau de vote.
Les représentants des partis et des candidats présents devraient être témoins officiels de la réconciliation des registres des bulletins et du déscellage des urnes. Ils devraient aussi exprimer leurs commentaires lorsqu'ils croient que les procédures n'ont pas été suivies (voir Ouverture et fermeture des urnes).
Il faut rappeler aux représentants qu'à cette étape des procédures et tout au cours du dépouillement, toute décision du responsable du bureau de vote ou du centre de dépouillement prévaut. Les conflits ne seront pas tous résolus sur-le-champ. Advenant que les représentants des partis et des candidats ne sont pas d'accord avec la décision du responsable du bureau de vote ou du centre de dépouillement, il faut leur rappeler qu'ils ont le droit de déposer une plainte formelle, par écrit, auprès de l'organisme électoral ou des autres autorités qui sont chargées légalement de résoudre des conflits électoraux.
Dépouillement à des centres de dépouillement
Le comportement des représentants des candidats et des partis doit être le même lorsque le dépouillement s'effectue à un centre de dépouillement que lorsqu'il s'effectue au bureau de vote (voir ci-haut).
De plus, lorsque le matériel relatif aux bulletins est empaqueté pour le transport vers le centre de dépouillement, les représentants des partis et des candidats devraient être invités à être témoins du scellage de tous les paquets et à confirmer qu'ils sont au courant de leur contenu et de celui des paquets qui contiennent d'autres types de matériel électoral.
S'ils refusent d'être témoins, il faut leur fournir l'occasion d'exprimer leurs raisons par écrit; ces raisons seront consignées dans le rapport du responsable du bureau de vote. Les représentants des partis et des candidats devraient aussi être invités à accompagner le matériel de vote pendant son transport au centre de dépouillement (voir Transport des urnes).
Pour plus de renseignements sur le rôle des représentants des partis et des candidats pendant le dépouillement, voir Dépouillement des votes au bureau de vote et Dépouillement centralisé des votes.
