Questions de base
La formation du personnel des opérations de vote ne peut être efficace que s'il existe du matériel et de l'équipement appropriés et que la logistique est planifiée. Certains coûts sont associés à ces besoins et il faut les prendre en considération lorsque les budgets des opérations de vote sont établis (voir Dotation et formation).
La façon la plus efficace de former le personnel chargé des opérations de vote demeure la salle de cours. La mise sur pied de programmes de formation requiert beaucoup d'organisation. Il faut choisir des endroits appropriés, assigner le personnel aux séances pertinentes, concevoir le matériel didactique et les documents, identifier et former les formateurs et, souvent, organiser les déplacements. Même si on ne peut tenir des cours de formation, le personnel doit recevoir du matériel autodidactique de référence et de formation de qualité qui lui permettra d'assumer ses responsabilités adéquatement.
Le matériel, l'équipement, la logistique et le soutien administratif requis pour la formation du personnel chargé des opérations de vote varient selon la méthodologie de formation adoptée (voir Méthodologie de formation). Par exemple, si l'on dispense la formation à plusieurs groupes en même temps, il faut plus de locaux et une plus grande quantité de matériel; cette méthode est donc plus coûteuse que d'autres.
Endroits pour la formation
Il faut choisir et retenir les locaux de la même manière, et habituellement en même temps, que ceux qui seront utilisés pour les bureaux de vote. Les normes pour les lieux de formation sont détaillées dans Environnement de la formation. Lorsque la formation se tient dans des endroits locaux, par l'entremise d'un système à la chaîne ou d'une équipe volante (voir Méthodologie de formation), il pourrait être avantageux d'utiliser les mêmes endroits qui serviront de bureaux de vote (s'ils s'y prêtent), surtout s'il s'agit d'écoles ou d'édifices gouvernementaux disponibles sur demande aux fins d'une élection.
Le matériel de formation
Il faut prendre en considération la quantité du matériel nécessaire pour les séances de formation du personnel chargé des opérations de vote au moment où sont déterminées les quantités de matériel pour l'ensemble de l'élection. Lorsque les programmes de formation débutent tôt ou qu'ils se donnent sur une base continue, il faudra veiller à livrer le matériel requis en temps utile. La formation ne peut être efficace que si, du moment de la préparation du matériel de formation jusqu'à l'élection, le cadre légal et les procédures pour les opérations de vote demeurent stables.
Le matériel requis tombe dans plusieurs catégories de base :
- le matériel de référence et les lignes directrices pour le personnel chargé des opérations de vote;
- le matériel de référence et les outils didactiques pour les formateurs;
- le matériel qui sert aux démonstrations et simulations d'activités qui se passent aux bureaux de vote.
L'assemblage des trousses de matériel de formation des préposés aux bureaux de vote peut être fait en même temps que les trousses pour les bureaux de vote à peu de frais. Ces trousses peuvent contenir du matériel de référence, des exemples des formulaires et du matériel qui seront utilisés aux bureaux de vote.
Matériel de référence
Si l'organisme électoral ne développe pas lui-même le matériel de référence, il doit en assurer un contrôle très étroit. Si le matériel de référence des préposés au vote est produit par des sous-traitants ou indépendamment par d'autres organisations, l'organisme électoral doit avoir le pouvoir de l'approuver au préalable et d'empêcher toute distribution de matériel qui n'est pas conforme aux procédures à suivre et aux pratiques acceptées.
Pour assurer le maintien de l'intégrité de l'élection, il faut fournir un manuel à chaque préposé. Les préposés au vote qui accomplissent les mêmes tâches doivent recevoir des renseignements complets et identiques sur leurs responsabilités et sur les procédures à suivre. Il ne suffit pas de leur transmettre des extraits de la loi électorale ou des copies des décisions prises par les autorités électorales ou judiciaires dans des cas précis. On peut ajouter aux manuels d'autres documents de référence comme des listes de vérification et des cartes aide-mémoire sur des fonctions particulières. (Voir Manuels pour le contenu d'un manuel de référence.)
Tenter de diminuer les coûts en ne fournissant des manuels qu'aux personnes responsables des bureaux de vote, ou demander à des groupes de se satisfaire d'un nombre réduit de manuels, ne peut qu'apporter confusion et mener à des prises de décisions inappropriées le jour du vote. Dans la mesure du possible, les participants devraient recevoir leur matériel de référence avant d'assister au cours de formation.
Les niveaux de responsabilité des préposés au vote peuvent être différents, par exemple entre les personnes chargées des opérations de vote aux bureaux de vote et les autres préposés, entre les préposés aux bureaux ordinaires et les préposés aux bureaux de vote par anticipation (ou au vote des absents, aux bureaux itinérants ou autres). Il est donc souhaitable de préparer des manuels adaptés pour des catégories semblables de préposés, qui abordent leurs tâches respectives. L'utilisation de modules facilite ces différences spécifiques.
Préparation des manuels des formateurs
La formation doit tenir compte du contenu des manuels des préposés aux bureaux de vote. Le contenu et les exigences de présentation des séances de formation doivent toutefois être clairement définis dans des manuels spécifiquement prévus à l'intention des formateurs afin d'assurer l'uniformité et la qualité des présentations. Encore une fois, chaque formateur doit recevoir sa copie de ces manuels ainsi que des manuels de procédures sur lesquels la formation est fondée (voir Matériel de référence).
Si on doit avoir recours à des formateurs qui n'ont pas d'expérience dans le domaine de la formation, ce qui peut aisément se produire lorsqu'on utilise la méthode pyramidale (voir Méthodologie de formation), il est essentiel, si l'on veut s'assurer que la formation soit efficace, de les aider en leur fournissant des manuels ou des directives sur les styles de présentation (voir Formation des formateurs).
Autre matériel de soutien
En plus du matériel de référence, il faut fournir aux formateurs du matériel propre à chaque séance, comme des diapositives ou autre matériel audiovisuel, pour les aider dans leurs présentations. Il faut aussi leur fournir des modèles de l'équipement et du matériel électoral utilisés aux bureaux de vote pour que les participants puissent mettre en pratique, dans un environnement réel, ce qu'ils ont appris pendant les séances. Les participants devraient également avoir accès aux formulaires d'élection qu'ils auront à utiliser et s'entraîner à les remplir au cours des séances de formation. Les urnes, scellés, isoloirs, enseignes, machines à voter ou ordinateurs (s'il y en a lieu) devraient également être disponibles afin de simuler la prise du vote dans un environnement réel (voir Environnement de la formation).
Structure de la formation et planification du matériel
Lorsque l'on utilise des équipes volantes ou un système de formation à la chaîne (voir Méthodologie de formation), on pourra réutiliser le matériel. Il en faudra donc une moins grande quantité. Les équipes volantes qui peuvent transporter facilement le matériel peuvent :
- transporter le matériel avec eux plutôt que d'utiliser du nouveau matériel à chaque endroit;
- réutiliser le matériel à plusieurs séances, sauf celui que les personnes chargées du vote conservent en leur possession.
Le système de formation à la chaîne dans lequel on échelonne la formation dans les localités adjacentes se prête bien au partage du matériel. On peut réaliser des économies dans les coûts du matériel par rapport à la tenue de séances simultanées.
La logistique de la formation
Les plans de logistique varient selon l'endroit où se tient la formation : dans un endroit central, dans des endroits locaux ou dans des centres régionaux. Si la formation se fait par l'entremise d'un système de formation à la chaîne (voir Méthodologie de formation), le nombre de formateurs qui auront à se déplacer sera minime. Les formateurs régionaux auront probablement à se déplacer vers un point central et il faudra leur fournir du personnel de soutien pour surveiller les séances de formation décentralisées; au-delà de ces déplacements, il ne reste plus que des déplacements locaux.
La préparation d'itinéraires et la planification sont une composante importante de l'organisation des programmes de formation, lorsque l'on utilise des équipes volantes (voir Méthodologie de formation). Il faudra aider les formateurs à faire leurs arrangements de voyage et la plupart du temps en assurer la coordination à partir d'une base centrale ou régionale. Ces équipes pourraient bénéficier de moyens de communication mobiles.
Le soutien logistique requis pour des équipes qui donnent de la formation simultanément est plus grand, puisqu'il faut coordonner toutes les ressources qui seront disponibles à un endroit ou à plusieurs endroits le même jour. Si le nombre de formateurs est restreint au point de devoir former les préposés dans des endroits plus centralisés, il faudra les aider dans l'organisation des déplacements et du logement.
