Enjeux de base
La grande diversité du matériel et de l'équipement nécessaires à la tenue d'une élection laisse une grande latitude quant aux méthodes de production et d'utilisation, depuis la composition typographique et la télécopie jusqu'à la production de documents intégrés fort complexes. Les capacités de conception et de production occupent une place importante dans la planification des besoins en matériel et en équipement. (Pour en savoir plus sur les différents types de matériel utilisés, voir Matériel et équipement.)
Évaluation de la capacité
On doit tenir compte des aspects suivants dans l'évaluation des capacités de production :
- les méthodes de production utilisées;
- la fiabilité et les fonctions d'entretien des centres de production;
- la capacité des installations de production, en tenant compte des autres contrats en vigueur pendant la période où le matériel est nécessaire, le temps d'inactivité des installations et les périodes de démarrage et d'essais pour les tirages;
- la proximité du réseau de transport (voir Transports).
Effets sur la préparation du matériel
Les capacités de l'infrastructure de production influent sur la conception du matériel électoral. Elles déterminent souvent les procédures de base pouvant être mises en oeuvre :
- les procédures visant à assurer la sécurité et l'authenticité des bulletins seront influencées par la capacité de produire ou d'obtenir du papier filigrané ou infalsifiable;
- en l'absence de presses appropriées, l'impression pleines couleurs de documents d'information ou de bulletins peut coûter très cher et même être irréaliste.
De même, c'est l'infrastructure de production qui permettra ou non de réaliser certaines économies découlant, par exemple, de l'utilisation d'urnes et d'équipement léger jetables ou semi-permanents.
Effets sur les calendriers d'approvisionnement
Le volume du matériel de vote nécessaire dépend du nombre d'électeurs et n'est pas facile à modifier. La capacité de production constitue donc un élément important à considérer lors de l'établissement des calendriers de préparation du matériel et d'approvisionnement. Si la capacité est faible :
- on doit s'approvisionner en équipement plus tôt;
- la production doit commencer plus tôt;
- si on ne peut compter sur un réapprovisionnement d'urgence en bulletins, on doit commander au départ des quantités suffisantes pour pouvoir faire face à toutes les éventualités;
- on aura besoin d'entrepôts plus longtemps.
On doit aussi tenir compte de la capacité de production dans l'établissement des échéanciers et des activités électorales, par exemple :
- la possibilité de modifier l'inscription des électeurs très tard durant la période électorale peut faciliter l'accès au vote; il faut cependant être en mesure d'imprimer des listes révisées ou supplémentaires à temps pour les distribuer dans les bureaux de vote;
- la date limite pour les mises en candidature est fixée en tenant compte de la capacité de vérifier, d'imprimer et de distribuer les bulletins de vote avant le début du scrutin.
Documents imprimés
Les activités de vote génèrent une grande quantité et une grande variété de documents imprimés : formulaires, bulletins, listes d'électeurs, brochures d'information, affiches, enseignes, etc. Pour beaucoup de ces documents, le délai entre le moment où l'information est disponible et celui où le matériel est distribué est très court. On doit donc disposer de moyens d'impression suffisants, faute de quoi il faut absolument établir un calendrier d'impression rigoureux pour assurer un approvisionnement progressif.
Approvisionnement
Planifier les calendriers de préparation du matériel et d'approvisionnement selon les capacités de production disponibles sur place permet de mieux contrôler les inventaires et le service, les coûts et les délais de réapprovisionnement. Dans les pays en voie de développement, notamment, le recours au matériel produit à l'étranger peut améliorer la qualité à court terme. Par contre, il peut entraîner une augmentation considérable des coûts, une diminution du contrôle des inventaires et du service et causer une dépendance envers des systèmes non durables et des modalités moins flexibles. (Pour en savoir plus sur l'approvisionnement dans les pays en voie de développement, voir Les pays en voie de développement.)
