Éléments de base
Plusieurs éléments de base, souvent contradictoires, entrent en jeu lorsqu'il faut déterminer le moment opportun pour former le personnel chargé des opérations de vote. Le poids qu'il faut donner à chacun de ces éléments varie selon le niveau de maturité du contexte dans lequel se déroulent l'élection et la disponibilité des ressources de formation. Les facteurs suivants entrent également en ligne de compte :
- la longueur du préavis au déclenchement d'une élection;
- le niveau d'éducation et d'alphabétisation du personnel recruté;
- la disponibilité de personnel compétent qui a déjà travaillé dans un bureau de vote.
Le choix du moment où on donne la formation doit tenir compte des éléments suivants :
- La capacité de retenir les connaissances apprises : combien de temps les préposés au vote peuvent-ils retenir les informations fournies pendant les séances de formation? En outre, il faut se demander combien de fois il faut présenter la même information avant qu'elle soit assimilée à un niveau acceptable.
- La capacité d'assimilation des connaissances : la quantité d'information qui peut être livrée efficacement dans une seule séance peut être limitée surtout si les connaissances préalables des participants sont nulles. Ce facteur aura une incidence sur la durée et le nombre des séances;
- L'évaluation des connaissances transmises : il faut accorder suffisamment de temps entre la formation et l'entrée en fonction du personnel pour pouvoir évaluer leurs connaissances (voir Évaluation des connaissances)
et prendre les mesures de redressement qui s'imposent lorsque certains ne peuvent atteindre les connaissances ou aptitudes requises;
- Le calendrier électoral : il faut connaître le calendrier des activités électorales et les devoirs de chaque catégorie de personnel par rapport à ce calendrier. La formation sera plus efficace si elle est synchronisée avec le calendrier des événements électoraux et qu'elle se donne en plusieurs séances pour éviter de livrer plus de matière que les participants ne peuvent en assimiler à la fois, surtout s'ils doivent être formés pour différentes fonctions. On devrait donc former le personnel qui sera chargé du vote par anticipation, de l'emballage et de l'envoi à l'avance du matériel électoral dont auront besoin les préposés au bureau de vote ordinaire ou au dépouillement des votes;
- le nombre de participants : combien de temps faut-il pour former efficacement tout le personnel en tenant compte du nombre de formateurs;
- la structure du programme de formation: la formation à la chaîne doit commencer plus tôt que lorsque les participants sont tous formés en même temps;
- les moyens budgétaires et le rapport coût-efficacité : des coûts sont associés à chaque séance de formation pour la location de locaux, l'équipement, le transport des participants et le matériel. Il est souhaitable de faire coïncider les séances de formation avec d'autres activités afin de réduire les coûts. Par exemple, on peut former les préposés au vote alors qu'ils sont impliqués dans les activités d'emballage du matériel d'élection.
Principes directeurs pour choisir le moment opportun
Pour déterminer le meilleur moment pour la formation, il vaut la peine de faire un compte à rebours, à partir du jour du vote qui est d'ailleurs le jour où la plus grande partie du personnel qui doit être formé travaillera activement. Il faut viser à ce que tous les préposés au bureau de vote et au dépouillement soient formés, lors d'une ou plusieurs séances, au plus tard environ sept jours avant le jour du vote.
Remettre à plus tard la formation des préposés ne laisse pas assez de temps pour évaluer l'efficacité de la formation et prendre les mesures de redressement qui s'imposent. Les responsables de la formation pourraient également se retrouver dans une situation difficile à cause de toutes les autres tâches qu'ils doivent accomplir au cours de la semaine qui précède le jour du vote. D'un autre côté, si la formation est complétée trop tôt, les préposés peuvent oublier ce qu'ils ont appris.
D'autres activités de formation peuvent être déterminées à partir de l'échéance de sept jours avant le jour du vote. Lorsque la méthode de formation à la chaîne est adoptée (voir Méthodologie de formation), il est souhaitable que les formateurs ne fassent aucune présentation avant sept jours de plus, qu'il s'agisse des formateurs régionaux qui forment les préposés au vote ou des responsables du bureau de vote qui forment leurs préposés. Les formateurs nouvellement formés auront alors le temps de se familiariser avec le matériel qu'ils doivent présenter et avec les méthodes de présentation qu'ils doivent utiliser.
Divers facteurs, allant des attentes culturelles jusqu'à l'ampleur des compétences qu'il faut développer, dicteront la durée et le nombre de séances de formation qu'il faut tenir pour les diverses catégories de préposés. Il faut se rappeler cependant que des séances intensives qui durent plus de cinq à six heures par jour exigent beaucoup d'attention de la part des participants et d'énergie de la part des formateurs.
Personnel chargé du vote spécial
Si l'on doit tenir des séances distinctes pour le personnel chargé du vote spécial et de fonctions d'aide aux opérations de vote, ces séances devraient coïncider avec le début de leurs fonctions. Les participants qui tombent dans cette catégorie sont moins nombreux et la formation est par conséquent moins complexe. Le rapport coût-efficacité est meilleur si le personnel chargé d'aider en général est formé lorsqu'il entre en fonction et qu'il est formé sur ses nouvelles tâches par la pratique au fur et à mesure que le calendrier électoral le dicte. Le personnel chargé du vote spécial devrait, tout autant que le personnel chargé du vote ordinaire, être formé environ sept jours avant son entrée en fonction.
Gestionnaires de circonscription
Lorsque du personnel temporaire est responsable de l'administration électorale locale, par exemple un directeur du scrutin, une commission électorale locale ou des administrateurs régionaux, il est beaucoup plus efficace de maintenir un registre permanent d'employés éventuels et de leur offrir un programme de formation continue. Si ce personnel n'est recruté qu'au début du processus électoral, il faut le former immédiatement.
Les séances d'information
Si les moyens le permettent, l'efficacité des séances formelles de formation sera augmentée si les préposés peuvent assister à des séances d'information ou autres activités moins formelles au cours de la semaine précédant le vote. Par exemple, si les bureaux de vote sont aménagés la veille du vote, on peut créer un esprit d'équipe et renforcer le rôle des préposés au vote en les invitant à participer à l'aménagement.
Il est surtout important de prévoir du temps pour que le matin du jour du vote, la personne responsable du bureau puisse tenir une session d'information pour ses préposés avant l'ouverture du bureau. Ceci est d'une importance fondamentale si l'on veut renforcer les procédures dans un environnement réel et aviser les préposés de tout changement apporté dans les procédures depuis qu'ils ont été formés. Cette approche devrait également s'appliquer pour donner des informations à jour aux préposés au dépouillement.
En tout temps, les administrateurs électoraux doivent être en mesure de communiquer aux préposés au vote et au dépouillement tout changement de procédures ou autres survenus depuis la fin de leur formation.
Formation sur une base continue
Lorsque l'administration électorale est permanente, il est avantageux du point de vue coûts et efficacité de maintenir une relation avec le personnel chargé des opérations de vote, surtout avec les préposés principaux comme les responsables des bureaux de vote. Cette approche facilite le recrutement lors des élections subséquentes et crée un environnement favorable à la formation sur une base continue.
La formation sur une base continue ne doit pas nécessairement se faire face à face. Les administrateurs électoraux peuvent promouvoir les activités qui créent un esprit d'équipe, transmettre de l'information sur les changements apportés aux procédures et systèmes de vote, et rehausser les connaissances déjà acquises par l'utilisation de moyens simples comme l'envoi d'un bulletin de nouvelles, une invitation à visiter les bureaux de l'administration électorale ou à assister à certains événements, ou encore tout simplement un contact social. Les préposés éventuels maintiendront ainsi leurs connaissances. La formation formelle n'aura donc pas à commencer à zéro.
L'utilisation de stratégies de formation sur une base continue peut apporter des avantages importants lorsqu'elles sont appliquées au personnel principal dans un environnement où la formation se fait à la chaîne. Même si l'on tient compte du nombre de ceux qui abandonnent, le rapport coût-efficacité demeure favorable.
