Introduction
Les plans de contingence sont un élément important de la planification opérationnelle, peu importe l'environnement ou les circonstances. Le temps est un facteur tellement crucial pour les opérations qu'il faut absolument des plans pour réagir rapidement aux pannes opérationnelles ou aux changements dans le contexte social ou physique. Des plans de rechange sont essentiels si les processus sont nouveaux et dans les situations de tensions sociales. Idéalement, les plans de contingence devraient prévoir des solutions flexibles qui peuvent être adaptées aux situations.
Bien qu'il soit généralement impossible de prévoir toutes les contingences dans tous les contextes, certains plans de contingence sont essentiels (voir Plans de contingence pour le matériel, Plans de contingence pour les bureaux de vote, Plans de contingence pour les effectifs et Plans de contingence concernant la participation des électeurs).
Les opérations
Les plans de contingence doivent toucher à plusieurs grands domaines où les pannes des systèmes, ou des événements sur lesquels les gestionnaires n'ont aucun contrôle, pourraient nuire à la capacité de livrer un service efficace et conforme aux plans. En voici quelques-uns.
Des problèmes opérationnels ou de gestion dans certains bureaux. Il peut s'agir de l'absence de préposés, de ruptures dans les liens de communication et de matériel ou équipement qui n'est pas livré à temps. On peut régler ces problèmes sur place ou en collaboration avec les représentants locaux de l'organisme électoral.
L'effondrement de la gestion électorale ou des systèmes d'approvisionnement. Il pourrait s'agir de pannes ou de défaillances dans la logistique, le transport, la poste, les communications, ou dans la production de matériel essentiel comme les listes d'électeurs et les formulaires ou encore d'ordinateurs qui ne fonctionnent pas tel que prévu. Étant donné que ces problèmes nuisent à l'ensemble de l'efficacité des opérations de vote, il serait souhaitable que la mise en oeuvre des plans de contingence soit laissée aux agents supérieurs de l'organisme électoral qui ont une meilleure vue d'ensemble de l'effet des solutions choisies sur tous les aspects du processus électoral.
Des désastres environnementaux ou sociaux. Ceux-ci peuvent inclure des incendies, inondations, tremblements de terre, révoltes sociales ou autres troubles. Leur effet peut s'étendre à l'ensemble des opérations électorales ou à un petit nombre de bureaux de vote. Étant donné que ces situations pourraient exiger l'ajournement du vote, il est souhaitable que des agents supérieurs de l'organisme électoral participent au choix des solutions et à la prise des décisions.
Responsabilités pour la prise de décisions
Les plans de contingence doivent non seulement stipuler un cadre net pour la prise de décisions en cas d'urgence, mais ils doivent également préciser les centres de responsabilité concernant la mise en oeuvre de ces plans et le moment opportun pour prendre les décisions. Ces plans doivent aussi identifier quelles urgences relèvent des autorités locales ou de l'organisme électoral et quelles autres situations exigent que d'autres agences de l'État soient consultées ou impliquées dans les décisions. L'absence d'un tel cadre pourrait donner lieu à des décisions prises localement qui toucheraient l'ensemble des opérations. De telles décisions risquent de manquer de cohérence ou de ne pas traiter la vraie cause du problème.
Contenu des plans de contingence
Les plans de contingence devraient traiter très précisément de :
- la nature de la contingence;
- les effets opérationnels de la contingence;
- les solutions possibles;
- les implications financières des solutions choisies;
- l'effet sur les autres processus.
Les solutions possibles, leurs implications financières et leurs répercussions varieront selon le moment où les décisions sont prises. Les plans devraient inclure des renseignements concernant ces variations.
Reconnaissance de l'interdépendance des processus
Il est important que les plans de contingence ne traitent pas chaque opération en isolation, mais examinent attentivement l'effet d'une solution à une contingence donnée sur les autres activités opérationnelles du vote. Par exemple :
- si un emplacement qu'on avait prévu utiliser n'est pas disponible, il y aura des répercussions sur la distribution du matériel, l'affectation du personnel et les renseignements fournis aux électeurs;
- si le système d'impression des listes d'électeurs tombe en panne, il faudra produire les listes par d'autres moyens et former le personnel en conséquence;
- un retard dans la délimitation des circonscriptions affectera le calendrier de nomination des candidats et le choix des lieux de vote.
Planification réaliste
Les plans de contingence doivent être réalistes et efficaces. Il faut pouvoir choisir le plan de contingence selon son efficacité économique. Tout plan de contingence doit inclure un cadre de référence permettant de relier les solutions envisagées aux produits visés par les opérations électorales. Peu importe l'activité qui exige la mise en oeuvre d'un plan de contingence, l'objectif demeure d'avoir suffisamment de lieux de vote bien équipés pour permettre à tous les électeurs qui s'y présentent de voter. Dans une situation de crise, les autres objectifs deviennent secondaires.
Les pannes de systèmes sont souvent dues à la complexité du contexte. Il n'est généralement pas économique de tenter d'établir des plans de contingence de la même complexité si on n'en tire que des améliorations mineures à la performance ou au service.
