Questions de base
L'évaluation du recrutement et des programmes de formation du personnel chargé des opérations de vote contribue à l'amélioration des exercices subséquents. Si des mécanismes d'évaluation sont appliqués tout au long du processus de recrutement et de formation, on pourra déceler les problèmes tôt dans le processus et apporter les correctifs nécessaires avant le jour du vote. Comme toujours, il faut des objectifs et des normes de rendement établis comme parties essentielles de la gestion du recrutement et des programmes de formation. Ces normes devraient
reconnaître l'efficacité, l'intégrité et le service.
Processus d'évaluation du recrutement
Les méthodes de recrutement devraient être évaluées en fonction des paramètres suivants :
- l'obtention de l'effectif requis de personnel;
- l'aptitude à susciter des demandes de la part de personnes qui ont les aptitudes requises pour être formées à jouer un rôle dans les opérations de vote;
- l'aptitude à recruter du personnel compétent qui possède une expérience électorale antérieure.
L'évaluation de ces facteurs devrait porter sur les point suivants :
Le processus de recrutement cible-t-il efficacement le genre de personnel que l'on veut recruter?
- Les processus sont-ils trop étroits ou trop larges pour intéresser ceux qui possèdent les aptitudes de base que l'on recherche?
-
- Devrait-on cibler des groupes occupationnels ou communautaires en particulier?
- Devrait-on faire passer plus de messages sur le recrutement?
- Est-il avantageux de maintenir un contact continu avec le personnel des élections antérieures?
Les critères d'évaluation des critères de sélection sont-ils appropriés?
- Ces critères permettent-ils de vraiment tester le niveau d'aptitudes requises pour les tâches reliées aux opérations de vote?
- Les critères ont-ils été appliqués adéquatement dans la sélection des candidats?
Le travail relié aux opérations de vote est-il suffisamment intéressant pour intéresser des candidats qui possèdent les aptitudes de base nécessaires? Sinon, peut-on améliorer les conditions pour susciter des demandes? Ces améliorations ne sont pas nécessairement d'ordre monétaire. Il faudrait plutôt considérer des solutions qui ne coûtent rien, par exemple :
- rehausser le prestige du poste;
- faire reconnaître la formation des préposés au vote aux fins d'un crédit scolaire;
- accorder un traitement préférentiel d'emploi à ceux qui ont été préposés au vote;
- effectuer les paiements plus rapidement plutôt que d'augmenter le taux de rémunération.
Il faut toutefois ainsi se demander si le taux de rémunération est suffisant pour intéresser du personnel compétent.
Évaluation du rendement du personnel
Le rendement de tous les préposés au vote devrait être évalué. La personne responsable du bureau de vote devrait faire l'évaluation de tous les préposés au vote avant la fin des activités au bureau de vote et en faire rapport en même temps que sur les activités de vote. Le rendement des personnes responsables d'un bureau de vote, des préposés itinérants et du personnel de soutien devrait être évalué par le gestionnaire électoral pour la circonscription.
Ces rapports de rendement servent à deux fins : (1) pour remettre aux membres du personnel un document de référence en reconnaissance de leurs services; ce document peut leur être utile lorsqu'ils cherchent un autre emploi, et (2) pour établir un document de référence à l'intention du gestionnaire des opérations de vote aux fins de recrutement subséquent. Ces rapports de rendement peuvent indiquer aux gestionnaires qui peut être embauché à nouveau ou promu lors d'élections subséquentes.
Ces rapports de rendement doivent être basés sur des critères objectifs et le personnel devrait en être avisé lors de sa formation. Le format idéal est celui qui fournit une liste des points à évaluer pour lesquels on accorde un pointage de rendement (de pauvre à excellent) pour chacune des fonctions, par exemple la ponctualité et la qualité du service à l'électeur. On peut également y ajouter des commentaires d'ordre général indiquant ceux qui sont aptes à être embauchés à nouveau.
Le personnel devrait avoir le droit d'examiner ce rapport et d'y apporter ses commentaires avant qu'il ne soit finalisé.
Évaluation de la formation
Il y a deux orientations interreliées de base dans l'évaluation de la formation du personnel chargé des opérations de vote :
- il faut déterminer si les préposés ont compris les informations de façon à accomplir leurs tâches avec compétence le jour du vote, c'est-à-dire une évaluation de l'apprentissage de chaque individu (pour plus de renseignements, voir Évaluation des connaissances).
- il faut déterminer si les méthodes, le contenu des renseignements transmis, l'horaire et les installations sont adéquats pour satisfaire aux besoins de transmission des aptitudes, c'est-à-dire une évaluation de l'environnement de la formation.
La mise en vigueur de programmes d'évaluation continus au cours de la formation est nécessaire pour évaluer le niveau de connaissances du personnel et l'efficacité des méthodes de présentation de la formation et pour apporter les correctifs nécessaires, si possible, avant qu'il entre en fonction. L'évaluation sur une base continue est particulièrement importante dans un modèle de formation à la chaîne (voir Méthodologie de formation) Lorsque plusieurs séances sont prévues, soit dans un modèle à la chaîne ou dans un modèle où la formation se donne sur plusieurs jours, on peut profiter des commentaires reçus sur l'opportunité de la méthode et sur le contenu pour améliorer le programme de formation sur-le-champ.
Si l'on juge que les connaissances du personnel ne sont pas suffisantes, il se peut que la seule solution soit d'ajouter des séances de formation pour les préposés principaux (les responsables du bureau de vote). Pour le personnel à un niveau moins élevé, la solution la plus efficace par rapport aux coûts est de s'assurer que les séances d'information dans les bureaux de vote, avant l'ouverture du vote, couvrent à fond les sujets sur lesquels les connaissances du personnel sont faibles.
De telles évaluations vont au moins fournir une base pour améliorer les activités de formation pour les élections subséquentes.
Méthodes d'évaluation de la formation
Il existe plusieurs méthodes pour mettre sur pied de telles évaluations, notamment :
- des programmes d'évaluation intégrés mis sur pied pendant les séances de formation, par l'entremise d'une surveillance des activités de groupes et des connaissances exprimées pendant les simulations et les jeux de rôles;
- des activités lors des séances de formation ou à la maison en utilisant des cahiers d'exercices qui peuvent être ramassés et évalués par les formateurs;
- l'utilisation de formulaires d'évaluation par le personnel à la fin de chaque séance de formation;
- la surveillance et l'établissement de rapports sur les séances de formation par les gestionnaires des opérations de vote;
- la surveillance du rendement du personnel le jour du vote.
Cette dernière méthode est une composante importante de l'évaluation de la formation mais elle ne doit pas être la seule. Cette méthode peut évidemment aider à vérifier si le personnel possède les connaissances nécessaires, à évaluer l'efficacité des méthodes de formation et à déterminer si le personnel a les qualités nécessaires pour être embauché à nouveau, mais il permettra probablement à du personnel inefficace d'agir pendant l'élection en cours.
Les programmes d'évaluation intégrés et l'utilisation d'exercices pour tester les connaissances du personnel sont également présentés dans les fichiers suivants : Évaluation des connaissances, polling staff workbook - new zealand 1996, polling staff answerbook - new zealand 1996, session workbook, senior polling staff, australia, home workbook, senior polling staff, australia, home workbook, general polling staff, australia, home workbook, electoral visitors, australia. Lorsque le personnel complète de tels exercices à la maison, il importe qu'il reçoive des commentaires individuels sur l'exactitude et la justesse de ses réponses à ces exercices. S'il en était autrement, le personnel ne se sentirait non seulement aliéné, mais il continuerait à appliquer une mauvaise compréhension des procédures.
Commentaires des formateurs
Le personnel lui-même peut fournir une bonne indication de l'opportunité des styles et méthodes de formation utilisés et indiquer les domaines dans lesquels il faut plus de formation sur les compétences nécessaires pour accomplir ses tâches. On peut ainsi demander aux participants de remplir un questionnaire à la fin des séances de formation. Le questionnaire devrait couvrir, entre autres, les points suivants:
- l'adéquation et le confort des installations, l'accessibilité aux moyens de transport, la durée des séances, les pauses, la possibilité de poser des questions;
- la pertinence du matériel présenté et des domaines dans lesquels les participants croient avoir besoin de plus d'information et de pratique;
- l'évaluation des styles et méthodes de présentation; celles qui ont été efficaces pour transmettre l'information aux participants et
celles qui ne l'ont pas été (par exemple, utilisation de lectures, de jeux de rôles, de démonstrations, de présentateurs d'expérience, d'exercices en petits et grands groupes);
- une évaluation de l'ensemble des compétences requises pour les fonctions qu'il faut accomplir;
- des suggestions pour améliorer les séances de formation subséquentes.
On peut trouver un exemple de ce type de questionnaire dans presiding officer/assistants training program, bangladesh dans la section intitulée « Évaluation de la formation ». Il importe, lorsque ces questionnaires ont été complétés par les participants, que les formateurs soient mis au courant de leurs commentaires sur la façon dont les suggestions et commentaires ont été analysés et les améliorations qu'il faut apporter.
Pour ajouter à cette banque d'information, les formateurs devraient profiter de toute occasion pour obtenir les commentaires des participants, par exemple pendant les pauses-repas et au début et à la fin de chaque séance, pour tenter de reconnaître les faiblesses et les préférences de style de présentation.
Évaluations indépendantes
L'évaluation des séances de formation par le personnel qui ne participe pas activement au processus de formation peut également permettre de préciser où on doit apporter des améliorations, plus particulièrement dans les styles de présentation et les installations. Cette méthode supplémentaire s'impose lorsque la formation est donnée par des contractants plutôt que par le personnel de l'organisme électoral et à un échantillonnage de séances de formation tenues aux niveaux inférieurs d'un modèle à la chaîne. (Pour un exemple d'une liste de vérification simple pour une telle évaluation de séances de formation individuelles, voir training observation checklist - new zealand 1996).
