Collecte du matériel
Tout le matériel de vote qui se trouve au bureau de vote doit être recueilli (voir Préparation du dépouillement) après la procédure de vérification ou simultanément si le personnel en place est suffisant; il faut ensuite le trier et l'emballer. Le bureau doit être soigneusement inspecté pour s'assurer qu'aucun matériel n'a été placé ou laissé à des endroits inhabituels pendant les heures de vote.
Il y va de l'intégrité électorale et financière de récupérer tout le matériel qui a servi à la prise du vote et de vérifier les registres pour s'assurer qu'il n'en manque aucun. Ce matériel doit comprendre :
- les récépissés pour les bulletins ou les enveloppes;
- les registres de bulletins;
- les scellés officiels ou les instruments avec lesquels il faut marquer les bulletins;
- les registres maintenus par les préposés au vote relativement aux bulletins de vote ou aux enveloppes;
- les renseignements sur les électeurs y compris les inscriptions le jour du vote;
- les registres contenant les contestations et oppositions;
- les registres des présences du personnel et les registres financiers.
Moment pour emballer
Lorsque le dépouillement s'effectue à un autre endroit, tout le matériel du bureau de vote doit être emballé immédiatement après la réconciliation et la vérification du matériel de vote (voir Collecte des bulletins de vote) et envoyé avec les urnes au centre de dépouillement (pour plus de renseignements sur la préparation au transport au centre de dépouillement, voir Préparatifs pour le transport de l'urne et Transport des urnes). Il est souhaitable d'envoyer tout le matériel au centre de dépouillement au cas où il y a eu erreur dans les empaquetages.
Lorsque le dépouillement s'effectue au bureau de vote, tout le matériel doit être trié dès la fermeture du vote. Le matériel comptabilisé mais non utilisé pour le dépouillement (bulletins ou enveloppes non utilisés, les listes d'électeurs, et autres documents semblables), doit être empaqueté et mis sous scellés immédiatement. Si l'on doit consulter les documents contenus dans ces paquets pendant le dépouillement (p. ex. pour chercher du matériel manquant ou emballé par erreur, les scellés qui sont brisés et les nouveaux scellés doivent être inscrits dans un registre, y compris les justifications, en présence des représentants des candidats et des partis.
Il n'est pas nécessaire de tout emballer et mettre sous scellé avant que le dépouillement soit terminé si on peut se fier au professionnalisme et à l'intégrité des préposés. Il sera alors plus facile de trouver les documents manquants pendant le dépouillement. Il faudrait toutefois conserver le matériel trié en sécurité dans un endroit autre que celui où se déroule le dépouillement.
Empaquetage
L'empaquetage du matériel de vote est une activité souvent considérée comme une tâche peu importante qui s'ajoute aux activités de vote. Elle se déroule à la fin de la journée alors que les tâches principales semblent avoir été complétées et le personnel est fatigué. Un mauvais empaquetage peut pourtant être à la source de bien des problèmes et laisser planer des doutes de pratiques inappropriées, plus particulièrement aux centres de dépouillement ou plus tard lors de contestations. Chercher des documents mal empaquetés peut alors causer des pertes de temps et des tensions inutiles.
L'empaquetage du matériel au bureau de vote doit être régi par des lignes directrices claires et entrepris de manière efficace et professionnelle, sous la surveillance étroite des préposés principaux. Il faut s'assurer que tout le matériel au bureau de vote soit récupéré et empaqueté.
Il arrive souvent que l'empaquetage du matériel à un bureau de vote ne soit pas adéquat à cause d'un système d'empaquetage trop compliqué. Les systèmes qui utilisent une série d'enveloppes placées l'une dans l'autre, ensuite dans des boîtes qui sont à leur tour placées dans des sacs, tous identifiés par des étiquettes ou numéros qui se ressemblent, peuvent être déroutants pour un personnel déjà fatigué après une longue journée de travail, peu importe l'intensité de la formation qu'il a reçue. Un système d'empaquetage simple, qui sépare et identifie le matériel principal dont il faut rendre compte et, lorsque les moyens financiers le permettent, un système fondé sur un code de couleurs, facilitera l'empaquetage après le vote et le dépouillement.
Système d'empaquetage
L'empaquetage du matériel du bureau de vote vise à atteindre un certain nombre d'objectifs de base :
- séparer le matériel pertinent au compte et à l'intégrité du vote;
- séparer le matériel pertinent à chaque élection tenue dans le même bureau de vote, qu'il s'agisse d'élections pour différents paliers de représentativité dans la même circonscription, ou lorsque le bureau de vote émet des bulletins de vote pour plus d'une circonscription;
- regrouper le matériel de manière logique afin que le contenu des paquets soit cohérent;
- fournir un empaquetage sûr qui répond aux risques de sécurité du contexte et qui protège le matériel pendant son transport aux centres de dépouillement (si nécessaire), ou pendant son transport aux endroits où les comptes sont vérifiés à nouveau, et son entreposage jusqu'à ce que la période de contestation soit expirée.
Les coûts locaux, le montant de matériel qui doit être empaqueté et la sécurité du contexte auront tous une incidence sur le système d'empaquetage qu'il faut adopter : des enveloppes, des boîtes de carton, des sacs de plastique fort, des conteneurs verrouillés ou une combinaison de ces méthodes.
Matériel non comptabilisé
Le matériel le plus facile à traiter est celui qui n'est pas pertinent au dépouillement ou l'intégrité de l'élection. Étant donné que la priorité du moment doit être accordée au dépouillement, ce matériel peut être placé en seul paquet, dans un conteneur bien identifié, et trié plus tard. Ce matériel comprend :
- les manuels et guides de procédures utilisés par les préposés au vote;
- les affiches, enseignes et autres articles d'information et de référence utilisés par les préposés au vote et les électeurs;
- les formulaires non comptabilisés inutilisés, par exemple les formulaires de contestation et d'inscription (comprenant possiblement des enveloppes de bulletin, mais seulement lorsque ce matériel n'est pas utilisé aux fins de contrôle du nombre de bulletins émis);
- les fournitures de vote moins importantes, comme les insignes, les stylos, les crayons, le papier, les boîtes de bulletins non utilisés, les paquets de scellés, les rubans, la corde, les torches, les lanternes, etc.
Matériel comptabilisé
Il est très important que le matériel comptabilisé soit trié de manière uniforme et avec discipline. Ce matériel peut être regroupé logiquement afin de faciliter sa récupération. Chaque catégorie de matériel doit être identifiée clairement et distinctement et une étiquette reconnaissable doit être apposée sur chaque paquet. Chaque étiquette devrait décrire le contenu du paquet (type de matériel et nombre d'articles de chaque type). Si un certain type de matériel doit être empaqueté dans plus d'un paquet, les étiquettes devraient préciser la partie du matériel que le paquet contient. Le responsable du bureau de vote doit s'assurer que les préposés au vote remplissent les étiquettes correctement et s'en portent garants.
Chaque paquet doit être mis sous scellé de manière à ce que tout trafiquage puisse être facilement décelé. La méthode et le matériel utilisés pour l'empaquetage doivent être assez robustes pour prévenir des bris durant le transport normal et la manutention. On peut atteindre cet objectif en utilisant des scellés de plastique ou de métal (il faut consigner leurs numéros), des sceaux en papier ou du ruban gommé.
Le responsable du bureau de vote devrait apposer sa signature sur les sceaux de papier ou les rubans gommés. Les représentants des partis politiques et des candidats devraient être invités à faire de même pour signifier qu'ils sont au courant de ce que contiennent les paquets (voir Rôle des représentants des partis et des candidats).
Le système de vote et les procédures utilisées auront une incidence sur les détails des types de matériel dont il faut rendre compte et qui doivent être empaquetés. Les classifications suivantes fournissent cependant une base solide pour catégoriser logiquement des types particuliers de matériel.
1. Bulletins déposés par les électeurs dans les urnes appropriées. Si les bulletins doivent être comptés manuellement, ils doivent demeurer dans les urnes jusqu'au moment du compte. Si les bulletins sont comptés mécaniquement à un autre endroit, il faudra peut-être d'abord les traiter partiellement au bureau de vote (retirer les bulletins des enveloppes pour la réconciliation ou autres vérifications de validité et le triage (voir Collecte des bulletins de vote) et les replacer dans l'urne ou dans un autre contenant). Les représentants des partis politiques et des candidats présents doivent être invités à être témoins du scellage. Après le dépouillement, ces bulletins doivent demeurer en liasse, triés par préférence de candidat, afin d'être placés à nouveau dans une urne scellée ou dans d'autres contenants scellés. Cet empaquetage qui précède le compte des bulletins doit aussi être formellement noté en présence des représentants des partis politiques et des candidats et les observateurs (voir Apposition des scellés et Apposition des scellés).
2. Autre matériel de vote. Dans les systèmes où le contrôle principal de l'intégrité repose sur le bulletin de vote et que par conséquent il faut rendre compte de tous les bulletins, ce matériel peut comprendre :
- les bulletins ou cartes inutilisés;
- les talons des bulletins non utilisés (s'ils sont détachés à leur émission);
- les bulletins gâtés (ceux qui ont été émis et remplacés sur demande de l'électeur);
- les bulletins abandonnés ou rejetés (ceux qui ont été émis aux électeurs mais qui n'ont pas été déposés dans l'urne);
- les marques ou scellés officiels utilisés pour établir l'authenticité des bulletins émis;
- les clés des machines à voter.
Dans les systèmes où le contrôle principal de l'intégrité repose sur l'émission d'une enveloppe de bulletin à un électeur plutôt que sur le bulletin lui-même, cette catégorie comprendrait les enveloppes de bulletins inutilisées, les bulletins et enveloppes abandonnés, les talons et les souches des enveloppes de bulletins émis (si détachés). Chacune des sous-catégories devrait être empaquetée individuellement et placée dans un même conteneur.
3. Registres des électeurs qui se sont présentés au bureau de vote. Ce matériel comprendrait :
- toutes les copies des listes d'électeurs utilisées au bureau de vote;
- les demandes de bulletins complétées par les électeurs (sauf si elles sont attachées au bulletin dans l'urne);
- tous les registres établis au bureau de vote sur les électeurs qui ont reçu un bulletin;
- les formulaires d'inscription utilisés le jour du vote lorsque les électeurs reçoivent un bulletin ou les certificats émis par les autorités civiles certifiant que ces électeurs ont été omis de la liste d'électeurs par inadvertance;
- des imprimés des machines à voter ou des ordinateurs et les rapports de dépouillement;
- les formulaires de contestation.
4. Les rapports des responsables des bureaux de vote et les registres du vote. Cette catégorie contient toutes les données relatives à la gestion des opérations du bureau de vote, qu'il s'agisse de livrets ou de séries de formulaires (peu importe le format). Ce matériel comprend :
- les récépissés pour le matériel;
- les réconciliations et registres du dépouillement des bulletins;
- les registres des bulletins spéciaux émis;
- les registres des scellés des urnes;
- les rapports sur les contestations, incidents et conflits relativement au vote;
- les registres de présences, de rémunération, des dépenses et d'évaluation du personnel;
- les rapports sur la qualité du service à l'électeur et de l'aménagement des bureaux de vote.
5. Les registres des bulletins spéciaux émis.
6. Les renseignements sur les observations des électeurs, des représentants des partis politiques et des candidats ainsi que des observateurs. Le contenu de ce matériel (s'il en est) peut varier considérablement selon le système électoral en vigueur. Il peut contenir des données comme les documents d'accréditation que les représentants des partis politiques et des candidats ou les observateurs doivent remettre ou des renseignements sur les électeurs relatifs à leur inscription.
Lorsque des élections pour différents représentants ou des circonscriptions électorales différentes se tiennent au même bureau de vote, le matériel de chacune des élections doit être empaqueté séparément. On pourrait par exemple utiliser les mêmes codes de couleurs pour les étiquettes ou les enveloppes qui sont utilisées pour les bulletins.
Tout le matériel empaqueté pour le transport doit être conservé en lieu sûr. Il faut aussi compléter des documents de contrôle (voir Préparatifs pour le transport de l'urne). Dans la mesure du possible, tout le matériel d'un bureau de vote doit être mis dans un même conteneur (sauf possiblement les urnes). Ces conteneurs doivent contenir tout le matériel d'un seul bureau de vote. Chaque paquet et chaque conteneur d'un bureau de vote doit clairement identifier (par nom ou numéro) la circonscription à laquelle il appartient. Cette opération demande beaucoup de précision lorsqu'il se trouve plus d'un bureau de vote au même emplacement.
Entreposage du matériel du bureau de vote
Après le dépouillement, il faut séparer le matériel d'élection et l'équipement qui doit être entreposé de ceux qui doivent être détruits. Les périodes durant lesquelles le matériel d'élection doit être conservé, la façon de le conserver et la responsabilité de la conservation ou de la destruction sont normalement énoncées dans la loi (voir Entreposage après le jour du vote).
