La disposition des bureaux de vote devrait favoriser :
- l'efficacité de la circulation des électeurs dans le bureau de vote;
- la mise en oeuvre efficace des processus de vote conformément au cadre législatif;
- la sécurité et l'intégrité du vote;
- la transparence du processus électoral;
- l'efficacité de la dotation;
- la protection du secret du vote.
Il ne sera pas toujours possible d'atteindre pleinement et simultanément tous ces objectifs à cause de restrictions imposées par :
- les procédures électorales stipulées dans le cadre législatif électoral. Par exemple, on nuira au flot efficace des électeurs si les urnes doivent être placées près des préposés à la distribution du matériel de vote et que les électeurs doivent y retourner pour déposer leur bulletin de vote. L'aménagement des bureaux doit viser la mise en oeuvre efficace des procédures électorales;
- la convenance de l'édifice ou de l'espace utilisé. Il se pourrait que, faute de choix, l'emplacement utilisé n'offre pas les dimensions ou l'aménagement idéal pour le nombre d'électeurs, de préposés, de représentants politiques et d'observateurs, ni pour les procédures à mettre en oeuvre.
Dispositions approuvées pour les bureaux de vote
Des modèles de disposition pour les bureaux de vote sont essentiels pour assurer l'efficacité économique de la dotation et de la formation du personnel des bureaux et de l'approvisionnement de ces derniers (voir Niveau des effectifs). Une certaine flexibilité sera cependant nécessaire selon les emplacements disponibles.
Après l'inspection des emplacements de vote (ou faute de pouvoir les inspecter, à la lumière d'un plan obtenu des propriétaires), il faut faire approuver un plan d'aménagement pour chaque bureau. Si les gestionnaires de ces bureaux ont déjà été nommés, il serait utile qu'ils participent à cette inspection. Dans les régions isolées, il faudra peut-être laisser cette tâche au gestionnaire du bureau, mais le plan devrait tout de même recevoir l'approbation de l'agent électoral responsable de la circonscription.
Les gestionnaires des bureaux de vote doivent être tenus de respecter le plan approuvé. L'efficacité économique et l'efficacité du service aux électeurs exigent que le respect des plans approuvés soit imposé (voir Contrôle des foules et des files d'attente, Confirmation de l'admissibilité et Remise du bulletin et dépôt du vote).
Entrées et sorties
Pour faciliter le contrôle d'une circulation ordonnée des électeurs dans un bureau de vote, il est préférable qu'il n'y ait qu'une seule entrée et une seule sortie et qu'elles soient situées aux extrémités opposées du bureau, ce qui permettra une circulation à sens unique des électeurs dans le bureau.
Cette possibilité n'existera pas dans tous les emplacements. Dans certains cas, il n'y aura qu'une seule porte pour l'entrée et la sortie ou les deux portes seront avoisinantes. Dans de tels cas, il faudrait ériger des barrières pour assurer le contrôle de la circulation et surtout pour séparer les électeurs qui entrent de ceux qui sortent.
Préposés à la surveillance
Il faut placer le gestionnaire et son adjoint (s'il en a un) de telle façon qu'ils peuvent surveiller efficacement toutes les activités des électeurs et des employés. L'endroit idéal est habituellement près de l'entrée pour être à la portée des électeurs qui ont besoin d'aide pour voter. Il serait également préférable que l'espace près du gestionnaire serve aussi pour le matériel qu'il faut protéger ou entreposer pour usage éventuel.
Aire de distribution du matériel de vote
Les tables devant servir à distribuer le matériel de vote comptabilisé devraient être situées de telle sorte que les préposés peuvent observer les files d'attente et les isoloirs, ce qui ne sera pas possible s'ils font face aux files d'attente. Leur situation dans le bureau devrait également permettre la formation d'une file d'attente bien définie.
Les isoloirs
Il faut placer les isoloirs d'une façon qui protège le secret du vote tout en permettant aux préposés au vote de les surveiller. Les endroits où il sera possible de placer les isoloirs dépendront du genre d'isoloirs utilisés, qu'ils soient autonomes, placés sur des tables, ou nécessitant d'être appuyés au mur. Autant que possible, on devrait les situer entre la table de distribution du matériel et celle où on retrouve les urnes. Dans le cas d'isoloirs autonomes de grandes dimensions, il faut éviter de les placer de telle sorte qu'aucun préposé ne peut surveiller les urnes.
Les principaux délais dans les bureaux n'ont souvent rien à voir avec l'efficacité des préposés, mais découlent plutôt du temps que les électeurs prennent pour remplir leur bulletin de vote. C'est un aspect qu'il faut étudier attentivement pour les décisions concernant :
- le nombre d'isoloirs requis pour assurer une circulation constante des électeurs étant donné la participation prévue (voir Isoloirs);
- la superficie requise pour installer les isoloirs là où ils permettront aux électeurs d'y avoir facilement accès.
Il faut également prendre en considération l'espace nécessaire aux électeurs en chaise roulante. Au besoin, il faudra installer des isoloirs spéciaux conçus spécifiquement pour répondre à ce besoin.
Ameublement
Plusieurs de ceux qui travaillent dans les bureaux de vote devront avoir une table de travail. De même, la disposition des bureaux devra permettre d'en placer sans pour autant nuire à la circulation. Il faudra normalement prévoir des tables pour :
- le gestionnaire du bureau et son adjoint;
- les préposés à la vérification de l'admissibilité des électeurs et à la distribution du matériel de vote comptabilisé (il ne faut pas oublier que plus ces fonctions sont réparties entre les préposés, plus il faudra de tables).
L'emplacement de ces tables et leur orientation affecteront grandement le service aux électeurs.
Il faudra peut-être ajouter des tables pour :
- exposer des documents d'information et autre matériel électoral;
- déposer les urnes;
- recevoir les représentants politiques et les observateurs et leur permettre de travailler.
Il faut assurer aux employés une surface de travail adéquate sans pour autant encombrer les bureaux de vote avec trop de meubles. Les entrées et les sorties doivent être bien dégagées. Si on procède à la vérification de l'admissibilité des électeurs et à la distribution du matériel de vote près de l'entrée, ceci nécessitera peut-être des tables, mais il faut s'assurer de ne pas obstruer le passage.
Il faut retirer de l'espace réservé au vote toutes les tables qui ne semblent servir à rien car elles nuisent à la circulation et certains électeurs seront tentés de les utiliser pour voter plutôt que de se rendre dans les isoloirs.
Certains autres meubles seront nécessaires, par exemple pour entreposer le matériel en général et pour assurer la sécurité des urnes. L'espace nécessaire à ces fins devra être prévu et bien indiqué sur le plan d'aménagement des bureaux.
Barrières
Des barrières, même rudimentaires, peuvent être d'une grande utilité pour assurer une circulation ordonnée des électeurs dans le bureau de vote. Ces barrières devraient bien contrôler le flot des électeurs sans pour autant nuire à la circulation des préposés et des observateurs. De telles barrières peuvent servir à :
- définir les files d'attente;
- dans les cas où les procédures l'exigent, diriger les électeurs vers les isoloirs ou les urnes appropriés;
- séparer les électeurs qui entrent de ceux qui sortent, ce qui est particulièrement important dans les bureaux dotés d'une seule porte;
- s'assurer que les électeurs qui ont voté ne retournent pas dans l'espace réservé au vote.
Les barrières peuvent servir à définir le trajet des files d'attente et à faire serpenter celles-ci pour faire meilleur usage de l'espace. S'il y a plusieurs files d'attente, des barrières peuvent assurer qu'elles demeurent séparées. Ces barrières ne doivent pas empêcher les électeurs de se rendre auprès du gestionnaire ou des préposés aux renseignements.
Bien que par souci d'apparence, certains organismes électoraux voudront faire construire des barrières spéciales, l'efficacité économique suggère plutôt qu'on en érige à l'aide de cordes ou qu'on en obtienne d'autres agences gouvernementales qui en utilisent pour le contrôle de véhicules ou de piétons.
Les urnes
Les urnes devraient être placées à la vue des préposés, des représentants politiques et des observateurs et ne pas être cachées par les isoloirs ou d'autres meubles. Le choix des endroits désignés pour les urnes doit prendre en considération le nombre stipulé dans le cadre législatif (par exemple des urnes distinctes pour chaque bulletin lors d'élections multiples simultanées ou une boîte pour chaque file d'attente), de même que toute stipulation légale exigeant que les électeurs retournent déposer leur vote à la table où ils ont reçu le matériel de vote. L'endroit le plus efficace pour faciliter la circulation serait entre l'isoloir et la porte de sortie. L'espace requis pour les urnes variera selon qu'elles sont autonomes ou requièrent des tables pour les situer à une hauteur adéquate.
Les communications
Dans les endroits dotés de lignes téléphoniques fixes, il faut s'assurer qu'un téléphone est placé sur la table du gestionnaire. Dans le cas d'un télécopieur, il faut également s'assurer que le gestionnaire et son adjoint y ont facilement accès.
Emplacements de vote avec plusieurs salles
Il est préférable que toutes les activités du vote aient lieu dans une seule pièce. Si cela n'est pas possible, il faudrait répartir les activités de façon à assurer que les électeurs n'auront pas à passer d'une salle à l'autre pour compléter le processus de vote. Par exemple, si on a plusieurs files d'attente (selon une division alphabétique ou géographique), l'objectif serait de s'assurer que tout le processus, de la vérification de l'admissibilité au dépôt du bulletin dans l'urne, puisse se faire dans une seule salle pour chaque file d'attente.
Il pourrait s'avérer inefficace de placer chacune de ces étapes dans une salle séparée. De plus, cette approche est à éviter car elle pourrait nuire à l'efficacité économique, notamment en exigeant plus de personnel pour assurer le flot des électeurs, ajoutant aux problèmes de gestion et en demandant plus de matériel et d'équipement.
Modèles d'aménagement
Pour des exemples d'aménagement des bureaux de vote selon différentes exigences procédurales, voir Modèles d'aménagement.
