Codification des procédures
On doit codifier dans un manuel les procédures et les pratiques générales d'administration des opérations de vote. Par la suite, ce manuel servira de document de référence, mais aussi de base pour la préparation de la formation technique du personnel électoral chargé de l'administration des opérations de vote.
Ces manuels administratifs sont importants. Ils permettent à tous les électeurs de recevoir un traitement équitable et au personnel administratif d'interpréter de manière juste et uniforme les lois et les règlements électoraux. Afin de favoriser la transparence de l'administration des opérations de vote, on devrait de préférence mettre ces manuels à la disposition de l'électorat.
La portée et le contenu des manuels administratifs dépendront de la structure de l'organisme électoral - selon qu'il maintient une présence permanente sur le plan local ou régional ou qu'il embauche des gestionnaires locaux ou régionaux temporaires, qu'il loue des locaux et de l'équipement à des fins électorales, qu'il contrôle les opérations de vote à l'échelle nationale, ou encore que ces opérations soient assurées par des organismes locaux.
Responsabilités du personnel
Les manuels destinés aux administrateurs des opérations de vote doivent énoncer clairement les responsabilités du personnel. Là où l'administration est organisée selon les divisions fonctionnelles, ou lorsque des bureaux administratifs ont été créés à l'échelon central, régional et(ou) local pour la période du vote, on peut produire, par souci de clarté, un manuel de procédures pour chaque division ou pour chaque échelon. Parmi les sujets à aborder, mentionnons les suivants :
- l'éventail des tâches à accomplir;
- le fondement juridique des tâches;
- les procédures pertinentes;
- les méthodes organisationnelles et les modèles de meilleures pratiques;
- les exemples de formulaires standard pertinents;
- les exemples de solutions à des problèmes courants.
Sujets
Voici d'autres sujets d'ordre général à traiter :
- les codes d'éthique;
- les divers aspects touchant les opérations de vote (cycles de planification, calendriers, responsabilités et participation au vote, suivi de la mise en oeuvre, correctifs à apporter);
- l'examen et l'établissement des besoins en matière de ressources : localisation adéquate des bureaux de vote, dotation et formation du personnel, finances, gestion du matériel et approvisionnement, mesures de sécurité, communications, logistique, formes spéciales de vote (vote des absents, vote par anticipation, etc.), information de l'électorat;
- les données budgétaires (préparation et révision);
- le recrutement, la formation, la rémunération et le contrôle du rendement des effectifs (personnel administratif, préposés au vote et au dépouillement des bulletins);
- le choix et la réservation des locaux pour les bureaux de vote;
- la supervision des opérations dans les bureaux de vote par des gestionnaires;
- la gestion du matériel : commande du matériel et de l'équipement, contrôle de la production et de la qualité, emmagasinage, distribution et réception du matériel de vote (bureaux administratifs, bureaux de vote et centres de dépouillement), sécurité du matériel, archivage après l'élection;
- les mesures de sécurité;
- les contrôles en matière de fraude, de corruption et d'infractions électorales;
- les mises en candidature et l'enregistrement des partis politiques;
- l'établissement de l'ordre des candidats et des partis sur le bulletin de vote (dans le cas de bulletins de vote sur lesquels les électeurs « marquent leur choix »);
- les procédures et les campagnes d'information de l'électorat;
- les relations avec les participants politiques, les autres organismes, les groupes communautaires et les observateurs;
- les droits des électeurs et des participants politiques;
- la gestion des formes spéciales de vote : dispositions additionnelles pour la dotation en personnel, la logistique, la distribution et le retour du matériel, le contrôle et les procédures de vote différentes;
- les procédures de dépouillement du vote et la supervision du comptage des bulletins;
- la vérification des dépouillements et des dépouillements judiciaires;
- la détermination et l'annonce des résultats;
- le traitement des plaintes et des contestations visant les décisions administratives;
- l'évaluation du rendement.
(Pour des exemples de manuels sur l'administration du vote, voir returning officer's manual - new zealand, 1996, divisional office procedures, elections - australia 1996 et the electoral administrators manual - united kingdom. Pour un exemple de manuel traitant à la fois des responsabilités du personnel administratif local et des gestionnaires de bureaux de vote, voir election officials manual - ghana.)
