Problèmes possibles
Les administrateurs électoraux devraient toujours disposer d'une réserve de personnel pour faire face aux situations où des préposés ne se présentent pas au travail ou le bureau est inondé par un nombre d'électeurs beaucoup plus élevé que prévu.
Il est plus efficace de gérer cette mesure de contingence au niveau du bureau ou de la circonscription car, moins il y a d'échelons administratifs, plus la réponse pourra être rapide. De plus, si cette mesure est administrée centralement, la logistique sera plus compliquée pour que les remplaçants puissent se rendre à leurs postes (voir Personnel en réserve).
Où garder les effectifs de réserve
Les décisions importantes ne touchent pas seulement le nombre des effectifs de réserve qu'il faut recruter (voir Personnel en réserve), mais aussi l'endroit où ils devraient être durant le jour du vote. Il faut trouver le juste équilibre entre coûts de dotation et de logistique et capacité de répondre rapidement aux urgences pour assurer aux électeurs un service adéquat.
Le déploiement des effectifs de réserve dépendra du transport et de la logistique disponible, de la superficie géographique à servir et de l'utilisation anticipée de ces effectifs. Il y a plusieurs solutions.
Une petite réserve pourrait se présenter au travail à chaque emplacement de vote (voir Personnel en réserve). Le désavantage de cette approche est qu'elle réduit un peu la flexibilité et est relativement dispendieuse. Le besoin d'effectifs de réserve ne se fera pas sentir partout au même degré, mais sera plutôt concentré dans quelques bureaux. Cette approche peut également constituer un gaspillage de ressources pour satisfaire un scénario pessimiste dans tous les bureaux.
Placer la réserve dans les bureaux du gestionnaire de la circonscription ou autre point central du genre. Cette approche ajoute à la flexibilité du service, mais son efficacité dépendra du transport disponible et de l'étendue géographique à servir. Il faudra avoir des véhicules et des chauffeurs pour reconduire les véhicules au centre pour répondre à d'autres besoins.
Si on fait usage de surveillants ambulants, on pourrait leur assigner des adjoints qui, au besoin, seraient affectés à l'un ou l'autre des bureaux (voir Autres préposés aux opérations de vote). Cette approche donne de la flexibilité sur le territoire du surveillant itinérant, profite de véhicules déjà utilisés pour visiter les bureaux et permet au surveillant d'évaluer le degré d'urgence auquel les bureaux font face.
Les effectifs de réserve pourraient demeurer en appel chez eux. Cette approche se prête bien aux situations où les préposés sont recrutés localement. Des économies sont réalisables si ces personnes sont rémunérées à des taux moindres, pour attendre les appels, qu'ils ne le seraient pour être sur place sans travailler. Cette approche ne sera efficace que si les systèmes de communication sont fiables, que les personnes concernées ont leur propre véhicule ou demeurent près des bureaux et si les gestionnaires peuvent être convaincus qu'ils demeureront prêts à recevoir les appels durant toute la durée du vote.
Nominations d'urgence le jour du vote
La planification pour les urgences devrait également envisager la possibilité que les réserves établies s'avèrent insuffisantes. Bien qu'il soit à souhaiter que ceci ne se produise pas, les administrateurs et le cadre législatif devraient en reconnaître la possibilité.
Le personnel administratif des bureaux de circonscription peut également servir à combler des postes en cas d'urgences et ces personnes ont l'avantage de déjà connaître certains processus électoraux. Cependant, cette source d'effectifs a ses limites et il faudra étudier l'effet de leur absence sur les opérations de leur bureau dont les effectifs sont tirés.
De plus, le cadre législatif pourrait permettre aux gestionnaires des bureaux de nommer des préposés le jour même du vote dans des circonstances bien précises comme l'impossibilité d'opérer à cause de l'absence de certains préposés. Le gestionnaire devrait s'assurer que les personnes recrutées signent un contrat de service, le code d'éthique, la promesse de respecter le secret et tous les autres documents exigés du personnel des bureaux. Il serait préférable de leur assigner des tâches moins compliquées comme le contrôle des entrées et des sorties ou la garde des urnes. Les administrateurs doivent s'assurer que ces personnes apparaissent aussi dans les dossiers de rémunération et de service.
De telles nominations doivent être attentivement surveillées par l'organisme électoral pour s'assurer qu'elles sont justifiées et que les personnes nommées satisfont aux critères d'impartialité. Le gestionnaire du bureau concerné devrait consulter le gestionnaire de la circonscription avant de procéder à ce genre d'embauche. Dans un contexte hautement politisé, il pourrait être impossible de convaincre tous les participants politiques de l'impartialité de ces nominations et il serait par conséquent plus prudent, bien que plus dispendieux, de recruter d'avance une réserve d'effectifs.
