Généralités
Dans les systèmes où les bulletins sont comptabilisés, leur impression doit faire l'objet de mesures de contrôle et de sécurité. Si l'authenticité des bulletins est assurée par un papier spécial, on doit aussi contrôler rigoureusement les quantités de papier. Les bulletins doivent être imprimés en grand nombre et dans des délais très serrés, et ce sans erreur d'impression. C'est pourquoi l'organisme électoral doit avoir une confiance totale dans les compétences, les mécanismes de contrôle de la qualité, l'intégrité et la sécurité de l'imprimeur. L'organisme devrait à cet égard instaurer ses propres mécanismes de contrôle de la qualité.
Dans le cas des bulletins avec enveloppe, comme ceux qui sont utilisés en France, les électeurs peuvent se les procurer librement. L'exactitude du contenu des bulletins reste importante, mais il n'est pas nécessaire d'exercer le même degré de contrôle d'intégrité et de sécurité qu'avec les bulletins sur lesquels les électeurs « marquent leur choix ».
Imprimeur
Lors de la conception des bulletins, on doit tenir compte du délai d'impression. Il faut aussi s'assurer que le sous-traitant choisi peut respecter les spécifications d'impression. On aura peut-être de la difficulté à trouver dans la région des imprimeurs capables de produire des bulletins dotés de caractéristiques spéciales, soit parce qu'ils n'ont pas la technologie requise ou ne peuvent effectuer le travail dans les délais prévus. Parmi ces caractéristiques spéciales, mentionnons les suivantes :
- l'utilisation de papier filigrané ou d'un autre papier spécial;
- des méthodes d'impression contrôlées;
- la production des bulletins sous forme de livrets, avec talons numérotés;
- une épreuve couleur et(ou) des photographies couleur des candidats.
La fabrication des bulletins au moyen de ces méthodes plus onéreuses, et leur production dans un pays étranger, peut augmenter considérablement la facture. De plus, si les bulletins sont produits à l'étranger, il est plus difficile de contrôler la qualité et le calendrier d'approvisionnement des bulletins qui représentent l'élément le plus important du matériel électoral. Les délais d'approvisionnement seront plus longs, à moins que l'on ait recours à des méthodes de transport très coûteuses. On ne doit décider d'imprimer à l'étranger qu'après avoir bien analysé les possibilités de production à l'échelle locale.
En raison des forts volumes et des délais serrés souvent associés à l'impression des bulletins, on confiera de préférence la fabrication à un sous-traitant de la région, s'il y a des entreprises acceptables. En général, le recours à plusieurs sous-traitants à l'échelle locale n'est pas conseillé, le risque que le contrôle de la qualité et l'uniformisation du produit soient compromis étant trop grand.
Calendrier d'impression
Le calendrier d'impression dépend de facteurs comme le délai de livraison. Si l'on a besoin de bulletins détaillés pour le vote par anticipation ou le vote à l'étranger, on doit produire sans délai une petite quantité initiale de bulletins pour toutes les circonscriptions électorales.
Lorsqu'on utilise des bulletins de vote par la poste (qui peuvent être fabriqués à l'avance) pour le vote par anticipation ou le vote des absents, les imprimeurs commencent habituellement à produire les bulletins pour les circonscriptions électorales les plus éloignées afin de permettre leur empaquetage avec les autres fournitures destinées aux bureaux de vote.
Contrôle de la qualité d'impression
L'organisme électoral et l'imprimeur appliquent des mesures de contrôle rigoureuses pour que les bulletins soient imprimés correctement. Le transfert électronique du format et du contenu du bulletin, de l'organisme électoral à l'imprimeur sous-traitant, permet d'éviter les erreurs. L'impression de tous les bulletins doit s'effectuer conformément à des instructions strictes concernant les autorisations d'impression et de transfert du matériel, les quantités, le contenu, la sécurité et la distribution (voir Instructions pour l'impression des bulletins de vote - Élections Canada).
Pour chaque bulletin de vote imprimé (pour différentes circonscriptions électorales, formes de vote ou élections), les mesures de contrôle doivent comprendre les vérifications initiales suivantes :
- la remise au sous-traitant des spécifications de conception détaillées (pour vérifier si elles ont été bien comprises, on lui demande une épreuve que l'on révisera attentivement);
- la vérification détaillée du contenu avant l'envoi au sous-traitant : vérifier l'ordre des partis et des candidats par rapport à celui annoncé après la clôture des mises en candidature; vérifier l'exactitude des renseignements sur tous les partis et les candidats figurant sur le bulletin avec ceux fournis dans les formulaires de mises en candidature acceptées;
- la vérification et l'approbation par l'organisme électoral de toute planche de tirage ou de tout film produit par le sous-traitant, avant l'impression des épreuves.
Au cours de l'impression, on doit effectuer les vérifications suivantes :
- obtenir du sous-traitant l'assurance que le matériel électoral est sûr;
- vérifier si le sous-traitant a prévu un lieu d'entreposage sécuritaire, à l'épreuve des intempéries, pour tous les bulletins imprimés, le papier, les planches de tirage et le matériel de reproduction;
- la sécurité physique à l'intérieur de l'imprimerie, incluant la fouille des employés lorsqu'ils quittent les lieux;
- le retour sans faute de toutes les planches de tirage et de tout le matériel de reproduction à l'organisme électoral, qui veillera à les détruire de façon appropriée une fois l'impression terminée.
Lorsqu'on utilise du papier spécial à des fins de contrôle d'intégrité, on doit aussi prendre les mesures de sécurité suivantes :
- l'entreposage sécuritaire du papier chez l'imprimeur;
- la comptabilisation et la destruction par le sous-traitant de toutes les chutes, de tous les déchets de papier et de tous les bulletins abîmés;
- la comptabilisation par le sous-traitant de tout le papier qui lui a été fourni.
