L'annonce de la période de mise en candidature
L'administration électorale, et non le gouvernement, devrait être chargée d'informer le public des dates d'ouverture et de fermeture de la période des mises en candidature. Pour en faciliter la compréhension, l'information devrait être publiée en langage simple plutôt qu'en citant simplement le jargon légal contenu dans la loi ou les règlements. (Pour un exemple d'une annonce officielle de l'ouverture de la période des mises en candidature, voir proclamation regarding candidates - namibia). On devrait également publier les qualités requises pour se porter candidat et la liste des points qui seront vérifiés par l'organisme électoral avant d'accepter le bulletin de présentation (voir Responsabilités pour la vérification des bulletins de présentation).
Publicité sur la période des mises en candidature et les exigences
Bien que la loi ou les règlements vont prescrire certaines exigences quant à la publicité qu'il faut faire de la période des mises en candidature, les administrateurs électoraux locaux devraient s'enquérir de la meilleure manière de transmettre cette information aux intervenants politiques éventuels. Cette méthode est particulièrement importante dans les élections transitoires ou lorsque la loi permet à des candidats ou à des groupes indépendants, autres que les principaux partis enregistrés, de se porter candidat. Les moyens économiquement efficaces varient selon l'environnement.
Il faut penser à publier la période des mises en candidature dans les médias d'information et à tenir des réunions publiques. L'envoi de lettres ou l'utilisation d'autres moyens de communication directe avec les candidats éventuels est à déconseiller : ces moyens pourraient être perçus comme accorder un traitement de faveur envers des intervenants politiques donnés.
Il importe de souligner que le message sur les mises en candidature, en sus d'énoncer les qualités qu'il faut pour se porter candidat, doit spécifier très clairement les points suivants :
- l'autorité chargée de recevoir les bulletins de présentation et son adresse ainsi que la manière de présenter les documents de mises en candidature (p. ex. par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique);
- l'heure et la date exactes auxquelles les documents de mises en candidature doivent être reçus par l'autorité chargée de les recevoir.
Il importe de prévoir des programmes d'information publique sur la période des mises en candidature de façon à ce que les renseignements sur la date et l'heure de clôture soient largement publiés les jours qui précèdent cette date.
Réception des documents de présentation et d'enregistrement
Il faut exercer un contrôle sur les documents de présentation et d'enregistrement des candidats, groupes et partis politiques et pouvoir en répondre en tout temps. La perte ou la validation incomplète de ces documents peut engendrer des difficultés majeures plus tard dans le processus électoral.
Le moment de la réception des documents de candidature par l'autorité pertinente est crucial à l'acceptation de la candidature ou de l'enregistrement, surtout lorsque les partis et les candidats attendent la dernière heure pour présenter leurs documents.
Les contrôles administratifs suivants minimiseront les risques de contestation relativement à la réception de bulletins de présentation ou de documents d'enregistrement :
- noter formellement l'heure et la date de réception des bulletins de présentation et des documents d'enregistrement dès leur réception;
- accuser réception du bulletin de présentation (pour un exemple, voir receipt for nomination petition, virgin islands);
- inscrire formellement la réception des documents, l'heure et la date, dans un registre tenu spécifiquement à cette fin (manuellement ou par informatique);
- utiliser une liste de vérification pour chacun des bulletins de présentation ou demandes d'enregistrement (voir Responsabilités pour la vérification des bulletins de présentation);
- à intervalles réguliers, afficher publiquement des listes à jour des bulletins de présentation reçus (pourvu que la loi le permette);
- si les bulletins de présentation et les documents d'enregistrement peuvent être reçus par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique, le personnel administratif doit s'assurer que l'équipement requis est réservé strictement à cette fin afin de permettre à tous d'envoyer ces documents avant la fin du délai.
Examen public
La question de rendre les bulletins de présentation disponibles pour examen public peut soulever certaines inquiétudes. Aux fins de transparence, cette mesure est certainement indiquée. Toutefois, lorsqu'il y a risque d'intimidation des candidats et des personnes qui ont appuyé leur présentation, il faut se demander comment et à qui on peut communiquer les listes de noms et adresses qui accompagnent les bulletins de présentation.
Vérification sur-le-champ
Les bulletins de présentation et les demandes d'enregistrement reçus par messager devraient être vérifiés sur réception, devant la personne qui les apporte, pour s'assurer que tous les renseignements nécessaires sont complets et exacts, par exemple :
- que les documents comprennent le nombre minimum de présentateurs;
- que la caution accompagne les documents et qu'elle est en devises légales;
- que tous les renseignements du candidat et du parti sont conformes aux exigences.
Il faut immédiatement préciser toute omission afin qu'elle soit corrigée dans les plus brefs délais et il faut la noter au registre de vérification (voir Responsabilités pour la vérification des bulletins de présentation).
Personnel requis
Dans l'éventualité où le nombre de candidats ou de partis à l'élection risque d'être élevé, l'organisme électoral devrait revoir attentivement ses besoins en personnel et en locaux nécessaires pour répondre aux besoins le jour de clôture. Dans la mesure du possible, les administrateurs devraient communiquer avec les partis et les candidats pour fixer un rendez-vous pour la présentation de leurs documents. La tâche des administrateurs sera ainsi plus facile, le déroulement du processus de mise en candidature sera plus facile à gérer et les risques de conflits entre partisans de différents candidats qui peuvent entraver le processus de présentation seront minimisés.
Maintien des registres de présentation
Les documents de présentation ou d'enregistrement doivent être conservés en lieu sûr et facile d'accès lorsque vient le temps de les vérifier et de les contre-vérifier en regard des modèles ou épreuves des bulletins de vote. Tous les bulletins de présentation et les documents qui les accompagnent doivent être placés en lieu sûr au moins jusqu'à la fin de la période de contestation.
