Méthodes d'empaquetage
Il existe deux méthodes principales d'empaquetage pour la livraison :
La méthode « individuelle », selon laquelle le matériel destiné à un bureau de vote précis est empaqueté conformément à l'inventaire détaillé des fournitures requises pour ce bureau. Cette méthode est utile lorsque le nombre d'électeurs diffère grandement d'un bureau de vote à un autre, et que les salaires et les autres frais sont peu élevés comparativement au coût du matériel.
Un ensemble standard renfermant la même quantité de fournitures (dans un ou plusieurs contenants) est livré dans tous les bureaux de vote. Cette méthode est idéale lorsque le nombre d'électeurs inscrits dans les bureaux de vote est comparable (en particulier si la limite maximale d'électeurs à servir n'est pas très élevée). Même quand le nombre d'électeurs varie de façon importante, il est préférable de livrer des lots d'ensembles standard aux grands bureaux de vote ou de créer un ensemble standard « ordinaire » et un ensemble « de réserve », plutôt que d'empaqueter individuellement le matériel destiné à chaque bureau de vote. (Pour un exemple de contenu d'ensembles standard, voir Matériel nécessaire à la tenue d'une élection .)
Il est toujours plus pratique d'empaqueter un seul article à la fois que d'essayer de monter un ensemble complet (ou tout l'inventaire d'un bureau de vote) puis de passer au suivant. De cette façon, le matériel est emballé au fur et à mesure qu'on le reçoit des fournisseurs.
De plus, on gagne en efficacité en effectuant une seule livraison au bureau de vote. De multiples livraisons compliquent la tâche du gestionnaire et entraînent une hausse des frais d'expédition, ainsi qu'un accroissement des besoins en matière de sécurité dans la plupart des bureaux de vote.
Voici quelques consignes additionnelles :
- Placer les emballages de matériel et d'équipement d'élection dans des conteneurs dont la construction, la taille et le poids conviennent à la méthode d'expédition.
- Sceller les paquets au moyen d'un dispositif d'inviolabilité ou d'un ruban indécachetable afin que toute falsification soit immédiatement visible.
- Étiqueter clairement les paquets (destination et contenu).
(Pour plus de détails sur l'empaquetage et la distribution des fournitures, voir Distribution.)
Lieu de l'empaquetage
Lorsqu'on fournit des ensembles standard aux bureaux de vote, il est habituellement plus pratique de les empaqueter dans un endroit centralisé. Cette solution élimine les manutentions et le transport inutiles et, par conséquent, réduit les risques d'erreur. Même si l'on prépare des emballages individuels pour chaque bureau de vote, l'empaquetage dans un lieu central ou régional permettra :
- d'éviter les manutentions inutiles, ce qui réduira les coûts d'expédition et les risques d'erreur;
- d'assurer un meilleur contrôle de la qualité.
Mesures de contrôle
Pendant l'empaquetage, on doit exercer un contrôle très étroit de la comptabilisation et des pistes de vérification, c'est-à-dire :
- mettre en oeuvre un plan des étapes d'empaquetage à respecter;
- cocher chaque ensemble individuel ou chaque inventaire au fur et à mesure qu'il est empaqueté;
- procéder à des conciliations du matériel comptabilisé après l'empaquetage;
- numéroter et étiqueter les paquets;
- tenir un registre sur l'avancement des tâches d'empaquetage;
- instaurer des mesures de sécurité rigoureuses dans le lieu d'empaquetage.
Normes de santé et de sécurité
L'empaquetage doit respecter les exigences de la loi sur la santé et la sécurité du travail. Pour faciliter le transport du matériel à destination et à l'intérieur des bureaux de vote, chaque paquet ne devrait pas peser plus de 20 kilogrammes.
