Introduction
La direction des préposés aux élections repose sur deux principes fondamentaux :
- la supervision pour assurer la précision du service;
- un engagement envers le bien-être du personnel pour qu'il demeure motivé durant toute cette longue journée.
Le professionnalisme dans la gestion
Le jour du vote est une journée longue et généralement difficile pour les préposés, souvent sous pression, durant laquelle ils effectuent des tâches pour lesquelles ils ont reçu une certaine formation mais qu'ils n'ont jamais eues à entreprendre dans un contexte réel. Sans un engagement envers une gestion professionnelle du personnel, le service aux électeurs et la précision des procédures risquent de descendre sous les niveaux acceptables. Si les gestionnaires veulent obtenir le maximum de leur personnel, il est important qu'ils créent un bon rapport avec eux, appuient leurs efforts dans des conditions difficiles et les encouragent.
Gestion des circonscriptions
Les responsabilités de gestion pour les activités du bureau de vote ne se limitent pas au seul bureau de vote. Les gestionnaires de la circonscription doivent également faire leur part pour assurer la surveillance durant les heures d'opération. L'instauration d'une structure de centre opérationnel (voir Centres des opérations et de la sécurité) est une façon efficace d'intégrer les mesures de gestion.
La gestion des bureaux de vote exigera que les gestionnaires de la circonscription :
- établissent un horaire de rapports verbaux avec les bureaux de vote, qui soit réparti de façon à éviter de surcharger les systèmes de communication (le début et la fin du vote doivent être inclus dans cet horaire);
- assurent des communications ouvertes et rapides avec les gestionnaires des bureaux de vote, surtout pour répondre à leurs questions;
- soient à même d'apporter des solutions fiables pour combler les manques de matériel ou de personnel et les problèmes de sécurité;
- visitent les bureaux de vote durant les heures d'opérations pour s'assurer que les gestionnaires de ces bureaux respectent les procédures et méthodes de gestion établies.
Visites des bureaux de vote
L'horaire des visites doit inclure une visite de tous les bureaux dans les deux premières heures du vote. Même une courte visite peut permettre de déceler et corriger des lacunes dans l'aménagement, l'interprétation des procédures et la livraison du matériel. Une visite au début de la journée permettra également d'identifier les gestionnaires les plus faibles qui auront besoin de plus de visites et d'appui. Si on attend plus tard dans la journée pour visiter un bureau, on risque que plusieurs électeurs aient été mal servis ou qu'une mauvaise mise en oeuvre des procédures cause de longues files d'attente. L'horaire de ces visites doit également viser à maximiser l'appui offert aux gestionnaires plus faibles ou moins expérimentés, tout au long de la journée.
Une bonne façon d'améliorer la gestion de l'ensemble de la circonscription serait de faire usage de surveillants ambulants pour visiter les bureaux et régler les problèmes de matériel (voir Autres préposés aux opérations de vote). Ceci sera plus facile dans les régions urbaines. Dans les régions rurales, la distance entre les bureaux peut rendre cette approche moins pratique.
Surveillance du personnel dans les bureaux
Une des principales tâches des gestionnaires de bureaux est de gérer le rendement des préposés pour s'assurer que le service et la précision des procédures sont maintenus toute la journée. Dans les bureaux où les préposés sont très nombreux, il peut être nécessaire de nommer des adjoints au gestionnaire pour assurer une surveillance adéquate (voir Énoncés de qualités et de tâches pour les préposés au vote).
La nomination de surveillants qui n'ont pas de qualités de chef en plus de leurs connaissances techniques créera des problèmes le jour du vote. La gestion et la surveillance efficaces du personnel exigent que les gestionnaires adoptent une attitude proactive plutôt que d'attendre que les problèmes surviennent.
Parmi les éléments essentiels de la surveillance du personnel des bureaux de vote, on compte l'observation constante du rendement (voir Contrôle du rendement des préposés au vote) et des questions de bien-être (voir Bien-être des préposés le jour du vote) du personnel durant toute la journée.
Compréhension des tâches
Tous les préposés doivent bien comprendre leurs tâches. Ceci implique que le gestionnaire assigne des tâches bien précises à tout le personnel avant le début du vote et lors de rotations du personnel. Avant le début du vote, le gestionnaire devrait également rencontrer les préposés, en groupes ou individuellement, pour leur rappeler les procédures et les aviser des particularités du bureau et des services disponibles (voir Préparatifs pour le commencement du vote). Une telle rencontre devrait également être organisée pour le personnel du dépouillement avant le début du comptage.
Régler les conflits
Les gestionnaires devraient être à l'affût de conflits entre des électeurs ou des observateurs et les préposés, et intervenir rapidement, calmement et avec courtoisie pour les résoudre.
Appui des gestionnaires aux actions des préposés
Les gestionnaires des bureaux doivent prendre une attitude neutre et objective face aux plaintes concernant les gestes, le service et les attitudes des préposés. Dans le feu de l'action, des erreurs commises honnêtement sont parfois mal perçues par les représentants politiques. Les électeurs peuvent alors croire que l'application stricte des mesures visant à assurer l'intégrité n'est rien de plus que de la léthargie bureaucratique.
Les préposés travaillent souvent durant de longues heures dans des conditions très difficiles qui peuvent facilement éprouver leur patience. Si les préposés respectent les procédures et font de leur mieux pour servir les électeurs dans les conditions qui leur sont imposées, ils méritent l'appui des gestionnaires en cas de plaintes. Par contre, si leurs manquements aux procédures mettent l'intégrité du vote en danger, les gestionnaires doivent pouvoir prendre les mesures disciplinaires qui s'imposent.
