Les bureaux de vote doivent respecter certaines normes précises
L'organisme électoral devrait établir des normes pour permettre d'évaluer si les emplacements visés pour servir de bureaux de vote sont appropriés. Ces normes devraient couvrir tous les besoins des opérations de vote. Dans plusieurs régions, il se pourrait qu'on ne trouve pas d'édifices ou qu'ils ne conviennent pas. Il sera alors nécessaire, à la lumière d'une évaluation des emplacements disponibles, de décider si les solutions de rechange qui suivent peuvent servir :
- apporter aux édifices existants les changements nécessaires pour qu'ils conviennent aux opérations de vote;
- monter des tentes ou installer d'autres structures temporaires ou mobiles pour servir de bureaux de vote;
- faire voter les gens à l'extérieur.
Cette dernière solution n'est généralement possible que si on a raison de croire que les conditions météorologiques le permettront ou si le nombre d'électeurs est peu élevé. Le vote au grand air pourrait cependant être normal dans des sociétés où les prises de décisions se font normalement dans cet environnement.
Inspection
Il est nettement préférable qu'une inspection complète des lieux soit effectuée sur place et cette inspection sera plus efficace si elle est faite par un membre de l'administration ou de la commission électorale de la circonscription en présence d'un représentant du propriétaire. Il serait aussi préférable que, s'il a été nommé, le gérant du bureau de vote concerné participe à cette inspection afin de se familiariser avec les lieux.
Rapports d'inspection
La préparation de rapports sous forme de listes de contrôle aidera à évaluer la convenance des lieux et à décider de l'équipement additionnel que l'organisme électoral devra fournir (voir polling place assessment - australia, 1996). Dans les cas où soit qu'il s'agit d'endroits isolés ou pour toute autre raison, l'inspection sur place n'est pas possible, un rapport uniforme devrait être obtenu des propriétaires ou de leurs représentants (voir determination of polling location forms, new zealand).
Éléments de l'évaluation
Les éléments à considérer lors d'une évaluation des lieux incluent :
- la convenance de l'espace physique pour un aménagement efficace de bureaux de vote et sa capacité de servir le nombre d'électeurs attendus (voir Disposition des bureaux de vote);
- les routes et autres services de transport et le stationnement en milieu urbain;
- les services et installations disponibles en matière de communications, l'ameublement, les abris pour les électeurs en attente, l'entreposage sécurisé, les salles d'aisance, l'eau, l'électricité, la ventilation, le chauffage, la climatisation, etc. (voir Locaux);
- la convenance pour servir les électeurs âgés, ou physiquement désavantagés;
- au besoin, la possibilité de sécuriser le bureau de vote;
- le fait que l'emplacement n'est pas disqualifié à cause d'autres activités pouvant y avoir lieu qui seraient à l'encontre des exigences législatives, porterait offense aux sensibilités culturelles de la communauté ou mettrait en doute l'intégrité de l'élection (voir Emplacement des bureaux de vote);
- les coûts ou les conditions liés à l'utilisation de l'emplacement.
