Introduction
L'objectif de toute la planification, de toute la préparation, de tout le recrutement et la formation, de la production de matériel et de l'acquisition d'équipement, de même que de la vérification des systèmes et autres activités préparatoires, est de s'assurer que les opérations du jour du vote soient efficaces. Peu importe la qualité de la planification et des vérifications, la mise en oeuvre efficace le jour du vote demeure l'aspect essentiel du succès de l'élection.
Les facteurs suivants sont primordiaux à ce succès.
Préparer le jour de l'élection
À l'approche du jour du vote et le matin même du vote, les dernières pièces du casse-tête sont mises en place. Si possible, la préparation des lieux de vote devrait être complète la veille du jour du vote. Ce serait inviter le désastre que d'attendre au matin du vote pour effectuer la livraison de matériel essentiel et s'assurer que tout l'équipement fonctionne et que tout le matériel est en place.
Parmi les éléments importants de ces derniers préparatifs, on compte :
Dans des régions bien développées, le personnel peut se rendre aux lieux de vote par ses propres moyens. Dans les régions plus isolées ou les pays moins développés, l'organisme électoral devra leur fournir le transport nécessaire (voir Transport des préposés). De plus, si le vote dure plus d'une journée, des arrangements additionnels seront nécessaires (voir Vote durant plus d'une journée).
Durant les heures du vote
Pendant que les bureaux sont en activité, tout le personnel de ces bureaux concentre ses efforts à assurer aux électeurs un service efficace, courtois et intègre. Avant l'ouverture des bureaux, il faut effectuer une dernière vérification du matériel et de l'équipement et s'assurer que tout le personnel est en place et en faire rapport au gestionnaire de la circonscription (voir Préparatifs pour le commencement du vote, Vérification des lieux de vote, Vérification des effectifs et Vérification du matériel).
Durant toute la durée du vote, les gestionnaires des bureaux de vote sont responsables de s'assurer que :
Les procédures dans les bureaux de vote comprennent un certain nombre de routines :
L'observation des activités du bureau par les représentants des candidats ajoute à la transparence des processus électoraux et peut aider à éviter des erreurs ou des pratiques partisanes de la part de tous les concernés (voir Rôle des représentants des partis et des candidats).
La fin du vote
Peu importe où se fait le dépouillement, il y a certaines procédures à suivre dans les bureaux à la fin du vote.
Fermer le bureau de vote à l'heure prévue pour éviter les contestations basées sur le fait qu'on aurait permis à des électeurs de voter bien qu'ils se soient présentés en retard. Un traitement équitable des électeurs déjà en ligne pour voter à l'heure de fermeture et toute décision prise concernant la remise de la fermeture peuvent avoir un effet important sur l'intégrité perçue du processus (voir Clôture du vote).
Cueillir et sécuriser tout le matériel comptabilisé dont les bulletins, les listes d'électeurs et les enveloppes de bulletin si elles sont utilisées et comptabilisées. Une des tâches les plus importantes consiste à bien concilier le matériel comptabilisé, à la fin du vote. Il s'agit souvent d'une des tâches les moins bien comprises et aussi les moins appréciées étant donné qu'elle doit se faire à la fin d'une longue journée de travail très intense. Cependant, pour assurer un dépouillement efficace et l'intégrité de l'élection, il est essentiel que ces conciliations soient faites avec précision et que les divergences soient examinées. Une comptabilisation inexacte du matériel à ce stade pourrait avoir de sérieuses conséquences et ajouter aux coûts du dépouillement. Elle pourrait également susciter des contestations concernant les résultats de l'élection (voir Collecte des bulletins de vote).
Trier, vérifier et emballer tout le matériel du bureau. L'utilisation d'un système trop compliqué pour effectuer cette tâche fera perdre beaucoup de temps plus tard, lors du comptage ou du triage par l'organisme électoral. Il est cependant important de bien séparer le matériel comptabilisé et réutilisable du matériel dont on peut disposer (voir Vérification et empaquetage du matériel).
Plusieurs des tâches accomplies à la fermeture des bureaux sont d'une grande importance à l'intégrité du vote. Il s'agit surtout de la réconciliation du matériel, du scellage des urnes et de l'arrêt des machines de vote et des ordinateurs. Il est par conséquent préférable, par souci de transparence, que ces tâches soient effectuées en présence de représentants des candidats (voir Rôle des représentants des partis et des candidats).
Avant de quitter les lieux, le gestionnaire du bureau doit s'assurer que tous les dossiers et les rapports concernant les activités du jour du vote sont complets (voir Clôture du vote).
Les autres activités de fermeture varieront selon que le dépouillement se fait dans les bureaux ou dans des centres de dépouillement. Si les bulletins sont comptés dans les bureaux de vote, il faudra ajuster l'aménagement pour faciliter un dépouillement efficace (voir Préparation du dépouillement). Par contre, si les bulletins sont transportés ailleurs pour le dépouillement, il faudra mettre l'accent sur un triage, comptage et emballage rapides mais précis pour préparer ce transport (voir Évaluation des normes de sécurité et des locaux).
La présence d'installations spéciales pour le vote des absents ou le vote par la poste ou encore, de bureaux mobiles, exigera des mesures additionnelles concernant l'organisation et la comptabilisation du matériel à la fermeture des bureaux, surtout si le vote dure plusieurs jours (voir Clôture des bureaux de vote itinérants et Dispositions pour le vote spécial).
Traitement des contestations et des plaintes
Tant durant qu'après les heures et le jour du vote, les organismes électoraux seront probablement saisis de plaintes concernant la qualité du service rendu, la conduite des participants politiques, des décisions du personnel électoral et la validité des procédures et des pratiques mises en oeuvre. Suivant le jour du vote, les résultats de l'élection pourraient être mis en doute à cause d'irrégularités perçues. Il est important d'avoir un processus ouvert et équitable pour répondre à ces plaintes et contestations (voir Traitement des contestations et des plaintes).
Le suivi
Après une élection, l'organisme électoral devra prendre diverses mesures de suivi :
- s'assurer que tout le matériel et l'équipement sont récupérés et entreposés de façon sécuritaire pour servir à nouveau, ou détruits conformément aux exigences de la loi et des politiques de l'organisme électoral (voir Retour du matériel des bureaux de vote, Entreposage après le jour du vote, Récupération et évaluation du matériel et Responsabilités postélectorales);
- pour permettre de futures améliorations aux opérations de vote, procéder à une évaluation en profondeur du cadre opérationnel, des procédures et des pratiques utilisées, le plus tôt possible après l'élection, afin que les données et les opinions soient encore fraîches (voir Évaluation postélectorale systématique);
- dans les situations où on soupçonne qu'il y a eu fraude comme le vote multiple et l'usurpation d'identité, examiner les dossiers du vote;
- dans les systèmes où l'inscription des électeurs est un processus continu, les élections sont une mine de renseignements concernant les changements au statut et à l'adresse des électeurs et il faudra entamer les procédures de suivi ;
- dans les systèmes où le vote est obligatoire, il faudra examiner les cas d'électeurs qui n'ont pas voté (voir Suivi sur les électeurs).
Groupes d'observateurs indépendants
Le jour du vote en est un d'activité intense pour les observateurs indépendants. C'est alors que leurs ressources suffisent à peine à visiter suffisamment d'emplacements, que leur cueillette de données est la plus intense et que les participants politiques font le plus appel à leur intervention.
La communauté locale et internationale attendra d'eux qu'ils rendent des jugements précis et rapides sur la liberté et l'équité des processus électoraux (voir Gestion de l'observation).
Pour que l'observation soit efficace durant cette période, il faut bien cerner les processus qui feront l'objet d'une observation, comme les mesures préparatoires qui définissent les conditions du vote, les heures d'opération, et le dépouillement et la publication des résultats (voir Observation du vote et du dépouillement). Pour que cette observation soit un succès, les observateurs doivent avoir le matériel de référence nécessaire à leur travail (voir Documents de référence à l'intention des observateurs). Pour que l'observation ait quelque influence, les groupes d'observateurs doivent produire des rapports logiques et pertinents sur leurs activités et leur évaluation des processus électoraux (voir Rapports d'observation).
