Surveillance du rendement
Durant toute la journée du vote, le rendement des préposés dans l'accomplissement de leurs tâches doit faire l'objet d'une surveillance constante par le gestionnaire aidé des autres surveillants. Ceci implique des vérifications régulières et une observation attentive de tous les préposés pour s'assurer que la qualité du service est maintenue, et il faut avertir les préposés de problèmes qui semblent pointer. Les gestionnaires de bureaux ne peuvent pas gérer efficacement à partir de leur bureau où ils attendraient qu'on leur apporte les problèmes. Parmi les points qui doivent être surveillés, on compte :
- que les entrées et sorties sont libres;
- que les files d'attente sont contrôlées de façon efficace et ordonnée;
- que l'on assure le contrôle des votes multiples, la vérification de l'identité, l'obtention ou la marque des documents, et l'apposition des marques à l'encre (voir Confirmation de l'admissibilité et Contrôle de l'intégrité);
- que les listes d'électeurs sont marquées avec précision;
- que les bulletins soient distribués correctement et qu'on indique bien aux électeurs comment voter (voir Remise du bulletin et dépôt du vote);
- que la sécurité des bulletins et autre matériel électoral est assurée;
- que les urnes et autre équipement sont sous surveillance constante;
- que la façon des préposés de traiter les électeurs et de communiquer avec eux ne peut être perçue comme démontrant un parti pris en faveur de participants politiques ou un préjugé contre des individus à cause de leur classe sociale, leur sexe, leur nationalité ou pour d'autres raisons;
- que les isoloirs ne sont occupés que par une seule personne (sauf dans les cas de vote assisté) et qu'aucun vote ne se fait à l'extérieur des isoloirs (voir Remise du bulletin et dépôt du vote);
- qu'on répond correctement aux questions des électeurs (voir Renseignements aux électeurs);
- que les procédures visant les électeurs non inscrits qui tentent de voter sont respectées (voir Électeurs non inscrits);
- que les isoloirs sont gardés en bon ordre, que des crayons ou stylos y sont toujours attachés si on utilise des bulletins de papier, et que les bulletins gaspillés ou abandonnés en sont retirés et traités selon les procédures établies (voir Remise du bulletin et dépôt du vote);
- que les préposés et les observateurs attitrés portent toujours leurs insignes et qu'aucune personne non autorisée ne demeure à l'intérieur du bureau.
Si des préposés sont incertains de leurs tâches, les gestionnaires ou les surveillants doivent pouvoir donner des renseignements nets, constants et précis.
Réaffectation des tâches
Si on s'aperçoit que certains préposés commettent beaucoup d'erreurs ou sont trop lents, le gestionnaire devrait augmenter l'efficacité du bureau en réaffectant ces préposés à des tâches moins complexes. La possibilité de ces réaffectations variera selon que la formation a visé des tâches particulières ou l'ensemble des tâches du bureau. Il y a plusieurs tâches, comme la surveillance des urnes, qui sont tout à fait indiquées pour des préposés moins habiles ou plus lents.
Évaluation du rendement
Les préposés ont droit de s'attendre à ce que, quand le travail est terminé, ils reçoivent du gestionnaire une évaluation objective de leur rendement. Ces évaluations devraient faire partie du rapport général du gestionnaire (voir Clôture du vote). Un bref rapport d'évaluation du rendement de chaque préposé motivera ces derniers et facilitera le recrutement et l'évaluation pour d'autres élections.
