Contenu des rapports
Le responsable du bureau de vote peut, tout en surveillant les activités de clôture du vote, commencer à remplir les registres du vote et préparer son rapport sur les activités de vote. Le contenu de ces rapports varie selon que le dépouillement s'effectue au bureau de vote, de sorte que les détails du dépouillement peuvent être inclus dans un rapport global, ou que le dépouillement s'effectue à un autre endroit.
Les registres du vote et les rapports peuvent consister en une série de formulaires, ou faire partie d'un livret broché ou relié pour chaque bureau de vote. Les rapports doivent être préparés avant que le responsable du bureau de vote ne quitte le bureau de vote. Les renseignements que le responsable doit fournir devraient être clairement précisés sur sa liste de vérification. Le contenu de ce rapport tombe sous deux grandes catégories : une qui traite des renseignements dont il faut rendre compte, l'autre qui traite des renseignements relatifs au service.
Renseignements dont il faut rendre compte
Le rapport du responsable du bureau de vote doit contenir les renseignements suivants :
- des registres du scellage des urnes devant témoins et si le dépouillement se déroule au bureau de vote, de leur déscellage ainsi que des numéros des scellés ou cadenas apposés sur chaque urne;
- lorsque des bulletins de papier ou sous forme de cartes sont utilisés, un compte rendu du stock de bulletins reçu au bureau de vote et de ceux en main à la clôture du vote (voir Collecte des bulletins de vote) (ou des enveloppes, si l'émission des bulletins est contrôlée par l'entremise des enveloppes);
- une réconciliation du nombre total des bulletins émis (ou des votes enregistrés sur une machine ou un ordinateur) avec le nombre total des électeurs marqués sur la liste des électeurs comme ayant voté au bureau de vote (voir Collecte des bulletins de vote). Dans certains systèmes semi-informatisés, la réconciliation à un endroit central par ordinateur, plutôt qu'à chaque bureau de vote, peut s'avérer plus efficace et exacte;
- un résumé de tous les votes spéciaux reçus, par catégorie (si ces votes sont pour d'autres circonscriptions, le résumé doit les catégoriser par circonscription), s'il y a lieu;
- si l'électeur doit remplir une demande avant de recevoir un bulletin, une réconciliation du nombre de demandes reçues et du nombre de bulletins émis;
- les rapports et déclarations sur les contestations, accidents, interventions des forces de l'ordre et interruptions du vote.
Lorsque le dépouillement s'effectue à un autre endroit, les renseignements dont il faut rendre compte devraient accompagner le matériel (de façon sécuritaire) jusqu'à l'emplacement du dépouillement (ou au centre informatique, s'il y a lieu). Lorsque le dépouillement s'effectue au bureau de vote, ces rapports devraient être retournés à la fin du dépouillement (de façon sécuritaire) avec le matériel de vote, au responsable de la circonscription au centre administratif des opérations de vote.
Renseignements sur le service
Le rapport du responsable du bureau de vote doit contenir, en outre, les renseignements suivants :
- les registres exacts de présence des préposés (et un registre des paiements, s'ils sont effectués au bureau de vote) afin d'établir une piste de vérification;
- un rapport de rendement pour tous les membres du personnel du bureau de vote, indiquant s'ils peuvent être embauchés à nouveau et s'ils ont le potentiel requis pour accomplir des tâches plus importantes;
- le service à l'électeur, la longueur des files d'attente et le temps que les électeurs ont dû attendre pour voter, l'efficacité des renseignements à l'électeur fournis au bureau de vote et la nécessité, à l'avenir, d'aider davantage les électeurs dont le niveau d'alphabétisation est peu élevé, qui parlent une langue différente ou qui sont handicapés physiquement;
- le local utilisé, son aménagement et si on doit continuer à l'utiliser;
- toutes petites dépenses remboursables;
- toute substitution de préposés, à cause de maladie ou d'absence.
Si le dépouillement s'effectue à un autre endroit, il peut être souhaitable d'envoyer ces documents au centre de dépouillement avec le reste du matériel. Même si du matériel qui n'a aucune pertinence se retrouve au centre de dépouillement, cela vaut mieux que de risquer d'omettre les renseignements qui doivent s'y trouver. Lorsque le dépouillement s'effectue au bureau de vote, ces rapports complétés doivent être retournés à la fin du dépouillement (sécuritairement) avec le matériel de vote au responsable au centre administratif des opérations de vote.
Registres de plusieurs jours de vote
Si le vote dure plus d'une journée, certains sujets devront faire l'objet de rapports distincts à la fin de chaque jour. Ces rapports quotidiens comprendront :
- les réconciliations des bulletins, électeurs marqués comme ayant voté et toute demande de vote, afin de déceler sans délai les erreurs ou les nombres douteux;
- les rapports sur les contestations, interruptions, etc.
La conception des formulaires de rapport que doivent remplir les responsables des bureaux de vote qui ouvrent plus d'un jour doit tenir compte de ces besoins.
Exemples de rapports
Pour des exemples de rapports de responsable de bureau de vote où sont déposés les votes ordinaires et où s'effectue le dépouillement, voir Cahier du scrutin -Élections Canada et candidate nomination forms - australia, 1996. Pour un exemple d'un rapport exhaustif que doit préparer le responsable du bureau de vote, y compris les votes spéciaux et les résultats du dépouillement, voir return of polling place officer in charge. australia.
