Introduction
Le choix du nombre et de l'emplacement des bureaux de vote est essentiel à un service adéquat aux électeurs et à l'organisation des ressources nécessaires à la conduite d'une élection.
Les cadres législatifs
Les cadres législatifs électoraux préciseraient normalement :
- la relation entre les lieux de vote et les circonscriptions de même que le territoire géographique ou électoral que ces emplacements peuvent servir;
- le minimum et le maximum de lieux de vote à établir dans chaque circonscription;
- une méthode pour ajouter des emplacements à la liste officielle ou pour les en retirer;
- les responsabilités pour le choix des emplacements de vote, et particulièrement le rôle des gouvernements, des représentants élus et autres participants politiques dans le choix de ces emplacements;
- une méthode pour identifier officiellement chaque emplacement par un nom ou un numéro;
- dans un système qui prévoit des bureaux de vote spéciaux, les exigences ou les restrictions afférentes au choix de ces emplacements.
Dans certains systèmes, le cadre législatif précise également le maximum et le minimum d'électeurs pour chaque bureau de vote. Cette stipulation peut être avantageuse surtout dans des systèmes où l'administration électorale a peu d'expérience ou si, pour d'autres raisons, il existe un besoin de légiférer le service aux électeurs. Cela peut cependant entraîner une inflexibilité et restreindre les occasions de rendre le service aux électeurs plus efficace. Il serait peut-être plus sage de laisser ces décisions aux responsables des politiques de l'organisme électoral. Peu importe comment on y arrive, toutes restrictions au nombre d'électeurs qu'un bureau de vote pourra servir devraient d'abord faire l'objet d'une analyse quant à leur efficacité pratique et économique.
Étant donné le caractère essentiel des données sur les bureaux de vote pour la planification de l'élection et les informations aux électeurs, le cadre législatif et les politiques y afférentes devraient être élaborés le plus tôt possible et certainement avant le début de la période électorale. L'ajustement des paramètres pendant la période électorale, surtout en ce qui concerne le nombre maximum d'électeurs, risque de créer la confusion dans la planification électorale (voir Sélection des bureaux de vote et Organisation du vote).
Approbation officielle des emplacements de vote
Afin d'assurer la transparence dans le processus de désignation des emplacements de vote et éviter l'apparition de bureaux de vote fantômes non autorisés sous le contrôle d'intervenants politiques, la loi devrait exiger qu'ils soient désignés par un agent officiellement autorisé et que la liste des bureaux autorisés soit publiée. L'avis public devrait préciser le nom et l'adresse des bureaux (voir appointment of polling places - new zealand 1996). Si un bureau doit servir en dehors des heures normales, par exemple, un bureau ambulant ou pour le vote anticipé, les heures d'ouverture et les installations utilisées devraient aussi être précisées. Là où des systèmes électoraux permanents existent, il n'y a lieu de publier que les changements au statut des bureaux de vote (voir gazettal of polling places - australia, (examples)).
Définir le besoin d'emplacements de vote
Le besoin d'emplacements de vote et les régions dans lesquelles ils doivent être situés seront définis selon :
- les stipulations légales et administratives concernant le nombre d'électeurs qu'un bureau de vote doit servir;
- le nombre d'électeurs à servir et leur lieu de résidence;
- l'accès de tous les électeurs au processus électoral de façon économiquement efficace.
La législation ou les politiques afférentes incluraient :
- le maximum d'électeurs qu'un bureau de vote doit servir ainsi que les limites géographiques de sous-divisions ne comptant pas plus d'électeurs que le maximum fixé et dont les dimensions permettront un service accessible et efficace;
- la possibilité qu'une circonscription soit divisée en sous-divisions d'étendues semblables établies d'après des limites naturelles comme les axes routiers.
Il serait normal d'exiger qu'un bureau de vote soit situé dans chaque sous-division et que, sauf pour les cas de vote spécial comme le vote des absents, les électeurs soient tenus de se présenter au bureau de vote de leur sous-division. Une certaine flexibilité ajouterait à l'efficacité d'un tel système si, dans un emplacement donné, on installe un bureau pouvant servir les électeurs de certaines autres sous-divisions. Cette approche est particulièrement indiquée dans le cas d'élections locales ou autres situations semblables où la population des sous-divisions est peu nombreuse. Il faut cependant prendre des mesures pour ne pas nuire à l'accessibilité des électeurs. La planification électorale sera plus facile si on adopte la formule des sous-divisions comptant un nombre semblable d'électeurs. Cependant, dans des régions peu populeuses, il faudra que les critères de dimensions des bureaux soient assez flexibles pour assurer l'accès des électeurs.
Certains cadres législatifs, cependant, laissent aux électeurs le choix de se présenter à n'importe quel bureau d'un territoire donné. Il s'agit souvent de toute l'étendue de la circonscription pour laquelle un représentant est choisi à l'élection. Cette approche a des avantages en termes de flexibilité et d'accessibilité, mais rend plus difficile la répartition des ressources entre les bureaux de vote tout en exigeant des contrôles plus complexes pour empêcher les votes multiples et vérifier l'admissibilité des électeurs.
Base de planification
Pour être efficace, la planification des bureaux de vote dans chaque circonscription et sous-division, doit être basée sur l'analyse du nombre probable d'électeurs, de l'accessibilité des lieux en termes de transport, de géographie et des particularités des électeurs à servir (voir Analyse démographique et Emplacement des bureaux de vote).
Aménagement des bureaux de vote
Après qu'on a précisé la région dans laquelle un bureau de vote est nécessaire, il faut trouver des emplacements adéquats et procéder à l'allocation de ressources selon le nombre d'électeurs prévus, la logistique et les besoins de sécurité (voir Aménagement des bureaux de vote et Mesures de sécurité).
Les emplacements doivent être évalués quant à leur capacité d'accommoder le nombre d'électeurs prévu (voir Normes).
L'efficacité du service y gagnera si les gestionnaires des bureaux de vote disposent d'un plan d'aménagement approuvé pour leur bureau. Ces derniers devraient être basés sur des modèles conçus pour le service aux électeurs et l'intégrité de l'élection et adaptés si nécessaire aux particularités locales (voir Disposition des bureaux de vote).
L'analyse des besoins (voir Évaluation des besoins des bureaux de vote) des bureaux de vote devrait se faire d'après l'emplacement choisi, les services à rendre (voir Locaux), les critères d'aménagement et le nombre d'électeurs prévu. Un système de surveillance devra être mis en place pour s'assurer que tous les bureaux sont fin prêts pour ouvrir à l'heure prévue (voir État de préparation des bureaux de vote).
