Problèmes possibles
L'élaboration des plans de contingence pour les bureaux de vote devrait inclure l'étude des problèmes les plus probables, dont les suivants :
- les emplacements qu'on avait prévu utiliser ne sont pas disponibles;
- on ne peut avoir accès aux lieux de vote à l'heure prévue;
- l'arrivée tardive du personnel ou du matériel ne permet pas d'ouvrir les bureaux à l'heure prévue;
- une catastrophe empêche de commencer ou de continuer les opérations dans l'emplacement actuel (voir Gestion de crises).
Si les lieux ne sont pas disponibles
Il est toujours possible que, le jour du vote venu, les lieux de vote prévus ne soient pas disponibles. Les raisons peuvent être une catastrophe naturelle, des problèmes d'ordre civil, l'absence du droit de l'État de réquisitionner les lieux ou un bris du contrat de location par les propriétaires. Dans la planification des lieux de vote, il faudrait en trouver quelques-uns qui puissent servir en cas d'urgence. Le besoin d'une telle contingence sera guidé par les expériences passées de même que par le contexte sécuritaire et les prévisions météorologiques. Il faut également prévoir la possibilité que le vote doive être interrompu (voir Gestion de crises). Dans le cadre de leur formation, les gestionnaires des bureaux devraient être avisés des mesures à prendre dans de telles circonstances.
Impossibilité d'avoir accès aux lieux
Il serait préférable que le gestionnaire obtienne les clefs ou les codes d'accès aux lieux au moins une journée avant le jour du vote afin de procéder à la préparation des bureaux. L'entente de location devrait prévoir qu'au moins deux personnes aient les clefs en main et ces stipulations devraient être rigoureusement documentées par l'organisme électoral. Un plan d'urgence pourrait également être établi en collaboration avec les forces de l'ordre afin de permettre une entrée forcée sous surveillance advenant que ce soit nécessaire pour obtenir accès aux lieux assez tôt pour que le vote débute à l'heure prévue.
Problèmes d'approvisionnement
Si le bureau doit ouvrir tard en raison de l'absence de personnel ou de matériel, il faut tenter de trouver des méthodes de rechange pour servir les électeurs. Ces méthodes dépendront de la durée anticipée du retard. Un retard de courte durée pourrait causer des inconvénients pour les électeurs qui arrivent tôt sans pour autant empêcher que tous soient servis avant l'heure prévue pour la fin du vote. Par contre, si le retard est assez considérable, il faudra examiner la possibilité de retarder l'heure de fermeture ou d'ajouter une journée pour le vote (voir Plans de contingence concernant la participation des électeurs, Gestion de crises, Plans de contingence pour le matériel et Plans de contingence pour les effectifs).
Vote ajourné ou remis à plus tard
Il n'y a généralement aucune façon de prévoir dans quels bureaux pourrait surgir le besoin d'ajourner le vote, de le déplacer dans un autre lieu ou de le remettre à une date subséquente (voir Gestion de crises). Les plans de contingence doivent cependant prévoir d'autres lieux ou d'autres dates pour le vote en cas de désastre naturel, soulèvement populaire ou pour d'autres raisons du genre. Lors de la planification des lieux de vote, surtout dans des régions où le degré de risque est élevé, il serait sage d'avoir des emplacements de rechange.
