Introduction
Étant donné que les emplacements de vote sont distants les uns des autres, l'efficacité de leur sécurité exige qu'un système de communication fiable leur permette de communiquer avec le centre conjoint des opérations (voir Centres des opérations et de la sécurité) ou les centres d'opérations des forces de l'ordre et de l'organisme électoral, les bases opérationnelles des forces de l'ordre et toutes les unités sécuritaires mobiles (voir Intervention rapide et forces de réserve).
Ceci exige que chaque emplacement de vote soit relié à un réseau de communication fiable. Dans le choix du genre de réseau à utiliser, dans les endroits à risques élevés, la fiabilité de cet aspect essentiel des opérations de vote doit primer sur les considérations financières. Au besoin, il faut se procurer des appareils de communication de réserve. Dans les endroits à risques peu élevés, les services de téléphone conventionnels devraient suffire.
L'utilisation des télécommunications
Un système de télécommunication fiable est essentiel le jour du vote, non seulement pour des raisons sécuritaires, mais également pour les activités normales comme :
- obtenir des conseils et des directives opérationnels ou légaux;
- transmettre les rapports afférents aux opérations du bureau;
- transmettre des conseils aux gestionnaires électoraux ou les aviser des besoins en matériel ou en employés en cas d'urgences;
- transmettre les rapports sur le succès du début et de la fin du vote;
- transmettre les rapports au sujet de l'expédition de matériel électoral;
- transmettre les rapports préliminaires du dépouillement si celui-ci est effectué dans les bureaux.
Cette utilisation multiple des télécommunications constitue une bonne raison pour confier la gestion des questions sécuritaires et opérationnelles à un centre conjoint des opérations (CCO), ce qui crée aussi l'avantage d'un système simple et unique pour les deux domaines.
Questions afférentes à la planification
Les besoins de communications pourraient limiter le choix des emplacements de vote. Si des unités de communication mobiles sont utilisées, les stratégies de communications seraient futiles si les bureaux étaient situés là où la réception laisse à désirer. Les systèmes de communication devraient toujours être vérifiés avant le début des opérations pour s'assurer qu'ils fonctionnent partout. Ceci s'applique surtout aux systèmes de téléphones ou radios mobiles.
Dans le choix des stratégies de communication, il faut aussi considérer la charge qui sera imposée aux systèmes, sinon on risque de se retrouver avec un système excessivement centralisé et donc moins fiable. Si un système mobile est choisi, le plan de distribution de l'équipement doit permettre suffisamment de temps pour bien former ceux qui auront à l'utiliser.
Arrangements pour les communications
Dans des environnements à risques peu élevés, il faut au minimum que chaque emplacement de vote puisse communiquer par téléphone. De préférence, il y aura sur place des téléphones fixes ou mobiles. Si le degré de risques est assez faible, il suffirait d'avoir accès à un téléphone situé dans le voisinage immédiat du bureau pourvu que l'accès à ce téléphone soit assuré pour toute la durée des opérations de vote, et au besoin il faudra établir une entente contractuelle à cet effet. Dans des endroits isolés où il n'y a pas de téléphones, chaque emplacement de vote devra avoir accès à un réseau de communications sans fil.
Dans des endroits à risques plus élevés, il faut un système plus fiable que le téléphone et qui permet la communication immédiate avec les unités de sécurité. Il faudra alors trouver une méthode économiquement efficace de doter tous les emplacements d'un système de communication par radio. L'utilisation d'un réseau déjà existant sera évidemment moins dispendieuse, mais il en coûtera quand même beaucoup pour doter chaque emplacement d'une unité portative.
Sauf en cas de nécessité pour couvrir la totalité du territoire, l'utilisation de plusieurs réseaux, par exemple celui des policiers et celui des forces militaires, est à déconseiller car il y aura moins de confusion avec un seul réseau. Les systèmes de communication des forces de l'ordre, pourvu qu'on soit assuré d'un service professionnel et intègre, offriront le système le plus fiable sans avoir à s'inquiéter de la géographie. Il a de plus l'avantage d'être bien connu de plusieurs des utilisateurs.
Procédures de communication
Les télécommunications efficaces exigent des procédures bien établies. Les administrateurs électoraux doivent conserver un bottin à jour de tous les numéros ou codes d'appel de tous les autres bureaux, de l'organisme électoral et des forces de l'ordre. Chaque préposé et chaque membre des forces de l'ordre devraient aussi avoir en main ces mêmes renseignements pour le territoire dont ils sont responsables.
Des appels de vérification à intervalles fixes entre les emplacements de vote et les forces de l'ordre servent les besoins d'information et de vérification sécuritaire. Si des radios personnelles sont utilisées, les codes d'appel devraient êtres assignés logiquement et contrôlés de près. L'usage et les modalités des communications devraient :
- permettre l'identification rapide de celui qui appelle;
- permettre la transmission des renseignements et accorder la priorité aux urgences;
- empêcher l'embouteillage et le brouillage des réseaux.
Si des systèmes de radios personnels sont utilisés, le personnel administratif électoral ou le personnel des centres conjoints des opérations doivent s'assurer que quelqu'un est au poste en tout temps lorsque les bureaux sont ouverts. Ceci doit inclure les périodes où le matériel et les employés sont en route vers les lieux de vote.
L'utilisation des réseaux de télécommunication devrait faire partie de la formation des préposés et des gestionnaires électoraux et du personnel des forces de l'ordre (voir Contenu des séances de formation).
