Généralités
La tenue d'une élection entraîne la production d'une grande quantité d'information tant pour combler les besoins internes de l'organisme électoral que pour répondre aux besoins d'information des électeurs. On doit évaluer à l'avance tous ces besoins et vérifier si les installations de communication peuvent faire face à l'augmentation du volume d'information ou s'il faut les moderniser. L'absence de moyens de communication fiables peut empêcher les responsables de prendre des décisions éclairées dans des situations qui peuvent évoluer rapidement.
Des réseaux de communication doivent relier les bureaux de vote aux bureaux de l'organisme électoral. Bien souvent, les lieux de vote ne disposent d'aucun moyen de communication et on doit les doter d'équipement fixe ou mobile.
L'installation d'équipement téléphonique supplémentaire permet de répondre à l'accroissement considérable du volume de communications (appels téléphoniques et transmission de documents) entre les différents bureaux de l'organisme électoral. De plus, les plans de télécommunications généraux doivent tenir compte des besoins des programmes d'information du public (p. ex., lignes téléphoniques directes).
Besoins en matière de réseaux de communication
Pour assurer les communications internes, on doit étudier l'infrastructure disponible et son amélioration possible en fonction des besoins suivants :
- les communications téléphoniques et la transmission de documents, et souvent de données, entre les bureaux administratifs central, régionaux et locaux;
- les communications téléphoniques, et parfois la transmission de documents et de données, entre tous les bureaux de vote et les bureaux de la circonscription électorale dont ils relèvent;
- les communications téléphoniques entre le personnel en déplacement - équipes de formation, personnel des bureaux de vote itinérants et superviseurs - et son unité de rattachement;
- les communications téléphoniques entre les directeurs du scrutin de circonscriptions électorales, les unités de commandement des préposés à la sécurité et les services d'urgence;
- les communications téléphoniques, voire la transmission de documents et de données, entre les centres de dépouillement et les bureaux administratifs dont ils relèvent;
- les installations requises pour les centres d'information de l'électorat.
Lorsque les risques pour la sécurité sont élevés, on peut prévoir la mise sur pied d'un centre des opérations commun aux différents intervenants - organisme électoral, services de sécurité et services d'urgence (voir Centres des opérations et de la sécurité).
Infrastructure
Les bonnes stratégies de communication reposent sur des évaluations réalistes de l'infrastructure en place. Ainsi, il vaut mieux éviter le recours aux lignes fixes ou aux téléphones mobiles si on n'est pas certain de la capacité ou de la fiabilité de l'infrastructure. De même, il est risqué de compter sur la transmission électronique de données pour la compilation des résultats ou la transmission de documents entre les bureaux locaux, régionaux et central de l'organisme électoral si la fiabilité des lignes de transmission de données n'est pas démontrée.
Planification préalable
Dans de nombreux pays, l'accroissement du volume des communications entraîne de longues périodes d'attente. Il est donc préférable d'évaluer à l'avance le nombre de lignes fixes nécessaires et d'en aviser les autorités responsables des télécommunications.
La participation de représentants des fournisseurs de services de télécommunications à l'élaboration des plans de communication permet d'évaluer à l'avance leur faisabilité et d'éliminer les projets irréalistes - par exemple, proposer des services téléphoniques mobiles dans des régions où la réception est douteuse.
Essais
Lorsque les installations de communication sont récentes ou ont été modernisées, il est indispensable de les tester avant la date de mise en service. Les tests ne doivent pas porter uniquement sur les pièces d'équipement, mais aussi sur la capacité de l'infrastructure de communication. Lorsque le volume prévu est très important, on doit tester tout le système.
Entretien et réparations
On doit négocier des ententes avec les fournisseurs de services de télécommunications afin qu'ils mettent en place un service de réparation d'urgence pendant toute la journée de l'élection. On peut aussi prévoir la présence d'un réparateur, en cas de panne des principales lignes de transmission de données.
Normes d'acheminement de l'information
Pour accroître l'efficacité des communications, on doit établir des normes pour l'acheminement de l'information sur support papier et électronique. Tous les employés, en particulier ceux qui sont engagés temporairement pour l'élection, doivent être informés de ces normes.
Sécurité du matériel
Le matériel remis aux employés doit faire l'objet d'un contrôle très strict. Les téléphones mobiles, l'équipement radio, les télécopieurs portables et les ordinateurs sont des articles très convoités qui peuvent facilement être dissimulés. Pour veiller à ce que le matériel de communication soit retourné par ses utilisateurs, on doit établir des registres du matériel prêté et mettre en place des mécanismes d'imputabilité efficaces.
Rapport coût-efficacité
Pour évaluer le rapport coût-efficacité des solutions aux problèmes de communication et éviter de consacrer des sommes importantes à des stratégies peu rapides, peu fiables ou offrant des fonctions superflues, on doit répondre aux questions suivantes :
- Est-il vraiment nécessaire d'installer un télécopieur dans tous les bureaux de vote? Quelle sera sa fréquence d'utilisation? La transmission des résultats par téléphone est-elle aussi efficace?
- Tous les employés du quartier général des élections ont-ils besoin de téléphones mobiles ou doit-on seulement en doter le personnel appelé à travailler à l'extérieur du bureau?
- Tous les bureaux de vote doivent-ils être desservis par un service de messagerie quotidien ou ce service peut-il n'être assuré qu'un jour sur deux et complété par l'installation d'un télécopieur?
(Pour en savoir plus sur les communications, voir Recours aux réseaux de communication. Pour en savoir plus sur les différents aspects des besoins en matière de communication, voir Communications verbales (téléphoniques).)
