Questions essentielles
Dans l'élaboration d'offres d'emploi et d'affectation pour les préposés aux bureaux de vote, certaines questions doivent être abordées tant pour la protection du personnel que pour celle de l'organisme électoral. Il y a entre autres :
- la description des tâches;
- les responsabilités légales du personnel;
- les échelles salariales;
- les mesures disciplinaires;
- la méthode par laquelle les postulants acceptent les affectations;
- les restrictions sur la portée de l'emploi;
- les affectations d'urgence (voir Méthodes de recrutement et Documentation des nominations).
Description des tâches
Les tâches que le personnel aura à accomplir doivent être décrites. Ceci doit cependant être fait d'une façon qui assure une certaine flexibilité en indiquant que les surveillants peuvent leur assigner d'autres tâches. Quand certaines personnes sont recrutées pour des tâches clairement différentes, dont le taux de rémunération est différent, comme dans le cas d'adjoints administratifs appelés à agir comme scrutateurs le jour de l'élection, il y aurait lieu de rédiger une entente différente pour chaque fonction.
Responsabilités légales
Les documents rédigés à l'appui des affectations devraient clairement stipuler les obligations légales des titulaires. Ceci n'est pas d'une grande importance pour les postes situés au bas de la hiérarchie comme à l'emballage du matériel électoral, par exemple. Il est cependant d'une ultime importance de bien définir les obligations légales quand il s'agit de contrats à court terme pour les gestionnaires locaux comme les gérants de districts ou les membres des commissions électorales.
Les échelles salariales
Il faut s'assurer que les contrats ne lient pas l'organisme électoral à des déboursés inutiles. Pour le personnel temporaire embauché pour aider à l'administration, pour le vote anticipé ou le vote par la poste par exemple, il serait plus économique de recruter le personnel nécessaire sur une base horaire plutôt que comme employés à plein temps pour une période fixe. Pour ce qui est du personnel pour le jour du vote, l'efficacité économique exige qu'il soit rémunéré pour une tâche accomplie peu importe sa durée, plutôt que sur une base horaire, surtout si ces employés procèdent aussi au dépouillement.
Mesures disciplinaires
Le personnel doit être pleinement conscient des mesures disciplinaires possibles. Tout préalable pour être affecté à un poste, par exemple le succès en formation, doit être clairement stipulé dans la documentation contractuelle. Les pénalités pour manquement au code d'éthique et les droits de la gestion de mettre fin à l'emploi devraient aussi être très clairement spécifiés et soulignés lors de la formation. Il faut également aviser le personnel des procédures d'appel dont il dispose face aux décisions de sévir à cause de leur rendement.
Acceptation des nominations
Toutes les nominations et tous les contrats doivent porter la signature ou la marque de l'employé concerné et d'un représentant de l'organisme électoral. Personne ne devrait pouvoir commencer à travailler sans avoir signé son acceptation de la nomination. Les membres du personnel devraient être avisés clairement que, s'ils signent le contrat, ils déclarent comprendre complètement son contenu, leurs droits et leurs obligations. Les recrutés doivent particulièrement comprendre que, par leur signature, ils acceptent de respecter le code d'éthique (voir Codes d'éthique du personnel électoral) ou autres obligations semblables, à respecter l'intégrité du vote et qu'ils ne sont d'aucune façon disqualifiables pour le poste auquel ils sont affectés.
Restrictions sur la portée de l'emploi
La documentation de nomination ne devrait faire aucune allusion à du travail possible au-delà du contenu du contrat. Quand les politiques d'emploi dans la fonction publique permettent de passer d'un poste temporaire à un poste permanent ou prévoient des avantages sociaux pour les employés temporaires selon la durée de l'emploi, il faudra s'assurer, dans le cas des employés à plus long terme, que la nature ou la durée de leur affectation ne leur donne pas droit à des avantages non prévus et ne risque pas de causer des dépenses au-delà des budgets prévus.
Les affectations d'urgence
Il peut se présenter des situations dans les bureaux de vote qui exigent le recrutement immédiat de personnel additionnel. Si on manque de personnel et que le personnel de réserve n'est pas disponible, les gestionnaires des bureaux de vote devront pouvoir procéder à un recrutement d'urgence. Pour ceci, ils devront être munis des pouvoirs et de la documentation nécessaires. De la même façon, si un gestionnaire de bureau de vote ou du dépouillement devient malade ou est, pour d'autres raisons, absent durant le jour du vote, il pourrait s'avérer nécessaire de déléguer la responsabilité du vote ou du dépouillement à un autre membre du personnel. Il faut prévoir des mécanismes à cet effet.
