Gestionnaires des bureaux de vote
Il est préférable de nommer une personne responsable de toutes les opérations du bureau de vote et la plupart des cadres législatifs l'exigent, peu importe qu'on lui donne le titre de gestionnaire de bureau de vote, président de la commission d'un bureau de vote, directeur adjoint du scrutin pour le bureau de vote, officier-président ou tout autre titre.
La création d'un unique point de responsabilité permet de faciliter le flot de renseignements entre l'administration électorale et le bureau de vote. Les tâches qu'il y a lieu de déléguer au gestionnaire du bureau de vote incluent :
- inspecter le bureau de vote pour s'assurer qu'il respecte les normes et pour se familiariser avec les particularités de l'endroit (voir Emplacement des bureaux de vote);
- s'assurer que tout le matériel et l'équipement nécessaires sont livrés à temps;
- avec l'aide d'autres préposés, s'assurer que le bureau est aménagé tel que prescrit, de préférence le jour précédant le jour du vote;
- s'assurer que le bureau de vote ouvre et ferme ses portes aux heures prévues (voir Préparatifs pour le commencement du vote et Clôture du vote);
- diriger les préposés au bureau de vote durant les heures du vote (voir Direction des préposés et Gestion de crises);
- transiger avec les représentants des candidats et les observateurs dans le bureau de vote (voir Rôle des représentants des partis et des candidats) et assurer la liaison avec les forces de l'ordre (voir La sécurité dans les bureaux de vote);
- communiquer avec l'administration électorale au sujet du progrès du vote et des difficultés rencontrées et en recevoir les directives pour la supervision du bureau de vote;
- s'occuper des demandes de renseignements complexes des électeurs;
- fournir les services spécialisés qui exigent l'attention d'un gestionnaire, comme enregistrer les objections, veiller au bon déroulement des votes assistés, traiter avec les électeurs non inscrits, contrôler l'inscription le jour du vote (ces responsabilités seraient normalement stipulées dans le cadre législatif relatif aux opérations de vote);
- assurer la fermeture du bureau de vote selon les procédures établies, trier et emballer le matériel pour le dépouillement et retourner tout le matériel à l'organisme électoral (voir Clôture du vote);
- compiler et signer tous les dossiers requis du bureau de vote et remplir le rapport de gestion du bureau de vote (voir Clôture du vote);
- si le dépouillement a lieu au bureau de scrutin, gérer le dépouillement à cet endroit (voir Dépouillement des votes au bureau de vote).
Si les risques ne sont pas trop grands, une bonne mesure d'économie serait que le gestionnaire du bureau de vote soit aussi chargé de transporter le matériel du bureau de vote, sauf l'équipement lourd comme les machines et les ordinateurs (voir Livraison du matériel aux bureaux de vote).
Lorsque la méthode de formation en éventail est utilisée (voir Méthodologie de formation), les gestionnaires des bureaux de vote pourraient aussi assumer la responsabilité de la formation de leurs préposés. Dans certaines circonstances, surtout en milieu rural où l'administration électorale n'est pas représentée, ils pourraient également assurer le recrutement des préposés aux bureaux de vote. On devrait prévoir un surplus de rémunération pour les gestionnaires de bureaux de vote qui doivent accomplir certaines tâches avant le jour du vote. Parmi ces tâches, on compte l'inspection des lieux, le recrutement et la formation des préposés, l'aménagement des bureaux et le transport du matériel et de l'équipement.
Gestionnaires adjoints des bureaux de vote
Surtout dans les grands bureaux de vote, il est sage de nommer un adjoint au gestionnaire tant pour l'aider que pour le remplacer en son absence. Dans plusieurs systèmes, le gestionnaire a des responsabilités légales qu'il est le seul à pouvoir remplir. Il est alors essentiel que quelqu'un soit nommé pour assumer ce rôle en l'absence du titulaire.
Les gestionnaires adjoints, en plus d'appuyer le gestionnaire dans ses responsabilités de surveillant, peuvent également assumer certaines tâches complexes comme :
- répondre aux demandes de renseignements;
- aider les électeurs qui en ont besoin;
- aider le gestionnaire du bureau dans les tâches qu'il doit accomplir avant le jour du vote.
Quand on accorde une formation spéciale aux gestionnaires de bureaux de vote, leurs adjoints devraient recevoir la même formation.
