Introduction
Les opérations de vote sont une activité qui nécessite la prestation efficace de services à plusieurs endroits et dont le succès dépend en grande partie de la qualité, de l'intégrité, du jugement et de l'autonomie du personnel recruté. Le succès ou l'échec des élections se décide à la base même, aux bureaux de vote. Il est par conséquent primordial de recruter suffisamment de préposés motivés, qualifiés, bien formés et adéquatement surveillés (voir Nomination et formation du personnel et Considérations administratives).
Responsabilité de recrutement
Il faudra décider qui est responsable du recrutement. Parmi les méthodes de dotation, on retrouve :
- un processus de sélection dirigé par l'organisme électoral, centralement ou par le biais de régions administratives locales;
- l'affectation d'employés d'autres agences de l'État;
- le recours à des agences externes de recrutement qui soumettent une liste de candidats acceptables à l'organisme électoral.
Quand il faut recruter un grand nombre de personnes, plusieurs de ces méthodes peuvent être utilisées de concert (voir Activités de recrutement).
Intégrité du recrutement
On peut rehausser l'intégrité et faciliter la surveillance du recrutement par des procédures de recrutement qui :
- favorisent la transparence par un processus bien documenté et basé sur des critères connus du public;
- évitent la corruption et les préjugés politiques;
- établissent des obligations contractuelles précises entre l'organisme électoral et le personnel recruté temporairement pour les opérations de vote;
- assurent l'intégrité financière.
Pour favoriser l'intégrité, il est important que toutes les nominations pour les opérations de vote soient faites par l'organisme électoral. Même quand d'autres agences ou organismes soumettent des candidats, le choix final doit appartenir à l'organisme électoral (voir Méthodes de recrutement, Transparence du recrutement et Nature des nominations).
Normes et critères de dotation
Le personnel recruté pour les opérations de vote doit être capable de fournir aux électeurs un service efficace, impartial, de haute qualité et précis. Le processus de sélection devrait inclure des examens pour vérifier certaines connaissances et qualités des candidats comme :
- l'impartialité;
- les aptitudes mathématiques de base;
- les capacités en contrôle du matériel;
- la capacité de communiquer avec le public;
- l'expérience des opérations de vote ou d'autres contextes semblables;
- la capacité de suivre des procédures;
- la capacité de travailler avec précision même sous pression;
- une attitude positive face aux responsabilités et au service (voir Normes de recrutement).
Représentativité communautaire
En plus des capacités, de l'impartialité et de l'attitude, les critères de recrutement pour les préposés aux opérations de vote devraient encourager l'embauche de personnes qui sont représentatives de la communauté. Ceci exige que l'on recrute, autant que possible, des personnes de la région immédiate. Il faudra peut-être des mesures spéciales pour encourager l'embauche de personnes membres de communautés minoritaires, parlant une autre langue et d'autres encore qui ont souvent été laissées de côté dans la dotation de postes dans le secteur public à cause de leurs antécédents de carrière ou de leur race, sexe, nationalité ou état physique. Si des élections suivent de près un conflit entre communautés, les critères pourraient inclure le recrutement d'un nombre égal des deux groupes opposants dans ce conflit.
Politique générale
Le recrutement des préposés aux opérations de vote doit respecter les politiques gouvernementales concernant l'égalité en matière d'emploi et le ciblage des groupes désavantagés comme les sans-emploi, pourvu qu'on ne mette pas en danger les normes d'impartialité et l'intégrité exigées de ces préposés.
En matière d'emploi, le recrutement du personnel électoral peut aider à élargir les occasions d'emploi de segments de la population qui, dans le contexte social, n'ont pas d'autres occasions de développer des habiletés aptes à leur ouvrir des occasions d'emploi. C'est une occasion d'encourager l'emploi de femmes et de mousser le recrutement dans des secteurs où il s'en fait moins. L'utilisation du recrutement électoral comme agent de changement social pourra, à court terme, causer une hausse des dépenses de formation mais apportera, à long terme, des avantages sociaux considérables.
Le nombre de préposés requis
L'objectif principal du processus de recrutement est de recruter à temps un nombre suffisant de préposés pour toutes les tâches à accomplir dans tous les bureaux, y compris :
- l'aide administrative temporaire;
- les préposés aux bureaux de vote;
- les préposés aux votes spéciaux;
- les préposés au dépouillement (il faut décider s'il y a lieu de confier cette tâche aux préposés des bureaux de vote ou d'y affecter du personnel supplémentaire);
- du personnel pour la logistique et autres services d'appui.
Comme pour toutes les autres ressources nécessaires aux opérations de vote, le nombre d'employés requis sera lié au nombre d'électeurs à servir. Pour en arriver à un nombre d'employés qui soit économiquement efficace, il faut prendre en considération :
- le nombre de bureaux et autres installations à doter et le nombre d'électeurs attendus dans chacun;
- une réserve de préposés pour les urgences;
- le calendrier et les échéanciers visant les différentes tâches;
- la définition et le niveau des tâches;
- les considérations financières surtout quand il y a lieu de choisir entre recruter du personnel additionnel et obtenir des heures supplémentaires rémunérées de la part d'une partie du personnel en place;
- la nécessité d'assurer une surveillance efficace;
- les politiques gouvernementales à respecter - par exemple, saisir les occasions que fournit l'embauche de personnel temporaire important, au profit de ceux qui sont généralement sans emploi.
À moins que la surveillance ne soit très efficace, l'emploi d'un plus grand nombre d'employés nuira à la production et à la qualité du service. La rapidité accrue du service pourrait s'avérer illusoire. De plus, bien que le recrutement de personnes sans emploi puisse ne pas sembler économiquement efficace, il peut cependant servir des objectifs sociaux plus vastes.
Modèles de dotation
La façon la plus efficace de décider du nombre de préposés requis est de faire appel à des modèles pour chaque phase des opérations, en termes de normes et niveaux de service et d'échéanciers, pour en arriver aux besoins spécifiques de chaque bureau selon son contexte (voir Énoncés de qualités et de tâches pour les préposés au vote). Le nombre de personnes recrutées doit non seulement suffire aux besoins identifiés mais aussi inclure une réserve pour les absences ou les échecs à la formation (voir Personnel en réserve).
Continuité
L'efficacité économique et la qualité du service y gagneront si un effort est fait pour obtenir les services de personnes compétentes qui ont travaillé lors d'élections précédentes. Ceci exige qu'entre les élections, on garde des dossiers concernant les employés et leur rendement. D'autres mesures peuvent aider à obtenir et retenir les services de personnes expérimentées et compétentes, entre autres :
- encourager les préposés aux opérations de vote à aviser l'organisme électoral de tout changement d'adresse; les informations contenues dans le registre des électeurs peut aussi aider à tenir trace de ces personnes;
- communiquer régulièrement avec le personnel par le truchement de bulletins de nouvelles. Ceci peut faciliter une formation éventuelle en fournissant des nouvelles sur les changements au cadre électoral et aux procédures y afférentes. La motivation des employés peut aussi en être rehaussée si on fait sentir à ces personnes qu'elles sont des membres appréciés de l'équipe électorale;
- l'usage judicieux d'encouragements, comme des promotions à des tâches plus importantes ou dans d'autres activités électorales comme l'inscription, ou même des bonis.
Il sera plus facile de retenir le personnel si un organisme électoral permanent existe. Le maintien de dossiers sur tous les employés peut être une tâche ardue surtout si la tenue de dossiers n'est pas informatisée. Bien que cette approche servirait à rehausser grandement la qualité du service, il n'est pas toujours possible de conserver des dossiers permanents sur tous les employés.
Il est essentiel de tenter de retenir au moins les services des gestionnaires de bureaux compétents et expérimentés. Sans cet embryon de personnes d'expérience, la tâche déjà lourde de formation s'en verra augmentée et la qualité des opérations de vote risque d'en souffrir.
Dans certains systèmes, la préférence est systématiquement accordée à ceux qui ont de l'expérience électorale. Si on a des dossiers à jour sur le personnel des élections précédentes, c'est une méthode de recrutement économiquement efficace. Néanmoins, on ne devrait pas faire appel à des préposés dont le rendement a, dans le passé, laissé à désirer.
C'est une politique qui doit cependant être flexible afin de ne pas fermer la porte à des candidats doués de qualités supérieures. De donner la préférence à ceux qui ont de l'expérience électorale ne constitue pas une méthode appropriée de recrutement dans des situations où il y a eu des changements importants dans le droit de vote ou dans des systèmes où les méthodes de recrutement étaient discriminatoires.
