Catégorisation du matériel
Une fois le matériel retourné après le jour de l'élection et le dépouillement terminé, le personnel de l'organisme électoral devra le trier et le classer dans l'une des catégories suivantes :
- le matériel qui peut être détruit immédiatement;
- le matériel et l'équipement réutilisables, qui seront entreposés jusqu'à la prochaine élection ou utilisés dans le cadre des activités normales;
- le matériel qui doit être conservé en sécurité.
La loi électorale définit en général le matériel électoral qui doit être entreposé en sécurité ainsi que la période de conservation. On devra aussi conserver dans un endroit sûr d'autres documents - comme le registre des salaires des préposés et les documents relatifs aux finances, aux achats et au recrutement - à des fins de vérification.
Matériel comptabilisé
Le matériel comptabilisé doit toujours être conservé en sécurité jusqu'à la fin de la période de contestation fixé par la loi. Par matériel comptabilisé, on entend :
- les bulletins de vote (utilisés et inutilisés);
- les enveloppes comptabilisées (utilisées et inutilisées);
- les demandes d'autorisation de voter
- les inscriptions le jour du vote;
- les déclarations d'admissibilité faites par les électeurs, pour le vote ordinaire ou pour le vote spécial;
- les listes électorales;
- les registres d'approvisionnement en matériel;
- les formulaires d'inventaire et de conciliation des bulletins de vote;
- les rapports des responsables de bureaux de vote et des gestionnaires de centres de dépouillement;
- les registres des contestations et des plaintes provenant des bureaux de vote et des centres de dépouillement;
- les documents relatifs au dépouillement et aux résultats du scrutin, ainsi que les décisions sur la validité des bulletins.
Dans les systèmes électoraux où on procède à un nouveau dépouillement des bulletins de la dernière élection pour remplacer un représentant sortant, destitué ou décédé, on doit conserver les bulletins utilisés dans un lieu sûr pendant toute la durée du mandat du représentant élu.
On devra peut-être devoir accéder à ces documents à des fins d'enquête (voir Suivi sur les électeurs), de recherche ou en raison de contestations. Pour des questions d'équité, les personnes qui contestent officiellement certains aspects de l'élection ont le droit de consulter le matériel comptabilisé pertinent, en présence de gestionnaires électoraux. Par contre, elles ne peuvent pas emporter de documents pour leurs propres recherches, ni les altérer ou les falsifier de quelque façon que ce soit.
L'accès aux emballages scellés de matériel comptabilisé doit être contrôlé de très près : chaque accès à ce matériel doit être consigné, et le paquet doit être scellé à nouveau rapidement. De plus, on doit apposer sa signature chaque fois qu'on descelle et rescelle un paquet. Si on utilise de nouvelles attaches de sécurité en plastique, on doit consigner leur numéro. Il est utile de tenir un registre d'accès - indiquant le nom de la personne, la date et la raison. Tout article qui est retiré d'un emballage scellé à des fins d'enquête doit toujours être conservé en sécurité. On ne doit jamais laisser un paquet contenant du matériel comptabilisé sans scellé, une fois qu'il a été ouvert.
Gestion des biens
Le matériel et l'équipement d'élection représentent un investissement considérable. On doit renforcer la responsabilisation à leur égard en imposant un suivi exhaustif des pistes de vérification (pour savoir à qui l'équipement a été affecté) et des mesures de contrôle des biens (p. ex. des inventaires périodiques). Pour le matériel et l'équipement réutilisables, on doit préparer un plan de gestion des biens qui prévoit leur entreposage jusqu'à la prochaine élection, ou leur utilisation dans l'intervalle par l'organisme électoral ou un autre service gouvernemental.
Calendrier de destruction
La destruction du matériel utilisé pendant l'élection doit se faire conformément au calendrier approuvé. La loi (électorale ou autre) peut préciser des périodes de conservation. L'organisme électoral doit établir un calendrier de destruction pour tout le matériel électoral, si aucune directive précise concernant les périodes de conservation n'a été émise par un organisme du secteur public. On doit établir les responsabilités à l'égard de la destruction du matériel et utiliser des méthodes sûres pour éliminer le matériel électoral comptabilisé ou le matériel contenant des renseignements personnels sur les électeurs ou les préposés.
En plus des exigences de conservation du matériel en cas de contestation, de nouveau dépouillement et de vérification, le calendrier de destruction ou d'élimination doit tenir compte des éléments suivants :
- la conservation d'exemples de matériel pour le dossier historique ou à des fins de référence ultérieure;
- le délai nécessaire pour la recherche et l'évaluation des procédures et des programmes électoraux.
Les bulletins non valides, par exemple, peuvent constituer une source utile de renseignements sur l'efficacité des méthodes d'inscription des électeurs en vigueur et servir lors d'une prochaine campagne d'information.
