Introduction
Peu importe les vérifications effectuées lors de la réception du matériel, une dernière vérification s'impose avant le début du vote afin de s'assurer que tout le matériel nécessaire y est. Si la préparation est effectuée avant le jour du vote, il peut être possible de répartir certains articles là où ils serviront, sauf pour ce qui est du matériel comptabilisé comme les bulletins et les listes d'électeurs.
Distribution du matériel
Avant le début du vote, les bulletins (et les enveloppes si on les utilise) et les listes d'électeurs devront être placés sur les tables où ils serviront. Il faut comptabiliser rigoureusement le nombre de bulletins (et d'enveloppes) reçus au bureau. Pour assurer la précision de la réconciliation après la fin du vote, il est essentiel que les bulletins reçus soient comptés, et le nombre reçu inscrit aux dossiers (voir Collecte des bulletins de vote). Même dans le cas de bulletins en calepins avec talons numérotés, il peut s'être glissé des erreurs lors de la production.
Si tous les bulletins ou enveloppes ne sont pas confiés à la même personne ou à la même table dès le début du vote, le gestionnaire doit rigoureusement tenir trace des montants et de l'heure des distributions à chaque préposé et ces derniers devraient également tenir trace des bulletins reçus, surtout s'il y a plusieurs distributions réparties sur toutes les heures de vote.
Vérifications nécessaires
Avant le début du vote, il faut s'assurer que :
- les préposés à la distribution ont compté et noté le nombre des bulletins (ou des enveloppes) reçus et les outils y afférents comme les étampes;
- le nombre de bulletins en main au début du vote est inscrit au dossier de réconciliation;
- tous les formulaires et enveloppes nécessaires au vote ont été confiés aux bons préposés dans le bureau;
- les documents d'information des électeurs sont en place pour leur être remis;
- les listes d'électeurs sont remises aux préposés concernés et ont subi une dernière vérification pour s'assurer que toutes les pages y sont;
- tous les bulletins, enveloppes de bulletins ou autres articles comme les sceaux sont dans un endroit sûr où ils peuvent être constamment surveillés;
- si les bulletins doivent être remplis à la main, un crayon ou un stylo est fermement attaché dans chaque isoloir;
- tous les préposés ont en main les outils nécessaires comme des crayons, des stylos et du papier.
