Le contenu du plan
Les plans d'action pour recruter le nombre suffisant de préposés aux opérations de vote doivent préciser les responsabilités pour le recrutement et les affectations, un calendrier de recrutement pour que les préposés soient prêts à temps et une méthodologie de recrutement transparente qui assure que les meilleures personnes sont recrutées. Pour plus de renseignements, voir ce qui suit :
Planification du recrutement
À cause de l'énormité de la tâche de dotation, la planification du recrutement doit être méticuleuse. Des élections nationales constituent l'un des plus vastes projets de dotation qu'un pays peut avoir à entreprendre. Les principales étapes de cette planification incluent :
- assigner les responsabilités de recrutement;
- effectuer une campagne de publicité à travers les médias, le système d'éducation et des feuillets d'information;
- assurer le suivi des demandes d'emploi;
- évaluer les postulants et faire les nominations selon les critères de chaque poste;
- établir le nombre de personnes requises pour les bureaux de vote et les autres services en plus d'une réserve (voir Personnel en réserve);
- recruter et former le personnel;
- affecter le personnel à des postes spécifiques dans les bureaux de vote et au groupe de réserve.
Responsabilités pour le recrutement
Il serait préférable que la responsabilité de nommer le personnel incombe toujours à l'organisme électoral.
Les organismes électoraux peuvent ne pas avoir les ressources ou les compétences pour recruter tout le personnel requis à partir d'un point central. Un recrutement centralisé peut aussi ne pas être le modèle idéal et ne permet pas nécessairement de prendre en considération le contexte local ni de réagir rapidement aux besoins locaux.
Des avantages importants peuvent être tirés d'un recrutement délégué au niveau de la région ou du district. Quand l'organisme électoral est temporaire, une délégation en cascade du processus de recrutement réduira la charge des administrateurs de l'organisme. L'organisme électoral recrute alors les gérants de districts qui eux, recrutent les préposés aux bureaux de vote, à l'administration locale et au dépouillement.
Dans certains cas, surtout quand les districts couvrent une grande étendue géographique, il pourrait s'avérer plus efficace de confier le recrutement des préposés aux bureaux de vote aux gestionnaires de ces bureaux. Dans de tels systèmes décentralisés, il faudra que le processus local de recrutement soit surveillé pour assurer le recrutement de personnes compétentes et impartiales et la transparence du processus de recrutement (voir Méthodes de recrutement).
Aide externe
L'organisme électoral peut ne pas avoir assez de ressources pour entreprendre tout le processus de recrutement sans aide de l'extérieur. L'organisme doit cependant conserver la décision finale car faire appel à des agences de recrutement ou accepter sans questions des personnes d'autres agences gouvernementales risquerait de nuire à l'intégrité du processus.
Néanmoins, quand le processus de sélection inclut toutes les étapes de demandes d'emploi et d'entrevues, des agences spécialisées peuvent aider à faire une première élimination et à établir une liste préférentielle. Les agences gouvernementales peuvent aussi offrir des personnes relativement bien qualifiées de par leur expérience et leurs connaissances. La responsabilité du choix final doit quand même demeurer avec des agents de la structure électorale précisément autorisés à cet effet.
Calendrier du recrutement
Le calendrier du recrutement doit être étroitement lié à celui de l'élection pour s'assurer que le personnel est en place au moment opportun. Il dépendra en grande partie des facteurs suivants :
- Le système électoral. Quand les élections sont tenues à intervalles réguliers, le recrutement devrait être intégré dans le processus continu de planification de l'élection et entamé quelques mois avant l'élection. Par contre, si le calendrier électoral est flexible ou une élection est tenue pour mettre fin à une période de conflit social, il faut entamer le recrutement le plus tôt possible après que les élections sont annoncées. Dans tous les cas, le recrutement doit être terminé assez tôt pour permettre que la formation des préposés aux bureaux de vote et au dépouillement soit terminée environ sept jours avant l'élection.
- La structure organisationnelle de l'organisme électoral. Quand il n'y a pas d'agents de l'organisme électoral sur place en permanence, il faudra recruter des gestionnaires de district hautement qualifiés ou établir des commissions pour gérer les opérations de vote dans le district électoral ou dans ses divisions. Dans ces situations, le recrutement devra se faire en au moins deux phases. Une première phase pour établir une structure de gestion locale et, par la suite, une seconde phase pour procéder au recrutement de l'ensemble des préposés aux bureaux de vote et au dépouillement.
- La méthode choisie pour le recrutement. En termes d'utilisation du temps, il est moins efficace de recruter tout le personnel à partir d'un point central que de répartir cette tâche au niveau local. On peut aussi épargner du temps si on garde contact avec le personnel des élections passées plutôt que d'avoir à recommencer tout le processus à chaque élection, ou encore, si le recrutement se fait auprès d'autres agences gouvernementales. La rigueur du processus de sélection jouera aussi sur le temps nécessaire à le compléter. Il faudra commencer plus tôt si on vise un processus complètement transparent qui comprend l'étude des demandes d'emploi et des entrevues.
- La gamme des services électoraux à offrir. Dans les systèmes qui permettent le vote anticipé (voir Vote par anticipation), il faudra former des préposés pour qu'ils soient prêts avant le jour du vote. Selon le nombre requis et la durée du vote anticipé, il serait utile de procéder au recrutement nécessaire avant celui qui servira à doter les bureaux de vote ordinaires.
- Le nombre d'employés temporaires nécessaires et les ressources disponibles pour le processus de recrutement.
- Les ressources administratives temporaires nécessaires aux opérations de vote dans des rôles d'appui comme la gestion de la paye, la logistique et le contrôle et l'emballage du matériel. Étant donné que ces tâches devront être accomplies longtemps avant le jour du vote et peuvent exiger des talents différents, et selon le préavis qui précédera l'élection, il faudrait considérer une campagne de recrutement plus hâtive que pour les autres postes.
