Généralités
Il est essentiel de préparer le matériel électoral, avec soin et en temps opportun, si on veut empaqueter et distribuer efficacement les fournitures destinées aux bureaux de vote. Les fournitures, comme les bulletins de vote, assurent l'interface avec les électeurs, qui se feront une opinion de l'élection d'après la convivialité du matériel qu'ils auront à utiliser.
Pour ce faire, on doit absolument mettre en place des spécifications et des procédures de contrôle de la qualité pour le matériel qui doit être fabriqué en grandes quantités pour le jour de l'élection.
Capacité de production
La capacité de production est un facteur important à considérer dans la planification du matériel et le choix du lieu de production. Pour les formulaires électoraux, notamment, on a besoin d'une grande capacité d'impression. Lorsque les délais sont serrés, le calendrier d'impression doit aussi tenir compte du temps nécessaire au transport. Si l'impression des articles réservés aux bureaux de vote ou aux circonscriptions (comme les listes électorales) est centralisée, on doit commencer par les circonscriptions les plus éloignées. (Pour en savoir plus sur les questions liées à l'infrastructure, voir Transports et Préparation du matériel.)
Lieu de production
On devra décider si le matériel sera fabriqué localement, régionalement ou à l'échelle nationale - (ou internationale, dans certains cas). Cette décision dépend en grande partie de la méthode d'empaquetage et de distribution qui sera adoptée pour les fournitures destinées aux bureaux de vote - par exemple, il n'est pas conseillé de produire le matériel localement si l'empaquetage est centralisé. Pour les grandes quantités de matériel standard, la centralisation ou la régionalisation de la production présente un meilleur rapport coût-efficacité et un contrôle de la qualité supérieur, à condition que des méthodes de distribution efficaces soient disponibles. La production locale est idéale pour contrôler le matériel comportant de nombreuses particularités locales ou réservé à un usage local.
Liste électorale
La liste électorale est le document le plus utilisé dans les bureaux de vote le jour de l'élection. Le format adopté doit permettre aux préposés au vote de repérer rapidement et précisément tous les renseignements pertinents sur les électeurs. Étant donné qu'elle sert à déterminer l'admissibilité des électeurs, il est important qu'elle reflète fidèlement la section pertinente du registre des électeurs. (Pour plus de détails sur ce sujet, voir Listes des électeurs.)
Cartes d'identité des électeurs
Dans plusieurs pays, on remet aux électeurs une carte d'identité, soit au moment de l'inscription soit à une date donnée avant le jour de l'élection. Cette carte est le principal document que l'électeur doit présenter pour prouver son admissibilité à voter. Pour être sûre, elle doit comporter des dispositifs de protection comme une photographie non amovible, des empreintes ou encore toute autre forme d'identification du porteur que l'on peut vérifier au bureau de vote. Les cartes ne comportant qu'une signature assurent un niveau moins élevé d'intégrité.
(Pour des exemples de cartes d'identité utilisées récemment et comportant divers niveaux d'intégrité, voir el salvador - voter registration form and id card, guyana - voter registration form, venezuela - voter id card, tennessee, usa - voter id card, uruguay - voter id card, uganda - voter id card et nicaragua - voter id card.)
(Pour une description détaillée des exigences, des coûts, des avantages et des désavantages de l'utilisation de cartes d'identité, voir Carte d'identité de l'électeur : avantages et désavantages.)
Formulaires électoraux
Le vote est un énorme exercice de transfert d'information. La plupart des renseignements recensent des actions ou doivent être consignés d'une manière uniforme pour faciliter la prise de décision et la transparence. En outre, on devra probablement utiliser un grand nombre de formulaires, même si on essaie d'en limiter le nombre. Il est important que tous les formulaires électoraux, pas seulement ceux qui sont destinés aux électeurs, soient simples et faciles à comprendre. (La préparation des formulaires électoraux est expliquée en détail dans Formulaires. Pour les questions concernant l'impression et la fourniture des bulletins de vote, voir Fabrication des bulletins de vote.)
Documents d'information destinés aux électeurs
Les besoins de production pour les documents d'information destinés à l'électorat doivent aussi être considérés. On aura sans doute besoin d'un nombre élevé de documents, notamment si on doit distribuer des guides d'information à chaque électeur inscrit ou à chaque domicile (voir Information directe à l'électeur). On doit prendre les dispositions nécessaires pour produire le matériel susceptible d'aider les électeurs : des affiches et des brochures d'information sur les procédures de vote, ainsi qu'un éventail de panneaux et d'éléments visuels (signalisation et plan de localisation des bureaux de vote). (Pour en savoir plus sur la production des documents d'information destinés aux électeurs, voir Documents de renseignements aux bureaux de vote. Pour plus de détails sur le matériel du programme d'information de l'électorat, voir Information de l'électorat, Information directe à l'électeur, Information aux bureaux de vote et Information à transmettre.)
Fournitures générales
On devra acheter une grande variété de fournitures générales pour approvisionner les bureaux de vote, dont les suivantes :
- des articles de bureau comme les stylos, les crayons, les enveloppes et les bloc-notes;
- du matériel d'emballage;
- des articles d'éclairage de secours;
- des articles conçus pour des procédures de vote précises, comme les marques de validation des bulletins ou des fournitures destinées au contrôle du vote multiple.
(Pour en savoir plus sur les besoins des bureaux de vote en fournitures générales, voir Fournitures générales.)
