Examens de l'état de préparation
Ne pas s'assurer que chaque bureau de vote soit prêt pour l'ouverture le jour et à l'heure prévus risque non seulement d'affecter la qualité du service aux électeurs mais peut aussi mener l'élection à l'échec. Il est absolument essentiel que les plans de travail de l'organisme électoral incluent la vérification périodique de l'état de préparation des bureaux afin de permettre de combler rapidement les lacunes. Bien que le moment opportun pour ces examens dépendra du calendrier électoral, certaines questions doivent toujours y être examinées.
Dans la semaine qui précède le vote, un examen quotidien de l'état de préparation des bureaux est essentiel. Il ne s'agit pas seulement de vérifier l'état des lieux, mais aussi de s'assurer que le matériel et le personnel nécessaires sont en place ou prêts à y être expédiés. Il est généralement préférable que ces tâches soient déléguées vers le niveau local plutôt que d'être effectuées centralement.
L'utilisation de listes de contrôle
Il faut favoriser l'utilisation de listes de contrôle pour effectuer ces vérifications. Pour la circonscription, on pourrait tenir une liste pour chaque bureau ou une liste maîtresse pour surveiller l'état de tous les bureaux. L'organisme électoral devrait également tenir trace de l'état de préparation dans toutes les circonscriptions.
Examen préliminaire
Un premier examen devrait se faire environ quatre semaines avant le jour du vote si le calendrier électoral le permet. À ce moment, les gestionnaires des circonscriptions devraient pouvoir assurer l'organisme central que :
- tous les emplacements ont été approuvés et que toutes les exigences légales concernant leur utilisation pour le vote ont été satisfaites;
- des ententes satisfaisantes ont été signées pour l'utilisation de tous les emplacements de vote et de dépouillement;
- la disposition de chaque bureau de vote a été approuvée;
- l'étude des besoins de chaque bureau a été effectuée et les besoins en matériel, équipement, logistique, transport, améliorations ont été déterminés et documentés et que des ententes sont en place en vue de leur approvisionnement par l'organisme électoral ou des agences externes;
- on a décidé du nombre d'employés nécessaires à chaque bureau de vote et de dépouillement et que tout le recrutement a été fait;
- les arrangements ont été faits pour la formation de tout le personnel.
Deuxième examen de l'état de préparation
Bien qu'il faille continuellement surveiller l'état de préparation des emplacements, un deuxième examen devrait être fait environ sept jours avant le vote. Il faut alors pouvoir assurer l'organisme électoral que les questions suivantes ont été réglées :
- tout le personnel nécessaire a été recruté et formé et le personnel de relève a été nommé au besoin;
- l'équipement de télécommunication additionnel a été installé et les systèmes de communication avec tous les bureaux ont été vérifiés et fonctionnent adéquatement;
- les arrangements pour les clefs et l'accès aux bureaux ont été confirmés;
- les plans de rechange pour le matériel, l'équipement et le personnel sont prêts à être mis en branle au besoin;
- des rapports ont été préparés concernant la réception de tout le matériel et les mesures prises pour combler les lacunes;
- un rapport a été préparé concernant les programmes de publicité au sujet des bureaux de vote, leur emplacement et les heures d'ouverture.
Distribution du matériel
Pour s'assurer que les emplacements de vote sont prêts, tout le matériel et l'équipement nécessaires à leur opération devraient être distribués avant le jour du vote. On peut s'attendre à des problèmes si ceci est remis au matin même du vote (voir Distribution et réception du matériel de vote et Transport). Quand le degré de risque est assez faible, le matériel est cueilli et distribué par les gestionnaires des bureaux qui doivent immédiatement faire rapport des omissions et des lacunes.
De la même façon, si le matériel est livré directement aux bureaux de vote, les gestionnaires de ces bureaux devraient être sur place pour vérifier que l'inventaire prévu est complet. Les divergences entre l'inventaire prévu et le matériel reçu doivent faire l'objet d'un rapport immédiat au gestionnaire de la circonscription. Les gestionnaires de circonscriptions devraient conserver des listes de contrôle de ces rapports.
Installation définitive
Si l'emplacement s'y prête, on sera d'autant mieux préparé au vote si les gestionnaires des bureaux, aidés au besoin d'autres employés, voient à organiser les bureaux de vote la veille du vote (ceci ne sera généralement pas possible dans les cas où le vote se tient à l'extérieur). Chaque gestionnaire de bureau devrait en faire rapport au gestionnaire de la circonscription dès que le bureau est prêt pour le vote. Ce genre de rapport peut aussi servir à une dernière vérification des systèmes de communication.
Quand les préparatifs sont complétés et qu'on en a fait rapport, le gestionnaire du bureau, avant de partir, devrait éteindre toutes les lumières, activer les systèmes d'alarme, et s'assurer que toutes les portes sont verrouillées.
Liste de contrôle des préparatifs
Chaque gestionnaire de bureau devrait compléter une liste de contrôle reflétant le fait que toutes les actions préparatoires requises ont été accomplies. Cette liste pourra inclure les éléments suivants :
- l'éclairage est adéquat et tout éclairage additionnel demandé a été installé;
- les systèmes de communications (téléphones, télécopieurs, radios) fonctionnent;
- toutes les pièces du bureau de vote sont accessibles avec les clefs fournies;
- les bonnes urnes sont en place et ne sont pas scellées;
- les tables, les chaises et les barrières ont été disposées selon le plan approuvé;
- les isoloirs sont en place selon le plan et, dans les cas de vote manuel, des crayons ou des stylos y sont attachés;
- tout l'équipement de communication prévu est en place;
- les affiches et autres avis requis à l'intérieur des bureaux sont aux endroits prescrits;
- le matériel, y compris les listes de contrôle et les instructions, a été réparti sur les tables et dans les endroits appropriés du bureau;
- si une entente à cet effet était prévue, les agents de sécurité sont sur place;
- les bulletins, listes d'électeurs et autre matériel comptabilisé sont en sécurité, entre les mains du gestionnaire si le degré de sécurité le permet ou, si les risques de sécurité sont trop élevés, confiés aux soins d'une banque, de la police ou d'autres agences selon les ententes préalables;
- si on doit faire usage d'équipement de vote électronique, ce dernier a été vérifié sur place et fonctionne correctement.
Le matin du vote
Le matin du vote, avant le début prévu du vote, chaque gestionnaire de bureau devrait aviser le gestionnaire de la circonscription que son bureau est prêt pour le vote. Ce renseignement est essentiel à ce gestionnaire car son pire cauchemar est de ne pas savoir, le matin même du vote, qu'un bureau n'ouvrira pas à l'heure prévue ou qu'un gestionnaire de bureau manque de matériel essentiel au vote.
Quand les bureaux ont été préparés la veille et que les rapports à cet effet ont été soumis, cette mesure pourrait sembler inutile. Cependant, les situations peuvent évoluer entre les préparatifs de la veille et l'ouverture le matin du vote. Si un grand nombre de bureaux doivent faire rapport, il pourrait être nécessaire d'assigner à chacun une heure fixe pour le faire. Ce qui importe, c'est que chaque bureau fasse rapport avant l'ouverture de tous les emplacements de vote.
Tous les problèmes rencontrés dans les bureaux de vote (préposés absents, manque de matériel ou d'équipement passé inaperçu, problèmes de sécurité ou foule nombreuse qui attend pour entrer), devraient faire l'objet d'un rapport immédiat pour permettre la mise en oeuvre rapide des plans de rechange (voir Plans de contingence). Une liste de contrôle pour les activités de dernière minute pourrait servir de base à ces rapports (voir Préparatifs pour le commencement du vote).
