Profils de dotation communs
Les besoins en dotation pour les opérations de vote seront définis plus efficacement, surtout pour ce qui est des préposés aux bureaux de vote et au dépouillement, si des normes communes sont adoptées pour préciser :
- le niveau de service sur lequel on base les responsabilités des préposés et leur nombre;
- les différentes catégories de préposés qui seront requises (voir Catégories et fonctions des effectifs);
- les tâches et fonctions de chaque catégorie de préposés (voir Catégories et fonctions des effectifs);
- le nombre de préposés requis, selon les besoins anticipés, pour chaque bureau de vote et autres installations électorales, et toute autre aide requise pour la logistique ou l'administration.
Le besoin de normes communes
Laisser les catégories, les niveaux de dotation et les normes de services entièrement à la discrétion des administrateurs électoraux de chaque emplacement électoral risquerait d'entraîner les conséquences suivantes :
- des niveaux variables de service aux électeurs et des variations locales dans la mise en oeuvre des procédures électorales en fonction du genre et du nombre de préposés recrutés;
- une utilisation inefficace du personnel, soit par le recrutement de préposés trop nombreux pour l'envergure des tâches ou le nombre d'électeurs à servir, ou par des efforts mal choisis d'économie menant à des niveaux de dotation en deçà des besoins.
Réglementation des profils de dotation
Il serait normal que la législation électorale stipule un cadre pour la dotation et les fonctions des bureaux de vote et de l'administration électorale (voir Organisation du vote). Ceci est nécessaire pour déterminer la responsabilité légale des préposés à l'égard du processus du vote. Dans certaines juridictions, des normes très précises sont stipulées dans la législation ou la réglementation électorale pour préciser toutes les catégories de personnel qu'on peut recruter et le nombre maximum de préposés aux bureaux de vote. Ceci pourrait être opportun quand l'organisme électoral est récent ou faible, ou quand, dans le passé, l'intégrité démocratique du service a laissé à désirer. Cependant, c'est une approche plutôt inflexible qui peut mener à l'inefficacité. Il serait généralement préférable de laisser à l'organisme électoral le soin d'établir les niveaux précis de dotation par le biais de directives administratives.
Ceci permettra un meilleur ajustement aux contextes locaux. Des bureaux de vote de même envergure mais dans des endroits différents peuvent avoir des besoins différents pour ce qui est du genre et du nombre de préposés, à cause de la langue, la culture, l'âge et le niveau de scolarité des électeurs. Il est utile de permettre des variantes dans les profils de dotation de certains bureaux de vote pour promouvoir l'efficacité économique et s'assurer que les services rendus répondent aux besoins particuliers de la population locale.
L'organisme électoral peut aussi vouloir adopter sans délai des améliorations aux procédures ou aux systèmes qui touchent aux fonctions et au niveau de dotation. Bien qu'une telle flexibilité puisse ajouter à l'efficacité, elle requiert un contrôle administratif ferme de la part de l'organisme électoral. Si on dévie des normes de dotation, il faut toujours respecter les exigences légales et, pour que l'efficacité y gagne, cela ne doit être possible qu'avec l'assentiment des administrateurs électoraux.
L'environnement local et les besoins en dotation
Bien que des profils de dotation normalisés soient nécessaires pour rehausser l'efficacité, les profils de dotation, les tâches et les niveaux de service pour les opérations de vote varieront selon l'environnement électoral. Il n'existe aucun profil de dotation parfait. Le nombre de préposés nécessaire et les tâches précises qui doivent leur être confiées dépendent de plusieurs variables dans le processus électoral.
- Le système électoral. La complexité du système de vote et les connaissances qu'ont les électeurs du système et des procédures du vote influeront sur les renseignements et le temps dont ils auront besoin pour voter. Ceci fera varier le nombre et le genre de préposés nécessaires dans les bureaux de vote.
- Le nombre de lieux de vote et les restrictions quant à leurs dimensions. La mesure de base pour le niveau des ressources requises sera le nombre d'électeurs à servir, non seulement dans l'ensemble mais pour chaque bureau de vote. Jusqu'à un certain point, on peut minimiser les coûts en utilisant un moins grand nombre de lieux de vote de plus grande superficie. La détermination du nombre d'électeurs qu'un lieu de vote peut servir efficacement est un élément très important d'une gestion efficace des opérations de vote. Ce nombre variera selon la société servie, les procédures et la qualité de la gestion (voir Emplacement des bureaux de vote).
- Les procédures de vote. Elles ont autant d'effet sur les besoins en dotation que le nombre d'électeurs à servir. C'est à partir des procédures adoptées pour contrôler la circulation dans les lieux de vote (voir Contrôle des foules et des files d'attente), vérifier l'admissibilité des électeurs (voir Confirmation de l'admissibilité), fournir le matériel pour voter (voir Remise du bulletin et dépôt du vote), transiger avec les électeurs non inscrits (voir Électeurs non inscrits), fournir de l'information aux électeurs (voir Renseignements aux électeurs) et administrer les modalités de vote spéciales qu'on pourra préciser les tâches, les catégories et le nombre de préposés nécessaires dans les lieux de vote.
- La base à partir de laquelle on recrute (fonctionnaires électoraux non partisans ou, comme dans certaines juridictions, représentants de différentes tendances politiques de la société (voir Transparence du recrutement). D'autres profils de dotation seront requis selon qu'il s'agit d'une organisation hiérarchique dotée d'une structure de gestion structurée, ou qui fonctionne selon un modèle de consensus où tout le personnel a les mêmes responsabilités.
- L'efficacité des campagnes d'information publique sur les procédures du vote (voir Information de l'électorat). Des électeurs mieux informés nécessiteront normalement moins de préposés dans les lieux de vote.
- Les calendriers électoraux. Les échéanciers restreints, pour la période du vote ou pour la production et la distribution du matériel avant le jour du vote, augmenteront les besoins en aide temporaire aux bureaux de l'organisme électoral.
- Lieux et procédures du dépouillement. Que le dépouillement se fasse dans les bureaux de vote ou dans des endroits plus centralisés et que les échéanciers soient plus ou moins serrés sont des facteurs qui influeront sur la possibilité d'utiliser le personnel des bureaux de vote pour l'accomplir. Les décisions dans ce domaine influeront aussi sur l'ensemble des ressources humaines nécessaires, les habiletés exigées du personnel des bureaux et la formation à assurer (voir Formation).
Pour ce qui concerne la dotation des bureaux de vote, il y a lieu de considérer :
Coûts de la dotation
Sauf dans des situations où les préposés au vote sont obligés d'effectuer leurs tâches à même leurs fonctions civiques et sans être rémunérés, la dotation des lieux de vote peut être la plus élevée des dépenses de tout le processus du vote (voir Considérations relatives aux différentes dépenses). L'efficacité économique dans la dotation des bureaux de vote aura par conséquent un effet important sur l'efficacité économique de toute l'élection. Il est très important que les législateurs et les administrateurs électoraux reconnaissent cet effet quand ils décident du cadre électoral et des procédures afférentes. La plupart des aspects du processus électoral auront un effet sur le coût de la dotation des bureaux de vote.
