Matériel de référence nécessaire pour les observateurs
Les observateurs doivent pouvoir compter sur du matériel de qualité. Ce matériel doit être fourni aux observateurs assez tôt pour leur permettre de se familiariser avec les endroits, les activités et l'environnement pertinents, préférablement aussitôt qu'ils sont recrutés et tout au moins bien avant les séances de formation. La liste du matériel requis par chaque observateur comprend :
- une description de leurs devoirs;
- une accréditation;
- un manuel des observateurs;
- les détails relatifs à leur assignation, leurs déplacements, leur logement, les moyens de communications, la sécurité;
- le nom et les coordonnées des personnes-ressources locales et certains échéanciers.
Description des devoirs
La description des devoirs énonce les objectifs de l'observation, les tâches individuelles que doit accomplir chaque observateur pour les atteindre, c'est-à-dire les activités spécifiques et les endroits où il doit observer et l'échéancier pour soumettre ses rapports. C'est le document qui sert à la gestion du contrôle des activités sur le terrain.
Document d'accréditation
Les observateurs devraient tous posséder une carte d'identité officielle (préférablement avec photo) émise par l'organisation qui les parraine. Si les observateurs doivent visiter des endroits où le public n'est pas admis, comme des bureaux de vote ou des réunions de gestionnaires électoraux, l'organisme électoral devrait leur remettre des documents d'accréditation ou des cartes d'identité. Ces accréditations devraient donner accès aux observateurs à tous les bureaux de vote et non à un seul. Les observateurs doivent garder leurs documents d'accréditation en lieu très sûr (voir Invitation et accréditation des observateurs).
Manuel des observateurs
Pour une description complète des sujets qui peuvent être inclus dans le manuel des opérations de vote des observateurs, voir Observateurs. En bref, ce manuel devrait comprendre :
- les objectifs et l'ampleur de l'observation;
- les rapports que doivent préparer les observateurs;
- le contexte social, politique et historique de l'élection;
- la loi, les règlements et les codes pertinents;
- le système électoral et son administration;
- les procédures des opérations de vote;
- les droits, responsabilités, conditions de service, et normes de rendement des observateurs;
- les stratégies de cueillette et propagation d'information;
- l'administration en général pour les groupes d'observateurs.
(Pour des exemples de manuels et de guides pour les observateurs, voir handbook for election observers - council of europe et international observer manual, ifes, albania 1996.)
Listes de contrôle et formulaires de rapports
Les observateurs accompliront un travail plus uniforme si on leur fournit des listes de contrôle uniformisées et des formulaires pour présenter leurs rapports. Ces documents représentent un aide-mémoire facile pour les observateurs. L'élaboration de listes de contrôle exhaustives et leur usage approprié, assurent une couverture de tous les aspects des activités qui doivent être observées. La conception des formulaires de rapports et des listes de contrôle doivent toutefois être simples.
Témoigner des événements de l'élection de façon uniforme simplifie l'évaluation du rendement de l'ensemble de l'élection et la compilation des rapports sommaires. (Pour des exemples de listes de contrôle pour surveiller les activités électorales, voir observer worksheet - ifes, russia, 1996 et pollworker forms.)
Procédures administratives
En tentant de documenter les plans opérationnels pour les observateurs, il ne faut pas négliger l'élaboration d'instructions exhaustives sur la structure administrative de l'exercice d'observation. Les membres des équipes d'observateurs doivent se rendre compte qu'ils sont traités équitablement à l'intérieur d'une structure administrative cohérente.
Des explications claires et concises des procédures administratives pour les groupes d'observateurs doivent être fournies aux observateurs. Ces explications peuvent être comprises dans le manuel des observateurs ou émises comme des instructions séparées. Les questions d'ordre général qu'il faut adresser comprennent :
- les arrangements de voyage;
- le logement;
- les droits et les modes de paiement pour les dépenses et les honoraires;
- les procédures de communication;
- les rapports qu'il faut faire;
- les numéros d'urgence pour communiquer avec le centre de gestion de l'observation;
- la façon de remplir les rapports d'absence et de maladie;
- l'assurance personnelle et des biens;
- des renseignements sur la sécurité personnelle, y compris une mise en garde sur les mines et les munitions, s'il y a lieu;
- les plans de contingence ou d'évacuation en cas d'urgence.
Il se peut que les observateurs soient envoyés dans des parties du pays qu'ils ne connaissent pas. Les observateurs internationaux peuvent se retrouver dans des pays dont ils ne connaissent ni la langue ni l'infrastructure ni les services de base. Il faut donc leur fournir tous les renseignements pertinents à l'environnement. Il faut que le manuel des observateurs contienne au moins des données sur les sujets suivants :
- les rencontres avec le personnel;
- les endroits et contacts pour trouver la police et les forces de l'ordre;
- le système de transport en commun et l'infrastructure;
- des cartes géographiques régionales sur lesquelles on a indiqué les sites importants;
- les services médicaux locaux;
- les endroits où faire réparer des véhicules;
- les systèmes locaux de télécommunication;
- la monnaie;
- les services d'interprètes.
Listes de personnes-ressources
Les observateurs pourront cueillir les informations plus rapidement si on leur fournit des listes des noms et des coordonnées de personnes-ressources importantes. Des détails complets sur les contacts pour les missions d'observateurs internes sont essentielles pour une administration efficace. Le niveau de renseignements fournis dépend de la nature des devoirs des observateurs et du contexte.
Les renseignements sur les personnes-ressources peuvent comprendre :
- des représentants du gouvernement et des ministères;
- les administrations électorales nationales, régionales, locales ou au niveau du bureau de vote;
- les partis politiques;
- les médias;
- les autres missions d'observateurs;
- les organisations ou groupes communautaires qui s'intéressent aux questions de gouvernement;
- les organismes impliqués dans l'éducation civique;
- la police et les forces de l'ordre.
