Préparation d'un programme d'approvisionnement
La planification, la conception, l'acquisition et la distribution du matériel et de l'équipement constituent, avec le recrutement et la localisation des bureaux de vote, l'une des priorités des préparatifs d'une élection.
Lors de la mise au point d'un programme d'approvisionnement, on doit tenir compte de principes généraux, selon lesquels le matériel et l'équipement :
- sont achetés conformément à un plan d'acquisition (il est essentiel de planifier minutieusement et le plus tôt possible tous les besoins en matériel et en équipement);
- sont adaptés à leur environnement;
- satisfont les obligations légales du cadre électoral;
- procurent le degré voulu de sécurité et de transparence;
- sont achetés au meilleur prix possible;
- sont faciles à utiliser (dans le cas du matériel destiné aux électeurs, il faut privilégier la simplicité du modèle);
- font l'objet d'un suivi complet et périodique, qui permet de savoir où en sont les préparatifs de l'élection et de mettre en oeuvre rapidement un plan d'urgence en cas de problème.
Il est extrêmement important de bien gérer le matériel et l'équipement afin de préserver la confiance du public dans l'intégrité du processus électoral et d'offrir un service de qualité aux électeurs. Si le matériel essentiel n'est pas fourni, est fourni en retard ou n'est pas manipulé de façon sûre, la perception de l'électorat et l'intégrité de l'élection peuvent s'en trouver sérieusement affectées. Les conséquences peuvent même aller jusqu'au rejet des résultats du scrutin.
Il serait prudent que la responsabilité du matériel et de l'équipement incombe officiellement à un administrateur cadre. De plus, les gestionnaires de l'approvisionnement doivent absolument participer aux décisions sur la politique et la gestion des opérations de vote. Ils peuvent ainsi veiller à ce que les procédures en place soient appuyées par des fournitures offrant la fonctionnalité, la fiabilité et les délais de livraison appropriés.
(Pour en savoir plus sur la préparation et la mise en oeuvre des programmes d'approvisionnement en matériel électoral, voir Matériel électoral, Planification stratégique, Approvisionnement, Distribution et Récupération et évaluation du matériel.)
Données fiables
On ne peut planifier efficacement l'approvisionnement en matériel et en équipement et la logistique si l'on ne dispose pas de données exactes provenant des autres secteurs de l'administration électorale. Pour approvisionner selon le meilleur rapport coût-efficacité possible, d'une manière fiable et en quantité suffisante tous les bureaux de vote, on doit connaître très tôt le nombre d'électeurs inscrits, la localisation des bureaux et toute modification apportée aux opérations de vote. Parmi les points importants dont il faut tenir compte, mentionnons les suivants :
- Les changements apportés à la loi et aux procédures de vote peuvent avoir une incidence sur les besoins en fournitures (types, délais et quantités). Étant donné les longs délais de livraison pour certains articles (et leurs conséquences sur l'éducation de l'électorat et la formation du personnel), on devrait envisager d'instaurer un moratoire sur les modifications d'ordre législatif et procédural trois mois avant le jour de l'élection.
- On doit connaître le nombre d'électeurs inscrits à l'échelle du pays, de la circonscription électorale et du bureau de vote pour évaluer les quantités requises de matériel et d'équipement. Si ces données ne sont pas disponibles très tôt, on aura beaucoup de difficulté à approvisionner les bureaux de vote en quantité suffisante.
- Si on connaît la localisation prévue des bureaux de vote, la planification sera d'autant plus efficace. Le fait de déterminer tardivement ces endroits aura des répercussions non seulement sur le calcul des quantités globales de fournitures, mais aussi sur les coûts du transport.
Il arrive souvent, dans les pays où les mandats ont une durée indéterminée, que le délai entre le déclenchement et la tenue d'une élection soit court. C'est pourquoi il est encore plus important de toujours disposer de données exactes et de bien planifier à l'avance les besoins en matériel et en équipement.
Mesures de contrôle
En ce qui a trait à l'acquisition, à la distribution, à l'utilisation et au retour du matériel et de l'équipement, des mesures de contrôle sont nécessaires afin de garantir :
- l'intégrité financière et de prévenir les pertes matérielles;
- un niveau de préparation constant (pour que les gestionnaires électoraux puissent connaître en tout temps l'emplacement, la quantité et l'état de l'équipement et du matériel et, le cas échéant, apporter des correctifs).
Les éléments essentiels de ces mesures de contrôle sont notamment :
- une description claire du matériel et de l'équipement nécessaire;
- des programmes d'approbation et d'essais techniques;
- un système de numérotation systématique du matériel et de l'équipement afin de standardiser l'identification;
- des systèmes d'autorisation des dépenses;
- des systèmes simples pour enregistrer, classer et examiner les données de distribution et de réception du matériel, à chaque stade de l'approvisionnement : de la fabrication au retour après le jour du vote en passant par l'entreposage ou la destruction;
- des systèmes d'autorisation d'accès et de distribution;
- l'exactitude des registres dans lesquels sont consignées les données sur le matériel de vote (quantité, lieu, responsabilité et état);
- des systèmes pour autoriser la destruction ou l'élimination.
Toutes les personnes qui participent à l'acquisition et à la distribution du matériel - fournisseurs, travailleurs dans les transports et l'entreposage, responsables des bureaux de vote, personnel de l'administration électorale - doivent recevoir des instructions claires sur la façon de conserver une piste de vérification pour les fournitures. Il est important que les gestionnaires au palier local, régional et central disposent d'exemplaires des sommaires de gestion de la distribution et de l'approvisionnement afin qu'ils puissent connaître la disponibilité du matériel et assurer un suivi efficace de l'approvisionnement et de la distribution.
Le manque de mesures de contrôle et de pistes de vérification adéquates peut causer de graves problèmes à l'organisme électoral. Là où les élections sont déclenchées très rapidement et les achats effectués à la hâte, les mesures de contrôle sont souvent inexistantes ou inadéquates. On peut difficilement garantir l'efficacité du vote sans une information adéquate sur l'exécution des commandes de fournitures, l'arrivée à destination du matériel ou encore leur qualité et leur état.
De telles lacunes peuvent nuire à l'intégrité de l'élection, notamment si du matériel comptabilisé est introuvable, et occasionner des pertes financières4. Plusieurs articles utilisés lors d'une élection, comme les téléphones cellulaires, l'équipement informatique et les véhicules, sont extrêmement mobiles et, de ce fait, sont susceptibles d'être volés ou perdus.
Contrôle des sources d'approvisionnement
Le contrôle des sources d'approvisionnement en matériel et en équipement est aussi nécessaire afin d'assurer l'intégrité financière, la rentabilité des acquisitions ainsi que la fiabilité. Parmi les mesures de contrôle nécessaires, mentionnons :
- des procédures d'appel d'offres transparentes afin d'acquérir le matériel et l'équipement au meilleur rapport qualité-prix possible;
- l'étude attentive des désavantages potentiels de l'approvisionnement à l'étranger au regard de la viabilité, de la fiabilité, de la taille du réseau et de la rentabilité;
- l'approvisionnement uniquement auprès de fournisseurs qui sont prêts à déposer une caution de bonne exécution ou à donner des garanties;
- l'approvisionnement auprès de fournisseurs qui utilisent des systèmes reconnus de contrôle de la qualité.
Exigences en matière d'approvisionnement
Les exigences d'approvisionnement englobent un éventail complexe de matériel et d'équipement. (Pour en savoir plus sur les exigences liées aux principaux articles, voir Fabrication des bulletins de vote, Équipement pour le jour du vote et Matériel pour le jour du vote.)
Quand on évalue les quantités requises, on doit prévoir que le matériel et l'équipement ne serviront pas seulement le jour du vote. On doit notamment prendre en considération le matériel utilisé par l'administration électorale, pour la formation du personnel et d'autres activités à l'interne, de même que celui qui sert à l'information de l'électorat et la formation. Enfin, il importe de fixer une marge (en général de 5 à 10 pour cent pour la plupart des fournitures) pour les réserves d'urgence et les pertes possibles.
Documents de référence
En plus de la documentation de vote, on doit produire des manuels et d'autres documents de référence qui aideront le personnel électoral à assurer l'uniformité et la supervision des activités de vote (voir Matériel de référence).
Entreposage et distribution
On doit entreposer les fournitures dans un endroit sûr avant leur distribution dans les bureaux de vote. La majorité du matériel retourné par les bureaux de vote, notamment le matériel comptabilisé, devra être entreposé en lieu sûr, au moins jusqu'à la fin de la période pendant laquelle les résultats de l'élection peuvent être contestés. Lorsqu'un second dépouillement du vote est possible, c'est l'expiration du mandat des représentants élus qui détermine ce moment. (Pour en savoir plus sur l'entreposage du matériel et de l'équipement, voir Entreposage avant le jour du vote et Entreposage après le jour du vote.)
Pour assurer l'efficacité de la distribution et du retour des fournitures, on doit à la fois bien planifier le transport (voir Transport) et préciser correctement les besoins en vue de l'empaquetage des fournitures (voir Préparation des commandes et de l'inventaire et Empaquetage du matériel et de l'équipement pour la livraison.) Dans la plupart des cas, l'empaquetage d'ensembles de fournitures standard dans des centres nationaux ou régionaux, qui les distribuent directement dans les bureaux de vote, s'avère la méthode la plus efficace.
Communications
Une élection exige un vaste réseau de communications entre le personnel de l'administration électorale et les bureaux de vote, et les autres participants au processus électoral (préposés à la sécurité, personnel affecté aux urgences, partis politiques et candidats, et gouvernement en place).
Compte tenu de la répartition géographique des bureaux de vote, le maintien des communications nécessaires avec ces intervenants le jour de l'élection et, le cas échéant, pendant le dépouillement du vote constitue l'un des plus grands défis que l'administration électorale doit relever, en particulier dans les pays où les infrastructures de communication sont moins développées. On doit planifier soigneusement et assez tôt l'utilisation appropriée et efficace de la radio, du téléphone cellulaire, des lignes de télécommunications fixes et d'installations de secours.
Remarque à l'intention des groupes d'observateurs
À l'instar des gestionnaires électoraux, les groupes d'observateurs (locaux ou internationaux) doivent planifier minutieusement leurs besoins en matériel, en équipement, en transport et en communication (voir Observateurs).
